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Product Catalog Workplace Hardware
Produktkatalog Arbeisplatzhardware — original title
Your path to submission
- Deadline: 13 November at 23:59 — 13 days left.
- You submit on evergabe.NRW — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the cosinex platform required (created instantly); offers go through the bidding tool, usually plain text form suffices — no qualified signature. Sort out account and signature first — not on submission day.
- Collect your evidence — the eligibility requirements are listed on this page; for many of them the analysis explains how to obtain them.
What the buyer is looking for
The summary in English is being prepared. The official description below is in the original language (DE).
Show original description (DE)
Produktkatalog Arbeitsplatzhardware
Contract
Type of service
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 3 months (8 awards, most recently October 2024) — by that rhythm the next award was due around January 2025. The last award went to Bechtle GmbH.n = 8
- 66% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (51 awards since 2022, spread over 18 companies). That is well above the sector norm (40%) — newcomers have a harder time here than elsewhere.n = 51 awards since 2022
- The award came in at a median 105% of the estimated value (5 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually too low here. Sector: 83%.n = 5
- The median procedure drew 2 bids (51 procedures with a bid count); 41% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 51
- Across 11 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: Trade register enrolment (8 of 11), Quality management (2 of 11), References: services (1 of 11).n = 11
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Tender documents at a glance
The essentials of the tender documents, checked statement by statement against the documents. For your bid, the original documents count.
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Vergabeverfahren Justiz NRW – Bezugsvertrag Arbeitsplatz- und Druckerhardware 2027–2029
The input text concerns a German public procurement procedure (Land Nordrhein‑Westfalen, JUSTIZ NRW) for IT workstation and printer hardware including associated services, governed by German law (GWB/VgV, VOL/B, ZVB‑NRW, EVB‑IT) and EU rules on public procurement and sanctions.
The country perspective is explicitly German (Land NRW, deutsches Recht), with references to EU law (e.g.
Verordnung (EU) Nr. 833/2014, Richtlinien 2014/23/EU, 2014/24/EU, GATS) and inner‑EU aspects (Umsatzsteuer beim innergemeinschaftlichen Erwerb).
Such as in the Bewerbungs- und Vergabebedingungen (Formular 511 EU), the bidder must submit its offer exclusively via the Vergabemarktplatz NRW using the provided forms.
Required declarations include: Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU, strafrechtliche und vergaberechtliche Ausschlussgründe, Steuern/Sozialabgaben), Eigenerklärung Sanktionspaket Russlandbezug (Formular 523 EU), ggf. Einheitliche Europäische Eigenerklärung bei Nicht‑Präqualifizierung, Angaben zu Unteraufträgen/Eignungsleihe (Formulare 533a, 533b, 534b) und – bei Bewerber-/Bietergemeinschaften – die Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531 EU) mit Bevollmächtigten und gesamtschuldnerischer Haftung.
Die Eignungsanforderungen werden insbesondere im Anforderungskatalog (LOS 1/LOS 2, Abschnitt „Weitergehende Anforderungen“) konkretisiert: Firmenprofil, Niederlassungen und Techniker, Unternehmensverbund, Organisation und qualitätsgerechte Auftragsabwicklung, Qualifikation der Mitarbeiter (Vertragsabwicklung, Service) sowie mindestens zwei detaillierte, vergleichbare Referenzprojekte.
Umsatzzahlen, Versicherungsnachweise o.ä. werden im vorliegenden Ausschnitt nicht konkret als Mindestanforderung genannt, können aber vergaberechtskonform zusätzlich gefordert werden; fremdsprachige Nachweise sind auf Verlangen mit deutscher Übersetzung einzureichen.
Such as in den Leistungsbeschreibungen und Anforderungskatalogen LOS 1 und LOS 2, der Vertragsgegenstand ist ein Bezugsvertrag (Sukzessivlieferungsvertrag) über die Lieferung von Arbeitsplatzhardware (ohne Drucker, inkl. mobile Arbeitsplatzstationen) und Druckerhardware (inkl. Verbrauchsmaterialien) plus Dienstleistungen (Roll‑out, Service, Garantie) für die Justiz NRW.
Der Hauptvertragszeitraum für Hardware ist im LOS‑Text typischerweise 01.01.2027–31.12.2027 mit automatischer Verlängerung um jeweils 12 Monate bis maximal 31.12.2029, wobei für Verbrauchsmaterialien über einen Zusatzvertrag eine längere Laufzeit (z.B. bis 31.12.2033 bzw. 31.03.2034 laut verschiedenen Fassungen) vorgesehen ist.
