Umowa ramowa Veeam

✓Ergänzend verlangt das BbgVergG die Einhaltung bestimmter Mindestentgelte, Kontrolle von Nachunternehmerketten und entsprechende Vertragsstrafen im Fall von Verstößen.

✓Zum Leistungsumfang wird beschrieben, dass Gegenstand eine über vier Jahre laufende Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Veeam-Produkten und zugehörige Service-/Beratungsleistungen ist, mit einem geschätzten Auftragsvolumen von 1.400.000 EUR netto und einer Höchstgrenze von 1.800.000 EUR netto.

✓Der Leistungsort ist der Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) in Potsdam; bezugs- und nutzungsberechtigt sind der ZIT-BB und verschiedene Landesbehörden bzw. Landesbetriebe Brandenburgs.

✓Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlag (spätestens 01.01.2027) und endet am 31.12.2030; der EVB-IT-Überlassungsvertrag Typ B für die Initialbeschaffung läuft bereits vom 01.01.2026 bis 31.12.2030.

✓Der erste Abruf („Initialbeschaffung“, OZ 1–4 des Preisblatts) erfolgt unmittelbar im Vergabeverfahren; weitere Verlängerungen/Erweiterungen (OZ 5–25) und neue Veeam-Produkte (OZ 26–41) werden bei Bedarf über einzelne Abrufe bestellt, mit Preisbildung über feste Rabattsätze auf die jeweils aktuellen Veeam-Listenpreise und möglichst harmonisierter Laufzeit bis 31.12.2030.

✓Es werden nur Angebote gewertet, die formal vollständig sind und alle Ausschluss- und Eignungskriterien erfüllen.

✓Der Wertungspreis ergibt sich aus der Summe der Positionen OZ 1 bis 41 des Preisblatts; das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält den Zuschlag.

✓Die Gewichtung liegt damit vollständig auf dem Preis; qualitative Kriterien werden im Sinne von Mindestanforderungen (A-Kriterien) geprüft, aber nicht für eine Punktewertung genutzt.

✓Die Bindefrist richtet sich nach der Bekanntmachung auf dem Vergabemarktplatz; innerhalb der Angebotsfrist können Angebote geändert oder zurückgezogen werden, verspätete oder formwidrige Angebote sind zwingend ausgeschlossen.

❓Zu Risiken und Besonderheiten gehören zahlreiche vergaberechtliche und vertragsrechtliche Regelungen.

✓So sind Nachunternehmer und Eignungsleihe über die Formulare 4.3 und 4.4 zu deklarieren und mit Verpflichtungserklärungen nachzuweisen; bei Weitervergabe müssen die BbgVergG-Mindestanforderungen bis zum tatsächlich ausführenden Unternehmen durch Vereinbarungen nach Formular 5.4 EU weitergereicht werden.

✓Es werden Vertragsstrafen bei Entgeltverkürzung oder Verstößen gegen Kontrollpflichten nach BbgVergG von bis zu 5 % der Auftragssumme (max. 250.000 EUR) vorgesehen, verbunden mit möglichen Auftragssperren von bis zu drei Jahren.

✓Außerdem enthält die Muster-Rahmenvereinbarung umfangreiche Regelungen zur außerordentlichen Kündigung bei wiederholt mangelhafter oder verspäteter Leistung, bei Insolvenz des Auftragnehmers oder bei vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen im Vergabeverfahren.

✓Fragen zu den Vergabeunterlagen können nur bis acht Tage vor Angebotsfristende und ausschließlich über den Vergabemarktplatz gestellt werden; Ortsbesichtigungen werden nicht erwähnt.

✓Ein besonderes Risiko liegt darin, dass Änderungen an den Vergabeunterlagen oder die Beifügung eigener AGB zwingend zum Angebotsausschluss führen.

✓Bezüglich Widersprüchen oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen wird die Rangfolge der Vertragsbestandteile klar geregelt: maßgeblich sind die Vergabe- und Vertragsunterlagen in der zuletzt veröffentlichten Fassung, danach das Angebot des Auftragnehmers, dann der EVB-IT-Vertrag und die ergänzenden Bedingungen nach BbgVergG.

✓Fragen und Antworten aus der Bieterkommunikation werden ausdrücklich nicht selbst Vertragsbestandteil, sondern nur verbindlich, wenn sie in Leistungsbeschreibung oder Vertrag eingearbeitet werden.

✓Für Rügen und Nachprüfungsanträge gelten die Fristen nach § 160 GWB; Verstöße müssen gegenüber dem Auftraggeber bzw. der Vergabekammer Brandenburg gerügt werden.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Zunächst zu Sicherheiten: In den zitierten Vergabeunterlagen werden keine expliziten Sicherheiten wie Bietersicherheiten, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaften genannt oder beziffert.

