So bietet man in diesem Land: Portale, Fristen, Schwellenwerte →
E-Akte
DEDeutschland · Düsseldorf
Ihr Weg zur Abgabe
- Frist für Teilnahmeanträge: 2. November um 13:00 — noch 1 Tag. Zweistufiges Verfahren: Bis zu dieser Frist reichen Sie einen Teilnahmeantrag ein (Eignungsnachweise). Ein Angebot gibt nur ab, wer danach ausgewählt und dazu aufgefordert wird.
- Die Abgabestelle steht in der Bekanntmachung (Link auf dieser Seite).
- Angebot und Nachweise in: Deutsch.
- Nachweise sammeln — nutzen Sie die Eignungs-Analyse auf dieser Seite: sie listet die Anforderungen und zu bekannten Bescheinigungen den Beschaffungsweg.
Automatisch zusammengestellt aus Bekanntmachung und Unterlagen — Angaben ohne Gewähr, verbindlich ist der Wortlaut des Verfahrens.
Was der Auftraggeber sucht
Das Land Nordrhein-Westfalen beschafft eine E-Akte-Software mit Veränderungsmanagement für etwa 250 Behörden und 90.000 Nutzer in der Landesverwaltung.
- Bereitstellung und Weiterentwicklung der E-Akte-Software, Implementierung und Integration in bestehende IT-Infrastruktur sowie Third-Level-Support
- Schulung und Einführungsunterstützung für die E-Akte
- Perspektivischer Zielzustand: ca. 250 Behörden und ca. 90.000 Anwendende arbeiten produktiv mit der E-Akte
Typisch ein Auftrag für IT-Dienstleister und Systemhäuser.
Vereinfacht aus der amtlichen Bekanntmachung — der Wortlaut folgt darunter.
Das Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBD), möchte für die E-Verwaltungsarbeit eine E-Akte sowie das damit einhergehende Veränderungsmanagement beschaffen. Perspektivisch arbeiten im Zielzustand ca. 250 Behörden - ca. 90.000 Anwendende - produktiv mit der E-Akte. Ziel dieser Ausschreibung ist eine zukunftsfähige und effiziente E-Akte, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen gerecht wird. Die E-Akte muss dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur digitalen Aktenführung sicherzustellen. Derzeit nutzt das Land Nordrhein-Westfalen das E-Akte-System nscale mit dem Modul nscale eGov der Firma Ceyoniq Technology GmbH. Die Ausschreibung umfasst die…
Vollständige Beschreibung anzeigen
… Bereitstellung und Weiterentwicklung der notwendigen Software, die Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sowie Supportleistungen (Third-Level-Support). Die Ausschreibung umfasst außerdem produktbezogene Leistungen zur Wissensvermittlung, Schulung und Einführungsunterstützung der E-Akte.
Beschreibung im Wortlaut der Bekanntmachung (DE).
Auftrag
AuftraggeberMinisterium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen →
ArtDienstleistung
Geschätzter WertWert nicht veröffentlicht
Veröffentlicht28. Sept. 2026
VerfahrenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Art der Leistung
72 · IT-Dienstleistungen
CPV 72260000 · 72512000
Clement Was die Zahlen über diesen Auftraggeber sagen
- In dieser Branche vergibt der Auftraggeber etwa alle 2 Monate (18 Zuschläge, zuletzt September 2026) — rechnerisch war die nächste Vergabe um Oktober 2026 fällig. Den letzten Zuschlag erhielt Deloitte Consulting GmbH.n = 18
- Im Median lagen 4 Angebote je Verfahren auf dem Tisch (25 Verfahren mit Bieterzahl); bei 20 % blieb es bei einem einzigen Bieter. Branche: 2 Angebote im Median.n = 25
- 46 % der Zuschläge dieses Auftraggebers gingen an Unternehmen, die hier schon einmal gewonnen hatten (25 Zuschläge seit 2022, verteilt auf 14 Unternehmen). 54 % gingen an neue Namen.n = 25 Zuschläge seit 2022
- Kein einziger der 25 Zuschläge mit bekanntem Gewinnerland ging bisher an ein Unternehmen aus dem Ausland. Branchenschnitt: 3 %.n = 25
- Von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag vergehen hier im Median 150 Tage (5 Verfahren). Branche: 103 Tage.n = 5
Aus den dokumentierten Zuschlägen dieses Auftraggebers; Vergleichswerte aus derselben Branche und demselben Land. Keine Prognose, keine Rechtsberatung. Stand 25.10.2026.
