How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
E-File
E-Akte — original title
DEGermany · Düsseldorf
Your path to submission
- Deadline for requests to participate: 2 November at 13:00 — 1 day left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
- The submission point is stated in the notice (link on this page).
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
The state of North Rhine-Westphalia, represented by the Ministry of Home Affairs, Municipalities, Building and Digitalisation of the state of North Rhine-Westphalia (MHKBD), would like to procure an e-file and the associated change management for the e-administration work. In the target state, about 250 authorities - about 90,000 users - will work productively with the E-file. The aim of this call for tenders is a sustainable and efficient e-file that meets the current and future requirements of the state administration of North Rhine-Westphalia. The e-file must help streamline workflows, improve collaboration and ensure compliance with digital record keeping legislation. Currently, the state of North Rhine-Westphalia uses the nscale e-file system with the nscale eGov module from Ceyoniq Technology GmbH. The tender includes the provision and further development of the necessary software,…
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… the implementation and integration into the existing IT infrastructure as well as support services (third-level support). The call also includes product-related services for knowledge transfer, training and introductory support of the e-file.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
Contract
TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published28 Sept 2026
ProcedureNegotiated procedure with prior publication
Type of service
72 · IT services
CPV 72260000 · 72512000
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 2 months (18 awards, most recently September 2026) — by that rhythm the next award was due around October 2026. The last award went to Deloitte Consulting GmbH.n = 18
- The median procedure drew 4 bids (25 procedures with a bid count); 20% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 25
- 46% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (25 awards since 2022, spread over 14 companies). 54% went to new names.n = 25 awards since 2022
- Not one of the 25 awards with a known winner country has gone to a foreign company so far. Sector average: 3%.n = 25
- From notice to award takes a median 150 days here (5 procedures). Sector: 103 days.n = 5
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 25/10/2026.
Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
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Trade register enrolment
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Um… read in fullcollapse
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (im Fall einer Bewerbergemeinschaft von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft): a) Formlose Unternehmensdarstellung mit Angabe des Namens, des Sitzes, der Kontaktdaten, der Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., des Namens, des Geburtsdatums und der Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten im Sinne von § 3 GwG sowie Angabe zur Eintragung ins Handelsregister/Berufsregister; b) Formlose Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt worden sind; der Bewerber in das einschlägige Berufsregister oder ein vergleichbares Register (Standeskammern etc.) des Herkunftslandes eingetragen ist sowie nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen zählt. c) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen Kartellrecht vorliegt und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.
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Professional liability insurance
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 10,0 Mio… read in fullcollapse
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 10,0 Mio. pro Schadensfall für Personenschäden sowie in Höhe von mindestens EUR 3,0 Mio. pro Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung abschließen wird.
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Minimum turnover in the contract field
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 abge… read in fullcollapse
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie die Angabe der Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand (Verwaltungsdigitalisierung) vergleichbar sind.
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References: services
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen, die in den letzten 3 Jahren (maßgeblich ist das Enddatum) erfolgreich abgeschlossen wurden oder… read in fullcollapse
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): geeignete Referenzen, die in den letzten 3 Jahren (maßgeblich ist das Enddatum) erfolgreich abgeschlossen wurden oder bei denen das Auftragsverhältnis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung mehr als ein Jahr besteht und die Umsetzung noch andauert. Die genannten Referenzen müssen in Art und Umfang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein. Die Referenzen sollen möglichst folgende Angaben enthalten: Auftraggeber (inkl. Kontaktdaten eines Ansprechpartners), Leistungsumfang, Erbringungszeitraum, Auftragssumme. Mit den Referenzen sollen die Bewerber insbesondere in den folgenden Bereichen Erfahrung nachweisen: - Einführung und Betreuung eines E-Akte-Systems in der öffentlichen Verwaltung - Anbindung eines E-Akte-Systems an Fachverfahren und Workflow-Systeme (E-Laufmappe) - Migration von Daten aus anderen DMS-Systemen, insbesondere mit dem Produkt nscale der Firma Ceyoniq Technology GmbH; - Bereitstellung eines hochverfügbaren Software-Systems (Verfügbarkeit von mind. 99,9 % bezogen auf ein Kalenderjahr) für die öffentliche Verwaltung; - Bereitstellung eines Software-Systems, das eine parallele Nutzung von 20.000 Anwendenden oder höher auf einer oder mehreren Instanzen ermöglicht hat; - Durchführung eines Change Management-Projektes zur Einführung und Nutzung eines E-Akte-Systems; - Durchführung von barrierefreien Software-Schulungen, auch für Menschen mit Behinderungen, einschließlich der Produktion und des Einsatzes von E-Learning-Modulen und Lernvideos. Bei den vorgenannten Kriterien handelt es sich nicht um Mindestanforderungen. Der Auftraggeber wird die Referenzen gemäß Ziffer 2.1.4 im Rahmen des Rankings berücksichtigen. Sofern erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der Auftraggeber auch einschlägige Referenzen berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen.
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Minimum annual headcount
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeit… read in fullcollapse
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe der Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich jährlich beschäftigten Arbeitskräfte, insgesamt und gesondert nach Beschäftigten im Tätigkeitsfeld Verwaltungsdigitalisierung sowie im Bereich Softwareentwicklung des Tätigkeitsfelds Verwaltungsdigitalisierung.
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Independent quality certificate (e.g. ISO 9001)
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): a) Nachweis einer Zertifizierung der relevanten Prozesse nach ISO 27001 oder gleichwertig; b) Nachweis einer Zertifiz… read in fullcollapse
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): a) Nachweis einer Zertifizierung der relevanten Prozesse nach ISO 27001 oder gleichwertig; b) Nachweis einer Zertifizierung durch den TÜV, ISTQB oder gleichwertig, dass der Bewerber Erfahrungen mit Penetrationstests und der Behebung von Sicherheitsschwachstellen besitzt; c) Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig.
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Technical staff for execution
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Bestätigung, dass der Bewerber über mindestens 5 Arbeitskräfte aus dem Tätigkeitsfeld der Verwaltungsdigitalisierung mit einer gültigen Sicherheitsüberprüfung (mindestens SÜ2) verfügt.
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Share of subcontractors
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auf… read in fullcollapse
Mit dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorzulegen (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
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Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
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Administrative conditions
The full notice, official wording
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| Bechtle GmbH | 4 | 2025–2026 |
| DATAGROUP IT Solutions GmbH | 4 | 2025 |
| Deutsche Telekom Security GmbH | 2 | 2025 |
| EY Consulting GmbH · Berlin | 2 | 2025 |
| EY GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft | 2 | 2025 |
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.
How often this buyer tenders this kind of work
3
2024
17
2025
18
2026
38 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.
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Deadline — Monday 2 November at 13:00
Deadline for requests to participate
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, usually about 4 bids came in. A normal field for this market. (Based on 18 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 36 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,071 procedures). Much more generous than usual — time for a thorough bid rather than a quick one.
The deadline falls on a Monday — your last full working day is the Friday before. Have evidence and guarantees together by Thursday.
Foreign bidders
In Germany · IT services, 597 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 22,964 recorded awards) — mostly from Switzerland, Netherlands, Austria.
Submission language: German.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
How to bid
Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 2 portals
All known sources are notice services. The buyer names the submission point in the notice itself.
TEDNoticeÖffentliche Vergabe (Datenservice)Notice
Put together the evidence — in German
The 8 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.
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