Framework Agreement for Event Management

Die Universität Hamburg (UHH) ist mit mehr als 40.000 Studierenden und ca. 12.000 Mitarbeitenden eine der größten Forschungs- und Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Sie nutzt ihre Räumlichkeiten und Außenflächen zeitweise für universitäts-eigene Veranstaltungen, etwa Tagungen, Ausstellungen oder wissenschaftliche Vortragsveranstaltungen, sowie für Veranstaltungen Dritter mit zumeist wissenschaftsnaher Ausrichtung. In diesem Zusammenhang wird ein Unternehmen benötigt, das qualifizierte Veranstaltungsleiter*innen für diese Veranstaltungen stellt und das die zuständigen Stellen der UHH bei der Planung von Sicherheitsmaßnahmen beratend unterstützt. Die eingesetzten Veranstaltungsleiter*innen sollen die Universität Hamburg als Betreiberin ihrer Gebäude bei Veranstaltungen vor Ort vertreten und übernehmen zu diesem Zweck zeitlich begrenzt die Betreiberpflichten laut §38 VStättVo. Die Universität beabsichtigt zu diesem Zweck eine Rahmenvereinbarung gemäß § 21 VgV für die Dienstleistung der Veranstaltungsleitung abzuschließen. Für diese Rahmenvereinbarung ist eine Laufzeit von 12 Monaten mit der Option auf dreimalige Verlängerung um jeweils 12 weitere Monate vorgesehen. Der Rahmenvertrag hat damit eine Maximallaufzeit von 48 Monaten. Es ist ein Beginn zum 1. Dezember 2026 vorgesehen. Das jährliche Volumen wird unverbindlich auf 1.000 Einsatzstunden geschätzt, wovon ca. 70 % von Veranstaltungsleiter*innen höherer Qualifikation (Meister*innen/ Veranstaltungsfachwirt*innen) geleistet werden. Das maximale Gesamtvolumen der Rahmenvereinbarung liegt bei 6.000 Einsatzstunden über die maximale Gesamtlaufzeit des Vertrags.