Was Sie nachweisen müssen — Eignungskriterien
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Eintragung im Handelsregister
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Um… vollständig leseneinklappen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., des Namens, des Geburtsdatums und der Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten im Sinne von § 3 GwG sowie Angabe zur Eintragung ins Handelsregister/Berufsregister; b) Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sind; der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist sowie nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen zählt. c) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.
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Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 10,0 Mio… vollständig leseneinklappen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 10,0 Mio. pro Schadensfall für Personenschäden sowie in Höhe von mindestens EUR 3,0 Mio. pro Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung abschließen wird.
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Mindestumsatz im Auftragsbereich
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 abge… vollständig leseneinklappen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Verwaltungsdigitalisierung) vergleichbar sind.
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Referenzen: Dienstleistungen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen, die in den letzten 3 Jahren (maßgeblich ist das Enddatum) erfolgreich abgeschlossen wurden oder… vollständig leseneinklappen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen, die in den letzten 3 Jahren (maßgeblich ist das Enddatum) erfolgreich abgeschlossen wurden oder bei denen das Auftragsverhältnis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung mehr als ein Jahr besteht und die Umsetzung noch andauert. Die genannten Referenzen müssen in Art und Umfang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein. Die Referenzen sollen möglichst folgende Angaben enthalten: Auftraggeber (inkl. Kontaktdaten eines Ansprechpartners), Leistungsumfang, Erbringungszeitraum, Auftragssumme. Mit den Referenzen sollen die Bewerber insbesondere in den folgenden Bereichen Erfahrung nachweisen: - Einführung und Betreuung eines E-Akte-Systems in der öffentlichen Verwaltung - Anbindung eines E-Akte-Systems an Fachverfahren und Workflow-Systeme (E-Laufmappe) - Migration von Daten aus anderen DMS-Systemen, insbesondere mit dem Produkt nscale der Firma Ceyoniq Technology GmbH; - Bereitstellung eines hochverfügbaren Software-Systems (Verfügbarkeit von mind. 99,9 % bezogen auf ein Kalenderjahr) für die öffentliche Verwaltung; - Bereitstellung eines Software-Systems, das eine parallele Nutzung von 20.000 Anwendenden oder höher auf einer oder mehreren Instanzen ermöglicht hat; - Durchführung eines Change Management-Projektes zur Einführung und Nutzung eines E-Akte-Systems; - Durchführung von barrierefreien Software-Schulungen, auch für Menschen mit Behinderungen, einschließlich der Produktion und des Einsatzes von E-Learning-Modulen und Lernvideos. Bei den vorgenannten Kriterien handelt es sich nicht um Mindestanforderungen. Der Auftraggeber wird die Referenzen gemäß Ziffer 2.1.4 im Rahmen des Rankings berücksichtigen. Sofern erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der Auftraggeber auch einschlägige Referenzen berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen.
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Jährliche Mindestbeschäftigtenzahl
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeit… vollständig leseneinklappen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte, insgesamt und gesondert nach Beschäftigten im Tätigkeitsfeld Verwaltungsdigitalisierung sowie im Bereich Softwareentwicklung des Tätigkeitsfelds Verwaltungsdigitalisierung.
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Unabhängiges Qualitätszertifikat (z. B. ISO 9001)
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): a) Nachweis einer Zertifizierung der relevanten Prozesse nach ISO 27001 oder gleichwertig; b) Nachweis einer Zertifiz… vollständig leseneinklappen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): a) Nachweis einer Zertifizierung der relevanten Prozesse nach ISO 27001 oder gleichwertig; b) Nachweis einer Zertifizierung durch den TÜV, ISTQB oder gleichwertig, dass der Bewerber Erfahrungen mit Penetrationstests und der Behebung von Sicherheitsschwachstellen besitzt; c) Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig.
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Technisches Personal für die Ausführung
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber über mindestens 5 Arbeitskräfte aus dem Tätigkeitsfeld der Verwaltungsdigitalisierung mit einer gültigen Sicherheitsüberprüfung (mindestens SÜ2) verfügt.
