Services - Procedures of Examination Services

✓Diese sind über C3_Eigenerklärung zur Eignung und – bei Eignungsleihe – zusätzlich über C6_Verpflichtungserklärung Eignungsleihe nachzuweisen.

✓Die Unterlagen sprechen zwar keine konkreten Mindestumsätze aus, verlangen aber u. a. eine geeignete Haftpflichtversicherung im marktüblichen Umfang (nach EVB‐IT‐AGB Ziff. 18, im Vertrag ausdrücklich als Nachweispflicht vereinbart) und referenzgestützte Nachweise der fachlichen Eignung (C1b).

✓Bietergemeinschaften müssen für jedes Mitglied Eignungsunterlagen vorlegen, sich gesamtschuldnerisch haften, einen bevollmächtigten Vertreter benennen und eine gesonderte Bietergemeinschaftserklärung (C7/C8) abgeben.

✓Bei Eignungsleihe oder Unterauftragsvergabe sind die betreffenden Unternehmen mit eigenen Eignungsunterlagen entsprechend C0 einzubeziehen; bei Eignungsleihe für berufliche Leistungsfähigkeit ist der Dritte zwingend als Unterauftragnehmer zu benennen und bei der Leistungserbringung einzusetzen, und Bieter und Eignungsleiher haften entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe gemeinsam.

✓Bei den Zuschlagskriterien und der Wertungsmethode wird das wirtschaftlichste Angebot über eine Kombination aus Leistungsbewertung und Preis ermittelt.

✓Die Leistungsbewertung erfolgt nach A‐ und B‐Kriterien, deren Punktverteilung dem C1‐Fragebogen zu entnehmen ist; alle A‐Kriterien sowie die Mindestpunktzahl der B‐Kriterien müssen erfüllt werden, anderenfalls scheidet das Angebot aus.

✓Die Gesamtbewertung erfolgt mittels „Erweiterter Richtwertmethode“ (UfAB 2018) mit einem Schwankungsbereich von 10 %, bei dem innerhalb des Bereichs der Preis ausschlaggebend ist.

✓Es wird eine Kennzahl Z aus Leistungspunkten L und Angebotspreis P (Brutto-Gesamtpreis) gebildet (Z = L/P * 1.000.000), wobei das Angebot mit der höchsten Kennzahl als Referenz dient.

✓Angebote außerhalb von 10 % dieser Kennzahl scheiden aus; bei Gleichstand entscheiden zunächst der niedrigere Brutto‐Preis, dann die höhere Leistungsbewertung, letztlich ggf. das Los.

✓Die Unterlagen heben Risiken und Besonderheiten hervor, wie etwa: sehr strenge Form- und Fristanforderungen (elektronische Angebotsabgabe ausschließlich über den Reiter „Angebotsabgabe“, keine Abgabe per Fax/E‐Mail/Nachricht, Ausschluss bei fehlenden Pflichtformularen, unausgefülltem C1/C1b oder C2, fehlenden Preisangaben oder fehlender namentlicher Benennung in Unterschriftsfeldern).

✓Nachunternehmer dürfen nur mit Zustimmung des Auftraggebers eingesetzt oder ausgetauscht werden; Sie unterliegen der Eignungsprüfung, und bei Nichterfüllung ist ein Ersatz zu stellen, sonst droht Angebotsausschluss.

✓Bezüglich Fristen und Rügepflichten wird klargestellt, dass Bieter Fragen ausschließlich über das Bietertool („Kommunikation“) stellen dürfen, wobei Antworten alle Bietern anonymisiert zur Verfügung gestellt werden und automatisch Bestandteil der Vergabeunterlagen werden.

✓Die Bewerber müssen die Unterlagen unmittelbar nach Erhalt auf Vollständigkeit, Unklarheiten und Widersprüche prüfen und etwaige Rügen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist erheben; Gesetzliche Rügefristen folgen § 160 Abs. 3 GWB (u. a. 15 Tage nach Nichtabhilfe-Mitteilung).

❓Eine Ortsbesichtigung wird nicht explizit genannt; der Einsatzort ist der Dienstort Karlsruhe, ergänzt um Videokonferenz-Anteile.

✓Bei etwaigen Widersprüchen in den Unterlagen gilt, dass die im Rahmen der Bieterkommunikation erteilten Antworten und Änderungen nach § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV „unmittelbar Bestandteil der Vergabeunterlagen“ werden; spätere redaktionelle Anpassungen in der Vertragsurkunde dienen nur der Angleichung.

✓Wird mehrfach hervorgehoben, dass Vergabeunterlagen oder Formblätter nicht verändert werden dürfen; maßgeblich sind daher die unveränderten Textvorgaben samt offizielle Ergänzungen/Antworten der Vergabestelle.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Es werden keine klassischen finanziellen Sicherheiten wie Bietungsgarantie, Vertragserfüllungs- oder Mängel­bürgschaft genannt.

