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❓Zu Risiken und Besonderheiten gehören insbesondere: strikte elektronische Angebotsabgabe in Textform über den Vergabemarktplatz (Formular 312/322), Ausschluss nicht vollständiger oder vergabefremd geänderter Angebote (Formular 511), Bindefrist bis 10.11.2026 (Formular 321), Fragenfrist bis 28.10.2026, 23:59 Uhr (Leistungsbeschreibung), Verbot telefonischer Auskünfte und Pflicht zur Nutzung des Kommunikationsraums.

✓Vertraglich gilt die ZVB-NRW (Formular 512), der EVB-IT Überlassungsvertrag Typ B und die BVB Tariftreue/Mindestarbeitsbedingungen (Formular 513); daraus folgen u. a. mögliche Vertragsstrafen bei Verstößen gegen Tariftreuepflichten (1-5 % des Auftragswerts), allgemeine Regelungen zu Vertragsstrafen bei Terminüberschreitungen (bis max. 8 % des Wertes der nicht nutzbaren Leistung), strenge zur Einhaltung Arbeits‐ und Unfallverhütungsvorschriften, Mitteilungspflichten bei Insolvenznähe und besondere Geheimhaltungs‐ und Unterstützungs­pflichten (z.

✓B. kostenlose Unterstützung bei Problemen mit der Verknüpfung zu anderen Produkten).

✓Sicherheiten sind nach ZVB‐NRW grundsätzlich erst ab 50.000 € Auftragswert zulässig und nur, wenn ausdrücklich vereinbart.

✓Hinsichtlich Widersprüchen oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen regelt Formular 512 (ZVB‐NRW) klar die Rangfolge bei Vertragskollisionen: Vorrang hat immer die Leistungsbeschreibung, gefolgt von besonderen, ergänzenden und zusätzlichen Vertragsbedingungen, technische Vertragsbedingungen und zuletzt den VOL/B‐Allgemeinen Bedingungen.

✓Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen durch den Bieter sind unzulässig; bei Unklarheiten ist der Bieter verpflichtet, die Vergabestelle über den Vergabemarktplatz vor Angebotsabgabe zu informieren (Formular 511).

✓Antworten der Vergabestelle auf Bieterfragen werden Bestandteil der Vergabeunterlagen; es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf dem Vergabemarktplatz NRW als verbindlich.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

✓Hinsichtlich der Sicherheiten sieht das Formular 512 (Zusätzliche Vertragsbedingungen, § 18) nur einen allgemeinen Rahmen vor: Sicherheitsleistungen sind – soweit nichts anderes vereinbart – erst ab einem Auftragswert von 50.000 EUR zulässig und dienen der Sicherstellung der vertragsgemäßen Ausführung sowie der Durchsetzung von Mängelansprüchen.

✓Als Formen der Sicherheit kommen etwa (wie ausgeführt) die Hinterlegung von Geld oder eine Bürgschaft eines in EU/EWR/GATS zugelassenen Kreditinstituts oder Kreditversicherers in Betracht; die Bürgschaft muss deutschem Recht unterliegen, darf nicht auf erstes Anfordern gestellt sein und ist regelmäßig binnen 18 Werktagen nach Vertragsschluss zu leisten.

✓In den konkret für dieses Verfahren beigefügten Unterlagen findet sich jedoch keine besondere Vorgabe, dass im Angebot explizit eine Bietersicherheit, Vertragserfüllungs‐ oder Mängelbürgschaft in bestimmter Höhe und bis zu einem bestimmten Termin zu stellen wäre; es bleibt bei den allgemeinen Regelungen, „soweit nichts anderes vereinbart ist“.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern und Eignungsleihe enthalten die Unterlagen umfassende Regelungen.

✓So ist etwa in den Bewerbungsbedingungen (Formular 511, Nr. 5.1) vorgesehen, dass der Bieter beabsichtigte Unteraufträge im Angebot über das Formular 533a zu benennen hat; die Vergabestelle kann vor Zuschlagserteilung zusätzlich den Nachweis (Formular 533b) verlangen, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.

