SAP H4S4 Transformation and Implementation of SuccessFactors

✓Ein gesondertes Dokument „Kriterien Teilnahmewettbewerb“ legt fest, dass die Nichterfüllung eines Mindestkriteriums zum Ausschluss führt und dass maximal 75 Punkte über die Referenzbewertung erreichbar sind.

✓Der Leistungsumfang des späteren Auftrags ist im Leistungsverzeichnis ausführlich beschrieben.

✓So sind etwa für SuccessFactors Employee Central, Time Off, Time Tracking, Workforce Scheduling, Onboarding, People Analytics sowie für die übergreifende Leistungen (Projektzeit‐ und Aufwandsplanung, Projektorganisation und Kommunikation, Projektmethodik nach SAP Activate, Projektleitung, PMO, Change Management, Schulungen, Testmanagement, Migration, Integration/Schnittstellen, Berechtigungen, Abnahme und Hypercare) jeweils detaillierte Leistungspflichten definiert.

✓Beispiel muss der Auftragnehmer ein Fach‐ und Lösungskonzept erstellen, die Zielprozesse und Organisationsstrukturen konzipieren, Datenmigration aus bestehenden Systemen durchführen, umfangreiche tarifliche und gesetzliche Anforderungen (z.B. TV‐V, TV‐N NW, TV‐AöD, TV Flex AZ, TV‐SöD) abbilden und spezifische Self‐Service‐Szenarien implementieren (wie etwa mobile Antragsprozesse für mobiles Arbeiten, Elternzeit, Mitarbeitertickets, Nebentätigkeiten Deutschlandticket).

✓Die Projektarbeit soll überwiegend remote erfolgen, mit punktuellen Einsätzen vor Ort in Bonn; die Projektsprache ist Deutsch, und die Kommunikation muss fließend auf C1‐Niveau erfolgen.

✓Der Dienstleister ist verpflichtet, standardnah, wartbar, sicher und releasefähig zu implementieren und fachliche Besonderheiten der SWB angemessen zu berücksichtigen.

⚠Zu Zuschlagskriterien und Gewichtung innerhalb des Teilnahmewettbewerbs wird ein klares Bewertungsschema beschrieben.

✓So etwa: Gesamtumsatz, Beschäftigte, HANA‐Migrationsreferenz und SuccessFactors‐Einführungsreferenz als Ausschluss‐Mindestkriterien sowie zwei Punkte‐Kategorien für Referenzen: „Referenzen allgemein“ mit maximal 30 Punkten und „Referenzen qualifiziert“ mit maximal 45 Punkten. Das Dokument zeigt z. B., dass bei SAP‐HANA‐Migrationen ab 10 Referenzen 10 Punkte vergeben werden, während für SuccessFactors‐Employee‐Central‐Einführungen ab vier Referenzen 10 Punkte erreicht werden können.

✓Für qualifizierte Referenzen werden je Referenz Punkte vergeben nach Kriterien wie erfolgreiche SAP H4S4‐Migration bzw. SuccessFactors‐Einführung mit EC/EC Time, Organisationsstruktur mit mehreren Gesellschaften, Beschäftigtenzahl (ab 1.000 bzw. ab 2.000) sowie Status als Stadtwerk oder öffentliches Unternehmen.

❓Ein finales Zuschlagskriterienschema für die Angebotsphase (z.B. Preis‐, Konzept‐, Qualitätspunkte) ist in den vorliegenden Textteilen noch nicht enthalten; es wird aber betont, dass im nächsten Verfahrensabschnitt das finale Leistungsverzeichnis, das Preisblatt und der Vertrag zur Verfügung gestellt werden.

✓So etwa wird auf eine formalisierte Abnahme aller Konzepte, Konfigurationen, Migrationen, Integrationen und Dokumentationen hingewiesen, inklusive gemeinsam erarbeiteter, messbarer Abnahmekriterien, Testanforderungen und Qualitätsstandards.

✓Der Auftragnehmer muss Mängel, Widersprüche oder Abweichungen im Rahmen seines Leistungsumfangs analysieren, dokumentieren und fristgerecht beheben.

✓Die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers stehen unter dem Vorbehalt der zeitlichen und personellen Verfügbarkeit; Verzögerungen oder Mehrleistungen, die nicht auf schuldhafte Verletzung dieser Mitwirkungspflichten zurückgehen, begründen keine Haftung des Auftraggebers.

✓Besonderheiten ergeben sich durch den Wunsch nach einer möglichst konstanten Projektbesetzung und dem erlaubten Einsatz von Nearshore-Ressourcen, sofern deutschsprachige Kommunikation (mindestens C1) sichergestellt ist.

❓Aspekte wie Vertragsstrafen, Sicherheiten, Nachunternehmer, Bindefrist oder eine verpflichtende Ortsbesichtigung werden in den vorliegenden Auszügen nicht konkret geregelt, dürften aber im späteren Vertragswerk bzw. den Vergabebedingungen enthalten sein.

✓Schließlich behandelt der Text auch den Umgang mit Widersprüchen oder Korrekturen.

✓Zum einen wird betont, dass bei der Abnahme festgestellte Widersprüche zu den abgestimmten Anforderungen durch den Auftragnehmer zu beheben sind.