✓Es wird zwar eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1 Mio. Euro Deckungssumme verlangt (vgl. Kriterienkatalog E-A2 und Formular „E1 Unternehmensdarstellung“), diese ist aber eine Eignungsvoraussetzung und keine klassische Sicherheit im Sinne einer Bürgschaft für die Vertragserfüllung.

❓Konkrete Verpflichtungen zur Stellung von Bietergarantien, Erfüllungs- oder Gewährleistungsbürgschaften, inklusive Höhe und Fälligkeit, sind in den zitierten Textpassagen nicht aufgeführt.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern: Nachunternehmer sind ausdrücklich erlaubt.

✓Der Bieter kann „Auftragsteile an andere Unternehmen vergeben (Unteraufträge nach § 36 VgV)“; hierzu sind das Formular 4.3 EU „Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe“ sowie – bei Eignungsleihe oder auf besondere Anforderung – das Formular 4.4 EU „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ zu verwenden.

✓Die Grenzen und Pflichten sind wie folgt: Der Bieter muss die vorgesehene Nachunternehmer namentlich benennen und die übernommenen Leistungsbereiche angeben.

✓Außerdem muss er sicherstellen, dass auch Nachunternehmer und ggf. deren weitere Nachunternehmer die Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formulare 5.3 EU und 5.4 EU) unterschreiben, einschließlich der Pflicht zur Zahlung des Mindestentgelts und zur Duldung von Kontrollen sowie der vereinbarten Vertragsstrafen.

✓Die Unterlagen betonen ferner, dass auch freie Mitarbeiter vergaberechtlich wie Nachunternehmer behandelt werden und dass der Bieter entsprechende Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen (Formular 4.1 EU) auch von Unterauftragnehmern einzuholen hat.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Zur Ortsbesichtigung: In den auszugsweise wiedergegebenen Unterlagen findet sich kein Hinweis auf eine Ortsbesichtigung oder Baustellen-/Systembesichtigung, weder als angebotenes Instrument noch als verpflichtende Teilnahmevoraussetzung.

❓Anders sagte: Es wird keine Ortsbesichtigung erwähnt; folglich gibt es nach dem vorliegenden Text keine Pflicht und auch nicht Termin für eine solche Besichtigung.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise: Die Unterlagen verlangen ausdrücklich, dass Fragen „nur in deutscher Sprache“ gestellt werden und nur dann beantwortet werden (Teil A, Kap. 6 „Unklarheiten und Fragen“).

✓Wird in den Mindestentgeltvereinbarungen (Formulare 5.3/5.4 EU) verlangt, „vollständige, prüffähige, deutschsprachige Unterlagen über die Beschäftigungsverhältnisse“ vorzuhalten bzw. vorzulegen.

✓Auch die verwendeten Formulare und Hinweise sind vollständig deutschsprachig und als zwingend zu verwendende Vordrucke vorgeschrieben.

✓Daraus ergibt sich, dass Angebot und Nachweise in deutscher Sprache einreichen sind; fremdsprachige Nachweise sind nach dem Text nur dann zulässig, wenn sie in prüffähiger deutscher Form (typischerweise durch Übersetzung) vorliegen – eine ausdrückliche Zulassung rein fremdsprachiger Unterlagen ohne deutsche Fassung ist nicht erkennbar.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zur Bindefrist und Bieterfragen: Die Bindefrist selbst wird nicht als Datum im Text genannt, sondern es heißt, „Die Bieter müssen sich an die von ihnen eingereichten Angebote bis Ablauf der Bindefrist (siehe Fristen in der Bekanntmachung) halten“ (Teil A, Kap. 5).

✓Das Angebotsschreiben wiederholt, dass sich der Bieter „bis zum Ablauf der Bindefrist lt. o.g.

✓Angebotsaufforderung“ an sein Angebot gebunden hält.

✓Die genaue Dauer ist also der Bekanntmachung zu entnehmen, nicht den hier zitierten Anlagen.

✓Für Bieterfragen vergoldet: Fragen zu Vergabeunterlagen und Auftragsgegenstand können „bis spätestens acht Tage vor Angebotsfristende“ über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg gestellt werden; nur darüber und nur fristgerecht sowie in deutscher Sprache eingereichte Fragen werden beantwortet.

Weitere Angaben

✓Die vorliegenden Unterlagen betreffen ein offenes Verfahren zur Vergabe einer „Veeam Rahmenvereinbarung“ durch den Brandenburgischen IT-Dienstleister (ZIT-BB) für das Land Brandenburg.

✓Es handelt sich um ein Vergabeverfahren nach deutschem und europäischem Vergaberecht (GWB, VgV, EVB-IT, BbgVergG), auch aus der Perspektive Deutschlands, konkret des Bundeslands Brandenburg und der Europäischen Union.

✓Die Dokumente regeln u. a. Angebotsabgabe, Eignungsnachweise, Mindestentgeltvorgaben und die Rahmenbedingungen des späteren Vertrages.