✓Aus dem vorliegenden Text lässt sich also ableiten: Es werden eine geeignete Haftpflichtversicherung und die Einhaltung der LTMG‐Vertragsstrafen verlangt, aber es ist keine eigenständige Bieter‐, Erfüllungs- oder Mängelbürgschaft mit bestimmter Höhe genannt.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zum Thema Nachunternehmer ist der Einsatz ausdrücklich zugelassen, aber stark geregelt.

⚠So muss der Bieter z.B. im Formular C0 angeben, welche Teilleistungen durch Unterauftragnehmer erbracht werden, und ggf. das Kästchen „C5_Erklärung Nachunternehmer“ sowie – bei Eignungsleihe – „C6_Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“ ankreuzen und beifügen.

✓Wie die Texte ausführen, hat der Bieter „falls der Bieter beabsichtigt, Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben“, dies zu erklären und eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers vorzulegen; spätere Benennungen sind bis spätestens vor Zuschlag möglich, aber jede Neu- oder Austauschbenennung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers und löst eine erneute Eignungsprüfung aus.

✓Werden Eignungsanforderungen oder §‐123‐GWB‐Ausschlussgründe beim Unterauftragnehmer festgestellt und der Bieter ersetzt den Unterauftragnehmer nicht, ist das Angebot ausgeschlossen (§ 36 Abs. 5 VgV i.V.m. § 57 VgV).

✓Zusätzlich bestehen umfangreiche Nachweis- und Weitergabepflichten zu Mindestentgelt/Tariftreue nach LTMG (Formblatt C4), inkl. Nachunternehmer­kette, mit Erleichterungen bei Auftragsvolumen < 10.000 € und der Pflicht, ggf. Verpflichtungserklärungen bzw. Versicherungen der Nachunternehmen vorzulegen.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Eine Ortsbesichtigung wird im bereitgestellten Text nicht erwähnt.

❓Es gibt keine Regelung zu einem Besichtigungstermin und keine Pflicht zur Teilnahme, sondern ausschließlich Vorgaben zur elektronischen Angebotsabgabe und zur Kommunikation über die E‐Vergabeplattform.

❓Auf Basis der vorliegenden Unterlagen ist daher davon auszugehen, dass keine Ortsbesichtigung vorgesehen ist.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Hinsichtlich Sprache und Nachweise sagen sowohl A1 (Bewerbungsbedingungen) als auch A2 (Angebotsprüfung/Wertung), dass das Angebot „in deutscher Sprache abzufassen“ ist, die Verfahrenssprache Deutsch ist und der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber in deutscher Sprache zu führen ist; die Verwendung englischer Fachbegriffe/Textpassagen ist zulässig, soweit unvermeidbar.

✓Für Eignungsnachweise heißt es im Formblatt Eignung ausdrücklich: „Die Nachweise sind in deutscher Sprache oder in beglaubigter deutscher Übersetzung zu erbringen.“ Fremdsprachige Nachweise sind so nur als beglaubigte deutsche Übersetzung zulässig.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

❓Zur Bindefrist des Angebots findet sich im zitierten Text kein konkreter Kalendertag oder Bindefrist-Zeitraum; diese Angabe steht typischerweise in der Bekanntmachung bzw. im Angebotsaufruf, der im Ausschnitt nicht enthalten ist.

✓Jedoch wird mehrfach klargestellt, dass Fragen ausschließlich über das Bietertool („Kommunikation“) einreichen und „rechtzeitig vor Abgabe des ...

✓Angebots“ zu stellen sind; telefonische Anfragen werden nicht beantwortet.

✓Außerdem schreibt der Auftraggeber vor, dass Unklarheiten und Rügen „unverzüglich, spätestens bis zum Ablauf der Frist der Angebotsfrist“ mitzuteilen sind.

✓Die Vergabestelle bemüht sich, Fragen zeitnah zu beantworten; bei ausbleibender Antwort innerhalb einer Woche soll der Bieter erneut über das E‐Vergabetool hinweisen.

Weitere Angaben

✓Im Text geht es um ein EU-weites Vergabeverfahren für IT-Dienstleistungen („Unterstützungsleistungen Verfahren der Prüfungsdienste (KONSENS)“) der Finanzverwaltung Baden-Württemberg / Oberfinanzdirektion Karlsruhe – LZfD.

✓Es handelt sich um eine Ausschreibung aus Deutschland, Bundesland Baden-Württemberg, auf Basis deutscher und EU-Vergabevorschriften (GWB, VgV) sowie landesrechtlich des LTMG BW.

✓Der Text beschreibt ausführlich die formalen Angebotsanforderungen, die Eignungsprüfung und den Einsatz von Nachunternehmern.

✓Stattdessen ist „der Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 18 EVB‐IT Dienstleistungs‐AGB“ ausdrücklich als Vertragsbestandteil vorgesehen (B2_EVB‐IT_digital_Dienstvertrag, Ziff. 13.2; in C0 ist „Bankauskunft oder Nachweis Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung“ als beizufügender Nachweis aufgeführt).

✓Darüber hinaus werden z.B. Vertragsstrafen nach LTMG für Verstöße gegen Tariftreue-/Mindestentgeltpflichten erwähnt.