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Anteil an Unterauftragnehmern
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auf… vollständig leseneinklappen
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.
Vergabeunterlagen — Direktdownload
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Vergabeunterlagen des Auftraggebers
Leistungsbeschreibung und Anlagen beim Auftraggeber — meist ohne Anmeldung einsehbar
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Bekanntmachung als PDF (DE)
Die vollständige Bekanntmachung, amtlicher Wortlaut
Wer bei diesem Auftraggeber bisher gewonnen hat
Über alle Auftragsarten dieses Auftraggebers — nicht nur diese Sparte. Eine Stadt kauft Software und Feuerwehrfahrzeuge beim selben Einkauf.
| Unternehmen | Zuschläge | Zeitraum |
|---|---|---|
| Bechtle GmbH | 4 | 2025–2026 |
| DATAGROUP IT Solutions GmbH | 4 | 2025 |
| Deutsche Telekom Security GmbH | 2 | 2025 |
| EY Consulting GmbH · Berlin | 2 | 2025 |
| EY GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft | 2 | 2025 |
Aus den erfassten Zuschlägen · wer regelmäßig gewinnt, kennt die Anforderungen dieses Auftraggebers — das ist Ihr Wettbewerb.
Wie oft dieser Auftraggeber so etwas ausschreibt
3
2024
17
2025
18
2026
38 Verfahren in dieser Kategorie seit 2019. Öffentliche Beschaffung wiederholt sich — wer den Rhythmus kennt, bereitet sich vor, statt zu reagieren.
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Frist — Montag, 2. November um 13:00
Frist für Teilnahmeanträge
Taktik
Wenn dieser Auftraggeber in dieser Branche vergeben hat, gingen meist etwa 4 Angebote ein. Ein normales Feld für diesen Markt. (Erfahrungswert aus 18 abgeschlossenen Vergaben — keine Aussage über dieses Verfahren.)
Dieses Verfahren gibt 36 Tage zwischen Veröffentlichung und Frist — üblich in Deutschland sind 32 (Mittel aus 20.071 Verfahren). Deutlich großzügiger als üblich — Zeit für ein gründliches Angebot statt eines schnellen.
Die Frist fällt auf einen Montag — Ihr letzter voller Arbeitstag ist der Freitag davor. Nachweise und Bürgschaften bis Donnerstag beisammen haben.
Bieter aus dem Ausland
In Deutschland · IT-Dienstleistungen gingen 597 Aufträge der letzten 3 Jahre an ausländische Firmen (von 22.964 erfassten Vergaben) — vor allem aus CH, Niederlande, Österreich.
Angebotssprache: Deutsch.
Gemessen an verknüpften Vergabedaten; ausländische Gewinner mit inländischer Tochtergesellschaft zählen als Inländer — die echte Quote liegt höher.
So bewerben Sie sich
Anleitung: So bewerben Sie sich auf cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registrierung, Signatur, Gebühren — aus dem Bieterhandbuch des Betreibers.
Ganze Bekanntmachung lesen — Original + Unterlagen
Führt direkt zu dieser Ausschreibung auf TED — Tenders Electronic Daily. Dort stehen die vollständige Leistungsbeschreibung und alle Anlagen.
Dieses Verfahren ist auf 2 Portalen veröffentlicht
Alle bekannten Quellen sind Bekanntmachungsdienste. Die Abgabestelle nennt der Auftraggeber in der Bekanntmachung selbst.
TEDBekanntmachungÖffentliche Vergabe (Datenservice)Bekanntmachung
Nachweise zusammenstellen — in Deutsch
Die 8 Kriterien links, dazu Ihr Preis.
Abgabe über TED — Tenders Electronic Daily vor Fristablauf
Elektronische Abgabe — beim ersten Mal Zeit für die Portal-Registrierung einplanen.
Wir holen Daten aus Millionen Bekanntmachungen. Falls der Link hier nicht funktioniert, melden Sie es — wir kümmern uns darum, den richtigen zu finden.
Die nächste nicht verpassen
Solche Ausschreibungen schickt Friedrich jeden Morgen um 7:30 Uhr als KI-geprüfte Auswahl — Claude von Anthropic prüft, ob sie zur Firma passen, und lernt aus jeder Rückmeldung.
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