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Reference Management Software - PR1275814-9789-I
Literaturverwaltungssoftware - PR1275814-9789-I — original title
Your path to submission
- Deadline: 6 November at 10:00 — 5 days left.
- The submission point is stated in the notice (link on this page).
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
What the buyer is looking for
The summary in English is being prepared. The official description below is in the original language (DE).
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1 x Literaturverwaltungssoftware
Contract
Type of service
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 2 months (85 awards, most recently October 2026) — the next award is due around December 2026 by that rhythm. The last award went to netgo Ost GmbH.n = 85
- 58% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (2,389 awards since 2020, spread over 965 companies). That is well above the sector norm (45%) — newcomers have a harder time here than elsewhere.n = 2,389 awards since 2020
- The median procedure drew just one bid (2,362 procedures with a bid count); 68% ended with a single bidder. Sector: median 1 bid.n = 2,362
- 6% of awards went to companies from abroad (2,389 awards with a known winner country). Sector average: 2%.n = 2,389
- Across 124 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: Financial ratio required (110 of 124), References: supplies (13 of 124), References: services (12 of 124), Staff qualifications (7 of 124).n = 124
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 31/10/2026.
Tender documents at a glance
The essentials of the tender documents, checked statement by statement against the documents. For your bid, the original documents count.
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✓ found in the documents · ❓ not found in the documents or general statement · Available in German.
Vergabeunterlagen Fraunhofer – Ausschreibung Literaturverwaltungssoftware (EU-weites offenes Verfahren)
Die Unterlagen beschreiben eine EU-weite Ausschreibung der Fraunhofer-Gesellschaft (Deutschland) für eine Literaturverwaltungssoftware im offenen Verfahren.
Der Text ist klar aus Sicht eines deutschen öffentlichen Auftraggebers formuliert und verweist mehrfach auf deutsches Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO, BTTG, MiLoG) sowie auf EU-Vorgaben (DSGVO, VO (EU) Nr. 833/2014, Grant Agreement, EU-Kommission, OLAF, Europäischer Rechnungshof).
In Bezug auf „Was muss der Bieter einreichen und nachweisen“ nennen die Unterlagen eine Reihe konkret beizubringender Formblätter und Eigenerklärungen.
So sind z.B. einreichen: die „Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB“, die „Eigenerklärung (EU) Nr. 833/2014“ zu Russland‐Sanktionen, das „Tariftreueversprechen gemäß § 3 BTTG“, ein ausführlicher Nachweis der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO sowie Angaben zum Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre.
Zusätzlich ist ein Fragebogen zur Eignungsprüfung auszufüllen (u. a. Angaben zu Subunternehmern, Firmenprofil mit Gründungsjahr, Meilensteinen, Mitarbeiterzahl und Leistungsangebot, Angaben für das Wettbewerbsregister).
Die Eigenerklärungen müssen vollständig, unverändert und unterschrieben eingereicht sowie in den dafür vorgesehenen Textfeldern (z. B. F 1.1.4–1.1.7) namentlich benannt und elektronisch hochgeladen werden; unvollständige Unterlagen können zum Angebotsausschluss führen.
Die Eignungs‐Mindestanforderungen betreffen vor allem wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit sowie Compliance‐ und Datenschutzanforderungen.
So verlangt Fraunhofer etwa Angaben zum Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre; ab einem Auftragswert von mehr als 50.000 EUR kann ein Wettbewerbsregisterauszug eingeholt werden, und ab einem Auftragswert über 500.000 EUR behält sich Fraunhofer eine Bonitätsprüfung über Creditreform oder Coface vor (mit gestaffelter Bewertung und möglichem Ausschluss bei schlechter Bonität).
Technisch-organisatorisch muss der Bieter TOMs nach Art. 32 DSGVO detailliert beschreiben (z. B. Maßnahmen zu Pseudonymisierung, Verschlüsselung, Verfügbarkeit, Zugangskontrolle, Ereignisprotokollierung) und sich auf den beigefügten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einstellen.
Gleichzeitig werden arbeits‐ und sozialrechtliche Mindeststandards gefordert (MiLoG, BTTG, NHS), wobei Verstöße bis zu Ausschlussgründen führen können.
Anforderungen an Personal und konkrete Zertifikate werden nicht quantitativ beziffert, aber über Compliance‐, NHS‐ und Datenschutzpflichten indirekt vorgegeben.
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Zu „Fristen und Termine“ legt die Aufforderung zur Angebotsabgabe fest, dass Angebote ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform einreichen, und nennt als Angebotsfrist den 06.11.2026, 10:00 Uhr.
