How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
RV Software Cemetery Management
RV Software Friedhofsmanagement — original title
Your path to submission
- Deadline for requests to participate: 6 November at 10:00 — 5 days left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
- You submit on Vergabemarktplatz (cosinex) — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the cosinex platform required (created instantly); offers go through the bidding tool, usually plain text form suffices — no qualified signature. Sort out account and signature first — not on submission day.
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
What the buyer is looking for
Procurement of a browser-based and modern cemetery management software. Procurement of a browser-based and modern cemetery management software as an on-premise solution for the customers of Komm.ONE/civillent GmbH, with which the resulting daily business in the cemetery can be done efficiently and error-free and that the administration and organization of all cemetery-specific processes is optimized. The solution offered is to be operated as an Application Service Providing (ASP) at the client. It provides them as Software as a Service (SaaS) centrally for its own customers in a multi-tenant architecture. The service also includes 3rd level support and internal user support training. The provider grants Komm.ONE exclusive distribution rights for new customers for its home market in Baden-Württemberg. Komm.ONE pursues a dual sales strategy: The product is to be offered to its own carriers…
Show full description
… as well as to be placed via cooperatives, for example "govdigital eG". The service will be put out to tender as a framework agreement in a negotiated procedure with a competitive bidding process.
Contract
Type of service
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 2 months (52 awards, most recently July 2026) — by that rhythm the next award was due around September 2026. The last award went to time4you GmbH communication & learning.n = 52
- 29% of the bids received came from other countries (13 procedures with a bid mix) — all bidders, not just the winners. Sector: 6%.n = 13
- 53% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (214 awards since 2020, spread over 99 companies). 47% went to new names.n = 214 awards since 2020
- The median procedure drew just one bid (211 procedures with a bid count); 53% ended with a single bidder. Sector: median 1 bid.n = 211
- 40% of the bids received came from small and medium-sized enterprises (13 procedures with a bid mix). Sector: 51%.n = 13
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 30/10/2026.
Tender documents at a glance
The essentials of the tender documents, checked statement by statement against the documents. For your bid, the original documents count.
Powered by eBriefing – EU language technology. Friedrich is an independent service, not an EU offering.
✓ found in the documents · ❓ not found in the documents or general statement · Available in German.
Vergabeverfahren Software Friedhofswesen - Überblick für Bewerber/Bieter
Der Text beschreibt ein europaweites Vergabeverfahren nach deutschem Vergaberecht (GWB, VgV) zur Rahmenvereinbarung über eine Software für das Friedhofswesen.
Auftraggeberin ist die civillent GmbH, die Vergabestelle ist Komm.ONE (Baden-Württemberg, Deutschland); die Vergabe wird EU-weit über TED bekannt gemacht und über das Vergabeportal Baden-Württemberg abgewickelt.
Der rechtliche Rahmen bezieht sich auf Deutschland im Kontext der Europäischen Union, inklusive EU-Empfehlung zur KMU-Definition und EU-Sanktionsrecht (Russland-Sanktionen).
Zunächst zu den einzureichenden Unterlagen und Nachweisen: Im Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich (1) das vollständig ausgefüllte Teilnahmeformular (Anlage 02) mit allen Eigenerklärungen, Angaben zu Bewerbergemeinschaft/Eignungsleihe und Referenzen sowie (2) die vollständig ausgefüllte DSGVO-Eigenerklärung (Anlage 03) elektronisch über das Vergabeportal einreichen.
Das Teilnahmeformular umfasst u.a. allgemeine Unternehmensangaben, Eigenerklärungen nach GWB, MiLoG, LTMG, Russland-Sanktionen, Berufsgenossenschaft, Handelsregister, Versicherung, Personal, Referenzen sowie ggf. Verpflichtungserklärungen bei Eignungsleihe.
Zusätzliche Anlagen zu den Referenzformularen sind ausdrücklich unzulässig; alle Referenzangaben sind in der vorgegebenen Struktur und innerhalb der Seitenlimits zu machen.
Zu den Eignungs-Mindestanforderungen: Der Bewerber muss seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit u.a. durch Umsatzangaben der letzten drei Geschäftsjahre (gesamt und ausschreibungsbezogen) sowie eine bestehende oder im Auftragsfall abgeschlossende Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von 1.000.000 € für Personen- und Sachschäden sowie 500.000 € für Vermögensschäden (zweifache Maximierung pro Jahr) nachweisen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit wird durch das jährliche Mittel der Beschäftigten und Anzahl qualifizierter Mitarbeiter für die ausgeschriebene Leistung in den letzten drei Jahren sowie durch mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte der letzten fünf Jahre belegt.
Mindestens eine Referenz muss eine On-Premise-Umsetzung nachweisen, ansonsten ist ein detailliertes On-Prem-Konzept einreichen; wird die Anbindung eines herstellerfremden GIS-Systems verlangt, bei Fehlen ist ein entsprechendes Konzept vorgelegt.
Alle als „Mindestanforderung/Mindestangabe“ gekennzeichneten Punkte in den Referenzen müssen erfüllt sein, sonst scheidet der Bewerber aus der Wertung aus.
Zu Fristen und Terminen: Die Teilnahmefrist (Schlusstermin für Teilnahmeanträge) endet am 06.11.2026, 10:00 Uhr.