✓Ergänzend verlangt Formular 512 (zu § 4 VOL/B), dass der Auftragnehmer wesentliche Teile der Leistung nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers an andere überträgt, während unwesentliche Teilleistungen ohne Zustimmung vergeben werden dürfen; besteht besondere Pflichten (wie etwa) marktgerechtes Vorgehen bei der Vergabe von Unteraufträgen, keine schlechteren Bedingungen für Unterauftragnehmer als im Hauptvertrag sowie der Hinweis, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt.

✓Bei Eignungsleihe (Formulare 534a/b) muss der Bieter angeben, welche Eignungsanforderungen durch andere Unternehmen erfüllt werden, und über 534b kann der Auftraggeber eine gesamtschuldnerische Haftung des Eignungsleiher‐Unternehmens für die Auftragsausführung verlangen.

✓Insgesamt sind Nachunternehmer also zulässig, aber an strikte Anzeige‐ und ggf. Nachweispflichten gebunden.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

✓Eine Ortsbesichtigung für Bieter wird in den hier wiedergegebenen Passagen nicht ausdrücklich vorgesehen.

✓Zwar wird in den Vertragsbedingungen (Formular 512) an einer Stelle allgemein auf „Besichtigung“ Bezug genommen, dies aber im Kontext der Unterrichtung des Auftraggebers über die vertragsgemäße Ausführung in den Räumen des Auftragnehmers und nicht als baustellen‐ oder objektbezogene Ortsbesichtigung vor Angebotsabgabe.

✓In den spezifischen Ausschreibungsbestimmungen (Leistungsbeschreibung, Abschnitt 1. Ausschreibungsbestimmungen) finden sich keine Angaben zu einem Besichtigungstermin oder einer Teilnahmepflicht für Bieter; eine Ortsbesichtigung ist daher nach dem vorliegenden Text weder vorgesehen noch verpflichtet.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise legen die Bewerbungs‐ und Vergabebedingungen (Formular 511, Nr. 7.2) fest, dass der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot in deutscher Sprache abfassen ist und die gesamte Kommunikation mit dem Auftraggeber in deutscher Sprache zu führen ist.

✓Fremdsprachige Nachweise oder Antragsunterlagen sind zwar zulässig, aber sind – wie dort ausdrücklich bestimmt – auf Verlangen des Auftraggebers beglaubigte deutsche Übersetzungen vorzulegen; Die Kosten hierfür tragen der Bieter, und etwaige Übersetzungsfehler gehen zu seinen Lasten.

✓Zusätzlich wird in Nr. 4 klargestellt, dass Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, grundsätzlich mit einer Übersetzung in die deutsche Sprache zu versehen sind.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zu Bindefrist und Bieterfragen enthalten sowohl die Anfrage zur Angebotsabgabe (Formular 321) als auch die Leistungsbeschreibung (Abschnitt 1.3) präzise Fristenangaben.

❓Bieterfragen können – wie ausgeführt – ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW bis zum 28.10.2026, 23:59 Uhr gestellt werden; telefonisch werden keine Auskünfte erteilt.

✓Die Angebotsfrist läuft bis zum 04.11.2026, 23:59 Uhr, und der Zuschlag (Zuschlagsfrist = Bindefrist) ist bis zum 10.11.2026 vorgesehen; bis zu diesem Datum ist der Bieter an sein Angebot gebunden.

✓Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass ein Anspruch auf Beantwortung von Bieterfragen im Regelfall nur besteht, wenn diese innerhalb der genannten Frist für zusätzliche Informationen gestellt werden, und dass das Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist noch elektronisch zurückgezogen werden kann, danach aber die Bindefrist greift.

Weitere Angaben

✓Die Unterlagen stammen aus einem Vergabeverfahren des Landes Nordrhein-Westfalen (Bundesrepublik Deutschland) nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).

✓Sie regeln die Bedingungen für die elektronische Angebotsabgabe über den Vergabemarktplatz NRW, die inhaltlichen und formalen Anforderungen an Angebote und die allgemeinen und besonderen Vertragsbedingungen (insbesondere die landesweit verwendeten VHB‐NRW‐Formulare 511, 512, 513, 521, 531, 533a/b, 534a/b u.a.).

✓Der rechtliche und sprachliche Bezugspunkt ist eindeutig Deutschland (Bundes- und Landesrecht NRW).