Der Bedarf ist ausschließlich bedarfsabhängig (kein Mindest-/Höchstabnahmevolumen); der Auftraggeber verpflichtet sich grundsätzlich, seinen Bedarf an den ausgeschriebenen Leistungen während der Laufzeit ausschließlich über den Auftragnehmer zu decken, mit Ausnahmen (z.B. Nichtverfügbarkeit, deutlich günstigere marktübliche Preise Dritter).
Zur Bezifferung des voraussichtlichen Umfangs werden beispielhaft historische Beschaffungsmengen für PCs, Monitore, Notebooks, Tablets, Convertibles sowie verschiedene Druckerklassen angegeben; eine gleichmäßige Verteilung wird ausdrücklich nicht garantiert, und es wird darauf hingewiesen, dass Gesamtmengen ggf. in kurzer Zeit (z.B. innerhalb von 3 Monaten) zu liefern sind und eilbedürftige Einzellieferungen binnen 4 Wochen möglich sein müssen.
Show all 18 statements
Such as in den ZVB‑NRW/ VOL/B/EVB‑IT-Vertragsbedingungen und den Haupt-/Zusatzverträgen, bestehen zahlreiche Risiken und besondere Bedingungen für den Auftragnehmer: strikter Ausschluss eigener AGB, Gesamtverantwortung für Funktionsfähigkeit, Kompatibilität und Dienstleistungserbringung auch bei Einsatz von Subunternehmern; strenge Regelungen zu Unteraufträgen (vorherige Zustimmung, wettbewerbliche Vergabe, Bevorzugung von KMU, Gleichbehandlung bei Zahlungs-/Sicherheitsbedingungen, Hinweis auf öffentlichen Auftrag).
Es gelten Obhutspflichten, Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften, Haftungsbegrenzungen für den Auftraggeber bei Sachschäden (nur Vorsatz/grobe Fahrlässigkeit), sowie umfangreiche Regelungen zu Behinderungen, Verzug, Lösung des Vertrages (bis hin zu fristloser Kündigung bei Insolvenz, unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen oder wiederholten Verstößen gegen Weisungen), Vertragsstrafe bei Fristüberschreitungen (max. 0,5 % je Woche, insgesamt 8 % des betroffenen Leistungswertes), Sicherheitsleistungen/Bürgschaften ab bestimmten Auftragswerten mit strengen formalen Anforderungen, Güteprüfung mit Freigabevermerk als Voraussetzung für Auslieferung, detaillierte Anforderungen an Lieferscheine, Stundennachweise und Rechnungen, Skonto-/Zahlungsfristen (typisch 14 Tage mit Skonto, 30 Tage netto) sowie Gerichtsstand in Köln.
Die Bindung an Haushaltsmittel (Vertragsabwicklung unter Haushaltsvorbehalt) ist ausdrücklich geregelt.
Eine ausdrückliche Pflicht zur Teilnahme an einer Ortsbesichtigung wird im Ausschnitt nicht allgemein für alle Lose angeordnet, im EVB‑IT‑Servicevertrag wird aber die Option dokumentiert, dass der Auftragnehmer Gelegenheit zur Besichtigung des IT‑Systems und der Systemumgebung hatte.
Fragen und Unklarheiten sind vor Angebotsabgabe über den Kommunikationsraum des Vergabemarktplatzes zu stellen; Änderungen/Ergänzungen an Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen sowie nicht zugelassene Nebenangebote sind unzulässig und führen zum Ausschluss.
Zudem existieren in den Anforderungskatalogen und Leistungsbeschreibungen LOS 2 unterschiedliche Fassungen mit abweichenden Vertragslaufzeiten und Bezugszeiträumen (z.B. Vertragsende 31.12.2029 vs. 31.03.2030 und korrespondierende Enddaten für Verbrauchsmaterialien; unterschiedliche historische Bezugsjahre ab 2020 bzw. 2023; unterschiedliche Losbeschreibung „zwei Lose“ vs. „drei Lose“ mit mobilen Arbeitsplatzstationen).
Only the contracting authority's tender documents are binding. As of: 28/10/2026
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| Bechtle GmbH | 20 | 2022–2026 |
| Crayon Deutschland GmbH | 4 | 2022–2025 |
| Foxit Europe GmbH · Berlin | 3 | 2025 |
| Thax Software GmbH · Berlin | 3 | 2024–2025 |
| MOStron Elektronik · Viersen | 3 | 2024–2025 |
How often this buyer tenders this kind of work
Contracting authority contact
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 8 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 104 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much more generous than usual — time for a thorough bid rather than a quick one.
Foreign bidders
In Germany · Office & computing machinery, 100 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 13,262 recorded awards) — mostly from Austria, France, Estonia.
How to bid
Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
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