Die Angebots- und Verhandlungsphase beginnt voraussichtlich mit der Aufforderung zur Abgabe der Erstangebote ca. am 24.11.2026, Verhandlungen finden ca. vom 11.01. bis 22.01.2027 statt, die Aufforderung zu finalen Angeboten erfolgt ca. in KW 04/2027, der Zuschlag ist für ca. KW 09/2027 vorgesehen.
Show all 25 statements
Die Angebotsbindefrist beträgt 60 Tage nach Eingang des jeweiligen Angebots.
Alle Kommunikation, insbesondere Bieterfragen, ist ausschließlich über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform in deutscher Sprache zulässig; telefonische oder sonstige Kontaktaufnahmen können als Verstoß gegen Vergabegrundsätze gewertet und zum Ausschluss führen.
Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich elektronisch in Textform über die dafür vorgesehene Upload-Funktion („Teilnahmeanträge“) einzureichen; Fax, E-Mail, Bieterkommunikation etc. führen zur Unzulässigkeit und zum Ausschluss.
Zu Zuschlagskriterien und Gewichtung: In Phase 1 werden nur Eignung und die Qualität der Referenzen nach einem Punktesystem bewertet.
Die Referenzen werden anhand vordefinierter Leistungsaspekte (z.B. On‐Prem/SaaS‐Umsetzung, Finanzbuchungsschnittstelle, GIS‐Implementierung, Krematoriumsmodul, NKF‐Modul, Umsatzsteuer-Ausweisung, herstellerfremde Datenmigration, mobile App) mit 0–2 Punkten je Aspekt bewertet; daraus ergibt sich eine maximale Gesamtpunktzahl von 42 Punkten.
Die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden zur Angebotsphase zugelassen.
In Phase 2 wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt; Zuschlagskriterien sind Preis (30 %) und Qualität gemäß Kriterienkatalog (70 %).
Die genaue Ausgestaltung der Qualitätskriterien und Bewertungssystematik erfolgt in den späteren Angebotsunterlagen; die prozentuale Gewichtung (30/70) ist fest und unveränderlich.
Zu Risiken und Besonderheiten, insbesondere Vertragsstrafen, Sicherheiten und Nachunternehmer: Es gelten besondere Vertragsbedingungen zum Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) sowie Verpflichtungen nach MiLoG; bei schuldhaften Verstößen gegen LTMG (§§ 3–7) wird eine Vertragsstrafe von bis zu 1 % des Auftragswertes je Verstoß, insgesamt begrenzt auf 5 % des Auftragswertes, fällig, auch bei Verstößen von Nachunternehmen oder Verleihunternehmen, sofern der Auftragnehmer den Verstoß nicht trotz kaufmännischer Sorgfalt unbekannt war.
Auch berechtigen schuldhafte Verstöße gegen LTMG den Auftraggeber zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund mit Schadensersatzpflicht, und der Auftraggeber kann Auftragnehmer und deren Nachunternehmen für bis zu drei Jahren von weiteren Vergaben ausschließen und die Zollverwaltung informieren.
Ähnlich sieht die Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung bei Verstößen gegen Vertraulichkeit eine pauschale Schadensersatzsumme von 15 % des Vertragswertes (mindestens 10.000 € netto) vor.
Beim Einsatz von Unterauftragnehmern und Eignungsleihe sind strenge Nachweispflichten, gesamtschuldnerische Haftung und schriftliche Genehmigung des Auftraggebers vorgesehen; nicht-eignungsrelevante Unterauftragnehmer müssen erst in späteren Phasen benannt werden.
Insgesamt besteht für den Bieter das Risiko des Ausschlusses, der Vertragsstrafen, der fristlosen Kündigung und eines mehrjährigen Vergabeausschlusses bei falschen Angaben, Verstößen gegen Mindestlohn-, LTMG-, Sanktions- oder Vertraulichkeitsvorgaben.
Only the contracting authority's tender documents are binding. As of: 09/10/2026
What you must prove — eligibility criteria
Einreichung von mindestens 3 Referenz(en) (Eigenerklärung) über die Ausführung von Leistungen, die mit den verfahrensgegenständlichen Leistungen vergleichbar sind. Die detaillierten Anforderungen an die Vergleichbarkeit kann dem Teilnahmeformular und dem Bewer… read in fullcollapse
Gemäß § 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Verbindung mit § 44 VgV hat der Bieter zum Nachweis seiner Befähigung zur Berufsausübung einen Handelsregisterauszug beizulegen bzw. einen Nachweis zu erbringen, dass der Bieter im Berufs oder Handelsregister nach Maßgabe der Re… read in fullcollapse
Tender documents — direct download
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| SVA System Vertrieb Alexander GmbH | 17 | 2020–2025 |
| Bechtle GmbH | 15 | 2022–2026 |
| Canon Deutschland GmbH | 8 | 2022–2025 |
| Controlware GmbH | 6 | 2020–2025 |
| Koninklijke Van der Most B.V. · BG Heerde | 5 | 2023–2024 |
How often this buyer tenders this kind of work
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, there was usually a single bid in the end. A solid bid has a real chance here. (Based on 61 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 28 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,071 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
Foreign bidders
In Germany · Software & IT systems, 347 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 16,515 recorded awards) — mostly from Switzerland, Italy, Austria.
Submission language: German.
How to bid
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.
Register now