✓Zum anderen ist für vergaberechtliche Widersprüche die Vergabekammer Rheinland benannt, an die sich Bewerber oder Bieter zur Nachprüfung behauptener Vergabeverstöße wenden können.

✓Fragen zu den Teilnahmeunterlagen sind bis zu einer klar definierten Frist über die zentrale Vergabeplattform zu stellen.

✓Soweit ersichtlich, gilt bei inhaltlichen Widersprüchen innerhalb der Leistungsbeschreibung bzw. der Anforderungen die fachliche Entscheidungshoheit des Auftraggebers, und es wird erwartet, dass der Anbieter im Angebot zusätzliche Mitwirkungsleistungen und etwaige Risiken oder Best‐Practice‐Abweichungen offen adressiert.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Bezüglich Sicherheiten (etwa Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaften) enthält der vorliegende Text keine konkreten Anforderungen.

❓Es wird zwar darauf hingewiesen, dass „Bewerbungs-, Vergabe- und Vertragsbedingungen“ gelten und später ein EVB-IT-Pflegevertrag Vertragsbestandteil wird, doch werden im zitierten Text keine expliziten Sicherheiten, keine Prozentsätze und keine Fristen für deren Stellung genannt.

❓Solche Regelungen wären typischerweise in den Vergabe- oder Vertragsbedingungen selbst enthalten; im bereitgestellten Auszug finden sich dazu aber keine Angaben.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

❓Zu Nachunternehmern äußert sich der Text nicht ausdrücklich im Sinne klassischer „Nachunternehmer“-Regelungen (z.B. Anzeige- und Zustimmungspflichten).

✓Es wird jedoch der Einsatz von Nearshore-Ressourcen als „möglich und gewünscht“ beschrieben, sofern eine Verständigung in Wort und Schrift in deutscher Sprache mindestens auf Niveau C1 gesichert ist und im Angebot erläutert wird, wie eine konstante Projektbesetzung über die Laufzeit sichergestellt wird.

❓Konkrete Grenzen oder besondere Nachweispflichten für Nachunternehmer (wie separate Eignungsnachweise, Verpflichtungserklärungen etc.) sind im vorliegenden Text nicht aufgeführt.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Eine Ortsbesichtigung wird im Text nicht erwähnt.

✓Stattdessen wird mehrfach betont, dass der Projekteinsatz überwiegend remote erfolgen soll und Präsenztermine nur „wenn sinnvoll (z.B. Workshops, Lenkungskreissitzungen, Testunterstützungen)“ in den Räumen der Stadtwerke Bonn stattfinden soll.

❓Es wird keine förmliche Baustellen- oder Ortsbesichtigung beschrieben, keine Termine genannt und keine Pflicht zur Teilnahme an einer Besichtigung angeordnet.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise finden sich klare Vorgaben: Das Angebot ist „in deutscher Sprache und in Textform (Word) zu erstellen und als PDF abzugeben“.

✓Die Projektsprache ist Deutsch; die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer muss „fließend in Wort und Schrift (Niveau C1)“ in deutscher Sprache erfolgen.

✓Die Dokumentationssprache für Projektdokumentationen ist ebenfalls Deutsch.

❓Fremdsprachige Nachweise oder Angebotsunterlagen werden im Text weder ausdrücklich noch beschrieben; der klare Fokus auf Deutsch als Angebots-, Projekt- und Dokumentationssprache lässt erkennen, dass Unterlagen in deutscher Sprache erwartet werden.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Hinsichtlich Bindefrist und Frist für Bieterfragen unterscheidet der Text zwischen Teilnahmephase und Angebotsphase.

✓Zusätzliche Auskünfte zu den Teilnahmeunterlagen und zur Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags sind „spätestens bis zum 26.10.2026“ anzufordern; dies ist die explizite genannte Frist für Bieterfragen in der Teilnahmewettbewerbsphase.

❓Eine gesonderte Bindefrist für das spätere Angebot (nach Versand der Anfrage zur Angebotsabgabe, voraussichtlich 25.11.2026) ist im zitierten Text nicht genannt; Angaben zur Bindefrist werden voraussichtlich in den „ausführlichen Unterlagen (finales Leistungsverzeichnis / Preisblatt / Vertrag usw.)“ im nächsten Verfahrensschritt enthalten sein, liegen hier aber nicht vor.

Weitere Angaben

✓Vergabeverfahren SAP H4S4-Transformation und Einführung von SuccessFactors bei den Stadtwerken Bonn

✓Das Eingabedokument beschreibt ein Vergabeverfahren nach der deutschen Vergabeverordnung (VgV) für die Stadtwerke Bonn GmbH (Deutschland).

✓Es geht um die Transformation einer SAP-HCM-Landschaft nach H4S4 und die Einführung von SAP SuccessFactors inklusive anschließender Supportleistungen.

✓Der Text enthält insbesondere die Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags, Eignungs- und Auswahlkriterien sowie Teile des Leistungsverzeichnisses und der Hinweise zur Angebotserstellung; Alle Inhalte sind aus Sicht eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland formuliert.

✓Für den Teilnahmeantrag wird die „Ende der Teilnahmefrist“ mit 10.11.2026, 12:00 Uhr angegeben.