Friedrich & ClementBETA

How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →

Design, construction and implementation of the Open Data Portal for the Municipal Office in Bielsko-Biała as part of the project entitled "Digital transformation and expansion of e-services in Bielsko-Biała"

Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie Portalu Open Data dla Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej w ramach projektu pn.: „Transformacja cyfrowa i ekspansja e-usług w Bielsku-Białej” — original title

PLPoland · Bielsko-Biała

Your path to submission

  1. Deadline: 19 November at 10:00 — 18 days left.
  2. The submission point is stated in the notice (link on this page).
  3. Offer and evidence in: Polish.
  4. Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

1. Subject of the contract: Design, construction and implementation of the Open Data Portal for the Municipal Office in Bielsko-Biała as part of the project entitled: ‘Digital transformation and expansion of e-services in Bielsko-Biała’ The contract was divided into two parts. These parts are organizationally separate, but they remain related to the transfer, import and subsequent use of data from the digitization of City Council resolutions. (1) Part 1: Design, construction and implementation of the Open Data Portal, 2) Part 2: Digitization of analog resources, 2. The detailed specification and requirements of the subject-matter of the contract are set out in the Annex to the ToR – ‘Description of the subject-matter of the contract’. · Part 1: Design, execution and implementation of the Open Data Portal, which will ensure: 1.1 universal access – thanks to the construction of a dedicated…

Show full description

… portal that will guarantee identified target groups (residents, investors, researchers) transparent and unrestricted access to digital data held by the Bielsko-Biała Municipal Office and other municipal units; 1.2 re-use of data – by making public sector information available in open, structured and machine-readable formats, allowing it to be further used, analysed and processed in new products or services; 1.3 visualisation and automation – by equipping the portal with tools enabling a graphical presentation of the collected information (graphs, maps) and mechanisms for automatic refreshing of data when changes are made to selected source registers; 1.4 integration and scalability – by ensuring a constant exchange of information with the government portal (https://dane.gov.pl) and by creating an architecture that allows for the self-addition of further data sources in the future. 1.5 publication of data – by making available, already as part of the implementation of the portal, spatial data (GIS), a register of memorial sites, the location of defibrillators and lists of municipal council resolutions. · 2) Part 2: Digitization of analog resources, which will ensure: 2.1 digitisation of sources – by transforming the Office's traditional paper archives, consisting exclusively of City Council resolutions, into a structured, fully searchable digital collection; 2.2 supplying the Portal – by providing digitised documents for the purpose of making them available to the public in the newly created Portal.

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published19 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
2 lotsEU-fundedReserved for SMEs

Type of service

72 · IT services79 · Business services48 · Software & IT systems
CPV 72268000 · 72310000 · 72316000 · 79999100 · 48610000 · 48810000

Clement What the numbers say about this buyer

  • In this sector the buyer awards roughly every 3 months (16 awards, most recently July 2026) — by that rhythm the next award was due around October 2026. The last award went to MGGP AERO Sp. z o.o.n = 16
  • 41% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (781 awards since 2015, spread over 348 companies). 59% went to new names.n = 781 awards since 2015
  • The median procedure drew 2 bids (200 procedures with a bid count); 40% ended with a single bidder. Sector: median 1 bid.n = 200
  • The award came in at a median 100% of the estimated value (36 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually about right here. Sector: 99%.n = 36
  • 84% of the bids received came from small and medium-sized enterprises (17 procedures with a bid mix). Sector: 70%.n = 17

From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.

Clement
In comparable contracts in this sector nationwide (3,100 with a known bid count), usually only a single offer came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

›
References: services
• Część 1: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określił warunku… read in fullcollapse
• Część 1: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 4) zdolności technicznej lub zawodowej: Doświadczenie w budowie systemów informatycznych i portali danych: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał jedną (1) usługę obejmującą zaprojektowanie, budowę i produkcyjne wdrożenie systemu informatycznego do udostępniania danych. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie powyższego warunku: Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; UWAGA: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywaniach wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa w wyżej, dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
›
References: services
• Część 1: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określił warunku… read in fullcollapse
• Część 1: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określił warunku w tym zakresie; 4) zdolności technicznej lub zawodowej: Doświadczenie w budowie systemów informatycznych i portali danych: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje: 1. jedną (1) usługę polegającą na skanowaniu dokumentacji papierowej, w tym dokumentacji w twardych oprawach, w ilości co najmniej 2 metrów bieżących lub min. 10 000 stron; 2. jedną (1) usługę polegającą na wykonaniu procesu rozpoznawania znaków OCR w celu uzyskania przeszukiwalnej warstwy tekstowej w plikach wynikowych; 3. jedną (1) usługę polegającą na opracowaniu metadanych opisujących zdigitalizowane dokumenty. Zamawiający dopuszcza, aby powyższe doświadczenie (ppkt 1-3) zostało wykazane w ramach jednego lub kilku odrębnych zamówień (usług). Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie powyższego warunku: Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy y; UWAGA: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywaniach wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa w wyżej, dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
›
Security/guarantee required
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording

Part of a larger project

Zaprojektowanie
The same buyer is tendering this project in several lots.
  1. wykonanie i wdrożenie systemu portali miejskich z wykorzystaniem sztucznej inteligencji – projekt „Transformacja cyfrowa i ekspansja e-usług w Bielsku-Białej”Deadline 4 Nov
  2. wykonanie i wdrożenie Portalu Open Data dla Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej w ramach projektu pn.: „Transformacja cyfrowa i ekspansja e-usług w Bielsku-Białej”Deadline 19 Novthis lot
The deadlines differ — if you offer several trades you can work through them one after another. Matched by buyer and the start of the title; differently named lots may be missing.

Who has won at this buyer so far

Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.

CompanyAwardsPeriod
Spółdzielnia Socjalna Synergia422021–2026
Miejski Zakład Komunikacyjny w Bielsku-Białej Sp. z o.o.132021–2026
ASPAR Sp. z o.o.112023–2025
PreZero Bielsko-Biała S.A.102021–2025
TIMES SZYMKOWSKI i SPÓŁKA Spółka Komandytowo-Akcyjna92022–2025
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.

How often this buyer tenders this kind of work

2
2022
3
2023
1
2024
5
2025
13
2026
24 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.

Contracting authority contact

·
Deadline — Thursday 19 November at 10:00

Tactics

When contracts were awarded in this country and sector, there was usually a single bid in the end. A solid bid has a real chance here. (Based on 3,100 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 31 days between publication and deadline — typical in this country is 18 (median of 9,435 procedures). A normal window for this market.

Foreign bidders

In Poland · IT services, 237 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 12,878 recorded awards) — mostly from Bulgaria, Germany, Belgium.

Submission language: Polish.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Guide: how to apply on e-Zamówienia (Polen) → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.

Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
Put together the evidence — in Polish
The 2 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
To the procurement portal →Official notice on TED →
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

Don't miss the next one

Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.

Register now