HCM Call for tenders for service and support as well as project support and change requests

✓Die Leistungen werden überwiegend auf Abruf erbracht, mit einem Mindestvorlauf von 24 Stunden; die geschätzte Abnahme beträgt 2.130 Tage pro Vertragslaufzeit, die Mindestabnahme 920 Tage.

✓Servicezeiten und Reaktionszeiten werden im Vertrag bzw. Anlagen festgelegt; falls keine speziellen Servicezeiten vereinbart werden, gelten Montag–Freitag, 8-17 Uhr.

✓Die Zuschlagskriterien sind in Preis und Qualität aufgeteilt, jeweils mit 50 % Gewichtung.

✓Der Preis wird anhand des Gesamtangebotspreises bewertet: das günstigste wertbare Angebot erhält die Maximalpunktzahl; bei einem Preis ab dem Zweifachen des niedrigsten Angebots gibt es 0 Punkte; dazwischen erfolgt eine lineare Interpolation nach der angegebenen Formel.

✓Die Qualitätsbewertung basiert auf fünf Präsentationskriterien (je 10 % Gewichtung, jeweils max. 20 Punkte), etwa: Präsentation der Erfahrungen zur Integration Suite mit Edge Integration Cell; Präsentation der Erfahrungen im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes inkl. VBL; Darstellung der SAP-HCM- und H4S4-Kompetenzen sowie H4S4-Migration; Präsentation der Supportorganisation und der strukturierten Leistungserbringung (Analyse, Konzeption, Umsetzung, Dokumentation); Präsentation der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

✓Wie ausdrücklich klargest wird, ist die in den Vergabeunterlagen hinterlegte und überarbeitete Bewertungsmatrix „A_Anlage+2+PR142309+HCM+Bewertungsmatrix_20260925“ für die Wertung maßgeblich; eine Änderungsbekanntmachung wurde angekündigt.

✓Unteraufträge müssen mittels Wirt-235 mit Teilleistungen und – soweit zumutbar – benannten Unterauftragnehmern angezeigt werden; Die Verpflichtungserklärungen Wirt-236 sind vorzulegen, und Auftragnehmer sowie Unterauftragnehmer können für die Eignungsleihe gemeinsam haften.

✓Die Fragenfrist endet sieben Tage vor Angebotsfrist, Nachfragen werden ausschließlich über die Vergabeplattform in Textform beantwortet.

✓Schließlich adressiert der Text Widersprüche und Korrekturen in den Unterlagen.

✓So wurden etwa Abweichungen zwischen Bekanntmachungstext und Bewertungsmatrix bei Qualitätskriterien erkannt (z.B. elektronische Rechnungsverarbeitung vs. Tarifrecht VBL, SAP-Kompetenz vs. SAP HCM/H4S4); die Vergabestelle stellt klar, dass die aktualisierte Bewertungsmatrix maßgeblich ist und eine Änderungsbekanntmachung veröffentlicht wird.

✓Bei Fragen zur Auslegung einzelner Vertragsklauseln (z.B. VOL/B-Anwendbarkeit, Haftungsbegrenzungen, jährliches Preisanpassungsrecht) verweist die Vergabestelle ausdrücklich auf die einschlägigen EVB-IT-AGB-, VOL/B- und BGB-Regelungen; so gilt etwa, dass keine jährliche Preisanpassung vorgesehen ist und Haftungsbeschränkungen sich nach Nr. 13 EVB-IT Dienstleistungs-AGB richten.

✓Bei Unklarheiten sollen Bieter die Vergabeplattform nutzen; vergaberechtliche Rügen sind innerhalb der in § 160 GWB genannten Fristen bei der Vergabestelle bzw. Vergabekammer Berlin anzubringen.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Sicherheitsleistung – Abweichend von § 18 VOL/B hat der Auftragnehmer folgende Sicherheit(en) zu leisten“ genannt, konkrete Arten, Höhen oder Fälligkeiten der Sicherheiten (z.B. Bietersicherheit, Vertragserfüllungs‐ oder Mängelbürgschaft) sind im vorliegenden Auszug jedoch nicht ausgefüllt.

✓Hingegen ist ausdrücklich der Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 18 EVB‐IT‐Dienstleistungs‐AGB vereinbart (Dienstvertrag Nr. 13.2), die während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten ist.

