ECCAIRS.2 - E2 MIDAS - Maintenance, Infrastructure, Development and Application Support

✓Bei den Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung wird ausdrücklich auf das beste Preis‐Leistungs‐Verhältnis abgestellt.

✓Der Gesamtwert setzt sich zusammen aus 50 % Preis und 50 % Qualität.

✓Die technische Qualität wird über fünf Unterkriterien bewertet (z.B. „Rationale & Strategy“ mit 25 Punkten, „Case studies“ mit 30 Punkten, „Organisation of work“ mit 20 Punkten, „Takeover/Handover/Business Continuity“ mit 15 Punkten und „Quality assurance & AI controls“ mit 10 Punkten).

✓Der Preis wird anhand einer gewichteten Gesamtsumme der angebotenen Tagessätze berechnet, wobei die niedrigste gewichtete Summe den Referenzwert für die Finanzpunktzahl bildet (Finanzscore = 100 * niedrigster Preis / Preis Angebot X).

✓Preise sind in EUR, fix für die Laufzeit, vollständig inklusive aller Kosten und für EASA als umsatzsteuerbefreite EU-Agentur netto ohne MwSt zu kalkulieren.

✓Zu Risiken und Besonderheiten hebt der Text verschiedene Aspekte hervor, etwa: die Pflicht, alle Leistungen im Einklang mit EU-Sicherheits-, Datenschutz-, Umwelt-, Sozial- und Arbeitsrechtsvorgaben sowie mit EASA-Sicherheitsanforderungen (Appendix 2 und 3 des Vertrages) zu erbringen; die Notwendigkeit eines IT Security Managers und eines Security Operations Centers (SOC) mit definiertem Operating Model; strenge Anforderungen zur Vermeidung und Meldung von Sicherheitsvorfällen und Datenschutzverletzungen; die Verpflichtung zur Betrugsprävention und ‐erkennung gegenüber Unterauftragnehmern und Personal; sowie die Gefahr eines Ausschlusses bei professionellen Interessenkonflikten.

✓Vertragsstrafen werden im Auszug über Verweise auf „Liquidated damages for delays“ und „Reduction in price“ im Vertragsentwurf erwähnt, ohne konkrete Sätze zu nennen.

✓Subunternehmer sind zulässig, müssen identifiziert werden (Anhang 4, Commitment Letters Anhang 5.1/5.2), dürfen bei kritischen Funktionen wie Lead Consultant und Project Manager nicht eingesetzt werden, und unterliegen denselben Zugangs-, Sicherheits- und Konfliktregeln.

✓Bindefrist und Fristen für Rückfragen sind im Vertragsbekanntmachungspunkt 5.1.12 und im Fragenprozess (z.B. keine Pflicht zur Beantwortung von Fragen weniger als sechs Arbeitstage vor Fristablauf) geregelt.

❓Eine Pflicht zur Ortsbesichtigung wird im Text nicht erwähnt; es gibt nur die virtuelle Angebotsöffnung als besonderes Verfahrenselement.

✓Bezüglich etwaiger Widersprüche oder Korrekturen in den Unterlagen macht der Text klar, welche Angaben im Zweifel gelten.

✓Darüber hinaus gilt, dass bei fehlender Angabe zum Datenverarbeitungsort davon davon ausgegangen wird, dass personenbezogene Daten ausschließlich im EU/EWR‐Gebiet verarbeitet werden; Abweichungen sind im technischen Angebot ausdrücklich zu benennen.

✓Insgesamt ist die strikte Einhaltung der Mindestanforderungen und Formvorgaben konstitutiv – Angebote, die diese Anforderungen einschränken, konditionieren oder offen lassen, werden nicht weiter geprüft.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Hinsichtlich Sicherheiten (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft) enthält der vorliegende Auszug keine Regelungen, die eine solche Sicherheit ausdrücklich verlangen.

✓Genannt ist nur als Auswahlkriterium F2 das Erfordernis einer „angemessenen Berufshaftpflichtversicherung“ mit einer Mindestdeckung von 2.000.000 EUR, deren Nachweis mit dem Angebot (Annex 13 und Versicherungsnachweis) zu erbringen ist.

❓Weitere Kautions- oder Bürgschaftsformen (z.B. Bietungs-, Erfüllungs- oder Mängelansprüche-bürgschaften) werden im vorliegenden Text nicht erwähnt; falls es entsprechende Vorgaben gibt, wären sie im nicht mitgelieferten Teil der Ausschreibungsunterlagen bzw. des Mustervertrages zu prüfen.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern wird deutlich, dass Subunternehmer generell zulässig sind, aber bestimmten Grenzen und Nachweispflichten unterliegen.