Die Bindefrist läuft bis zum 27.11.2026, wobei im Leistungsverzeichnis klargestellt wird, dass die Bindefrist mit Zuschlag endet.
Die Ausführungsfrist bzw. der Leistungszeitraum ist vom 01.01.2027 bis 31.12.2029 mit einer optionalen Verlängerung bis 31.12.2030; im Vertrag muss ein fixes Laufzeitende festgelegt werden (maximal 48 Monate, keine automatische Verlängerung).
Fragen der Bieter setzt die Vergabestelle an die Registrierung auf der Plattform „vergabe.fraunhofer.de“ gebunden – ohne frühzeitige Registrierung trägt der Bieter das Risiko, wichtige Bieterinformationen zu verpassen und ggf. ausgeschlossen zu werden.
Ein Ortstermin wird nicht erwähnt.
Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind klar definiert.
So wird der Zuschlag dem Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erteilt, wobei die Gesamtnote aus der Summe der gewichteten Punkte je Zuschlagskriterium entsteht.
Die beiden Hauptkriterien sind zu jeweils 50 % gewichtet: (1) Preis als metrisches Zuschlagskriterium, das mittels linearer Interpolation bewertet wird (das günstigste wertungsfähige Angebot erhält 100 Punkte; ein hypothetisch doppelt so teures Angebot 0 Punkte), und (2) „Inhaltliche und funktionale Abdeckung“, bei der Qualität, der Funktionsumfang und die Vollständigkeit der Softwarelösung bewertet werden.
Dazu gibt es eine Bewertungsmatrix mit 0–100 Punkten (z.
B. 0 = Anforderung nicht erfüllt, 100 = sehr gut/überdurchschnittlich erfüllt) und eine Liste konkret zu beurteilender Aspekte wie Umfang und Komfort der Literaturverwaltung, Volltext‐Handling, Wissensorganisation, Integration in Textverarbeitung und Zitierstile, Recherche‐ und Empfehlungsfunktionen, Kollaborationsmöglichkeiten, Plattformunabhängigkeit und Nutzungsstatistiken.
So sieht Fraunhofer in seinen AEB Vertragsstrafen für Lieferverzug vor (Terminsicherung: 0,1 % des Werts des nicht nutzbaren Leistungsteils pro Verzugstag, maximum 5 % des Nettorechnungswerts) und behält sich bei Verzögerungen mit Fördermittelrisiko eine nachträgliche Bürgschaft des Auftragnehmers vor (Bruttobetrag der ausstehenden Vergütung; Kosten tragen der Auftragnehmer bei von ihm zu vertretender Verzögerung).
Zusätzlich bestehen hohe Compliance-Anforderungen (Antikorruption, Geldwäsche, Kartellrecht, Exportkontrolle, Nachhaltigkeitsstandards); bei schwerwiegenden Verstößen oder verwirklichten Ausschlussgründen nach § 123 GWB kann Fraunhofer den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen, eine Vertragsstrafe von 5 % des Nettorechnungswerts verlangen und Schadensersatz.
Was Nachunternehmer betrifft, ist etwa die Weitergabe von Aufträgen ohne Zustimmung unzulässig, und im Fragebogen zur Eignungsprüfung ist die Nutzung von Subunternehmern ausdrücklich zu erklären (inklusive Umfang in Prozent, Eigenerklärungen zu GWB‐Ausschlussgründen, VO (EU) 833/2014 und Tariftreueversprechen sowie Bestätigung der Verfügbarkeit); bei Nichtverwendung ist ausdrücklich „NEIN“ einzutragen.
Only the contracting authority's tender documents are binding. As of: 09/10/2026
What you must prove — eligibility criteria
Tender documents — direct download
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| Keysight Technologies | 45 | 2022–2026 |
| EV Group E. Thallner GmbH · Neuhaus am Inn | 25 | 2024–2026 |
| SUSS MicroTec Solutions GmbH & Co. KG | 19 | 2023–2026 |
| Rigaku Europe SE | 16 | 2023–2025 |
| Advanced UniByte GmbH · Metzingen | 16 | 2022–2026 |
How often this buyer tenders this kind of work
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, there was usually a single bid in the end. A solid bid has a real chance here. (Based on 92 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 28 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,071 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
Foreign bidders
In Germany · Software & IT systems, 347 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 16,515 recorded awards) — mostly from Switzerland, Italy, Austria.
Submission language: German.
How to bid
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