❓Konkrete Sicherungsinstrumente über diese Versicherung hinaus lassen sich aus dem Text nicht entnehmen; Sie wäre ggf. im ausgefüllten Feld zu Nr. 18 Wirt‐215 zu prüfen.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Nachunternehmer sind ausdrücklich zulässig, unterliegen aber umfangreichen Grenzen und Nachweispflichten.

✓Nachunternehmer müssen Verfügbarkeitserklärungen abgeben und alle in der Bekanntmachung genannten Eignungs‐ und Ausschlussnachweise (insbesondere nach Ziffern 2.1.6 und 5.1.9) einreichen; dies gilt auch für verbundene Unternehmen.

✓Der Auftragnehmer verpflichtet, alle sozial‐, arbeits‐, Umwelt‐ und Frauenförder‐Verpflichtungen (Wirt‐214, 2140, 2141, 2143, 2145, 2144) entlang der gesamten Unterauftragnehmerkette weiterzugeben; Verstöße von Nachunternehmern werden dem Hauptauftragnehmer zugerechnet und können Vertragsstrafen und Kündigungsrechte auslösen.

✓Bei Eignungsleihe ist zusätzlich eine Verpflichtungserklärung (Wirt‐236) erforderlich, und Auftragnehmer und Unterauftragnehmer können hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit gemeinsam haften.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Eine Ortsbesichtigung wird in den vorliegenden Unterlagen nicht erwähnt.

❓Es findet sich keine Hinweise auf einen Besichtigungstermin, keine Pflicht zur Teilnahme und keine Datumsangabe für eine Ortsbesichtigung.

❓Die Vergabeunterlagen konzentrieren sich auf elektronische Kommunikation über die Vergabeplattform und sehen die Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch in Textform vor; daraus lässt sich schließen, dass eine Ortsbesichtigung zumindest nicht als vergaberechtlich relevante Teilnahmevoraussetzung vorgesehen ist.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise wird mehrfach festgelegt, dass das Angebot „in deutscher Sprache“ abzugeben ist (Wirt‐211 EU) und dass Angebote nur in Deutsch elektronisch eingereicht werden können (TED-Angabe: „Sprachen, in denen Angebote ... eingereicht werden können: Deutsch“).

✓Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer erfolgt, soweit nicht anders vereinbart, „in deutscher Schrift und Sprache“ (Wirt‐215, Nr. 6).

✓Für ausländische Bieter gilt, dass alle Erklärungen und Nachweise grundsätzlich als gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes vorgelegt werden können, jedoch in deutscher Übersetzung; bei Dokumenten in anderer Sprache sind „beglaubigte Übersetzungen ins Deutsche“ beizufügen.

✓Fremdsprachige Nachweise sind also nur in Verbindung mit einer entsprechenden deutschen (beglaubigten) Übersetzung zulässig.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Die Bindefrist ergibt sich aus der Aufforderung zur Angebotsabgabe (Wirt‐211 EU): Die Angebotsfrist endet am 02.11.2026 um 09:15 Uhr, und die Bindefrist endet am 01.01.2027.

✓Zusätzlich bestätigt die Bekanntmachung (TED) eine „Dauer, während des Angebots gültig bleiben muss: 60 Tage“, was der Zeitspanne zwischen Angebotsfrist und Bindefrist entspricht.

✓Für Bieterfragen ist eine Frist vorgesehen: Nachfragen werden nur beantwortet, wenn sie über die Vergabeplattform „bis sieben Tage vor Schlusstermin zur Abgabe“ eingehen; im TED-Auszug ist die „Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen“ mit 26.10.2026, 09:15 Uhr angegeben, also genau sieben Tage vor Angebotsfristende.

✓Antworten erfolgen ausschließlich in Textform über die Vergabeplattform.

Weitere Angaben

✓Der Text umfasst die Vergabeunterlagen der Humboldt-Universität zu Berlin für einen EVB-IT-Dienstleistungsvertrag zu SAP HCM / S/4HANA PCE.

✓Er ist eindeutig im Kontext des deutschen Vergaberechts (GWB, VgV, VOL/B, BerlAVG) angesiedelt und spiegelt also die Sichtweise öffentlicher Auftraggeber in Deutschland wider; andere Länder werden nur mittelbar über Regelungen zu ausländischen Bietern und gleichwertigen Nachweisen aus Herkunftsstaaten erwähnt.