✓So vergoldet: Nur Wirtschaftsteilnehmer mit Zugang zur Ausschreibung (d.h. aus den ausdrücklichen genannten, zulässigen Ländern und nicht von EU-Sanktionen betroffen) dürfen als Subunternehmer oder kapazitätsstellende Einheiten eingesetzt werden.

✓Nachunternehmer, auf deren Kapazitäten sich der Bieter beruft, müssen die betreffenden Leistungen tatsächlich selbst erbringen.

✓Formell sind u.a. eine „List of identified subcontractors and proportion of subcontracting“ (Anlage 4) sowie Commitment Letters der Subunternehmer (Anlage 5.1) bzw. sonstige kapazitätsstellender Einheiten (Anlage 5.2) vorgelegt.

✓Darüber hinaus müssen alle sicherheits- und betrugsbezogenen Pflichten des Auftragnehmers (Sicherheitsmanagement, Informationssicherheit, Incident Management, Fraud Prevention) vertraglich an Subunternehmer und deren Personal weitergegeben und auf Anfrage belegt werden.

✓Für bestimmte Kapazitätskriterien (z.B. SOC-Fähigkeit T4) ist ausdrücklich möglich, dass diese durch Konsortialpartner, identifizierte Subunternehmer oder andere kapazitätsstellende Einheiten erbracht werden, sofern deren Verfügbarkeit nachgewiesen wird.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Eine Ortsbesichtigung oder Vor-Ort-Besprechung vor Angebotsabgabe wird im bereitgestellten Text nicht erwähnt.

❓Konkrete Termine oder eine Pflicht zur Teilnahme an einer Besichtigung vor Angebotsabgabe sind im vorliegenden Auszug nicht geregelt; soweit eine Ortsbesichtigung vorgesehen wäre, müsste sie in anderen Teilen der Ausschreibungsunterlagen oder der Bekanntmachung (Contract Notice) beschrieben sein.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

❓Zur Sprache der Angebote und Nachweise enthält der gegebene Auszug keine explizite Sprachklausel.

❓Ebenso finden sich keine ausdrücklichen Regelungen zur Zulässigkeit fremdsprachiger Nachweise und ggf. erforderlicher Übersetzungen.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Die Bindefrist für Angebote wird im Auszug nur indirekt erwähnt: Es heißt, dass die Gültigkeitsdauer des Angebots in Abschnitt 5.1.12 der Auftragsbekanntmachung angegeben ist; während dieser Zeit dürfen Bieter ihr Angebot nicht ändern, und das Angebot ist für den Auftragnehmer im Falle der Zuschlagserteilung für die gesamte Vertragsdauer bindend.

❓Eine konkrete Zahl an Tagen oder ein Datum ergibt sich aus den hier vorliegenden Textstellen nicht.

✓Bezüglich der Frist für Bieterfragen ist hingegen eine klare Regel genannt: Zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen können ausschließlich schriftlich über das F&T-Portal angefordert werden, und die Vergabestelle ist nicht verpflichtet, Anfragen zu beantworten, die weniger als sechs Arbeitstage vor Ablaufsfrist für die Einreichung der Angebote eingehen.

Weitere Angaben

✓EASA-Ausschreibung „ECCAIRS.2 – E2 MIDAS“: Rahmenbedingungen zu Teilnahme, Sicherheit und Eignung

✓Der Text betrifft eine offene Ausschreibung der European Union Aviation Safety Agency (EASA) für die Dienstleistungen „ECCAIRS.2 – E2 MIDAS – Maintenance, Infrastructure, Development and Application Support“.

✓Er beschreibt insbesondere die Teilnahmevoraussetzungen, Eignungskriterien (wirtschaftlich/finanziell, technisch), Sicherheits- und Datenschutzanforderungen sowie formale Regelungen zur Angebotsabgabe über eSubmission.

✓Der geografische Bezug ist klar europäisch: Teilnahmeberechtigt sind Wirtschaftsteilnehmer aus EU-Mitgliedstaaten sowie u.a. Norwegen, Island, Liechtenstein, Schweiz, den Westbalkan-Staaten mit Stabilisierungs- und Assoziierungsabkommen und aus Georgien, Moldau und der Ukraine; alle Leistungen müssen innerhalb der Europäischen Union erbracht werden.

❓Der Text gibt damit die Sicht einer EU-Agentur mit Sitz in Deutschland (EASA, Köln) wieder.

✓Der Leistungsort ist überwiegend das EU-Standort des Auftragnehmers, mit begrenzte Reisen zu EASA-Standorten (Köln, Brüssel) während der Vertragsdurchführung.

✓Alle zusätzlichen Informationen und Berichtigungen werden über das F&T-Portal veröffentlicht, und es liegt in der Verantwortung der Wirtschaftsteilnehmer, während der Angebotsfrist dort regelmäßig nach Aktualisierungen zu sehen.