How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Digitisation of files Building Law Office
Aktendigitalisierung Baurechtsamt — original title
DEGermany · Pforzheim
Your path to submission
- Deadline: 26 November at 11:00 — 25 days left.
- The submission point is stated in the notice (link on this page).
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
Document Digitization Building Law Office · Framework agreement with a contractual partner on the conituary retrieval for the digitization of building files of the Building Law Office of the City of Pforzheim (01.02.2027 to 31.01.2029 optional until 31.01.2030
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
Contract
TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published30 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
Contract period1 Feb 2027 → 31 Jan 2029
Place of performancePforzheim
Framework agreement
Type of service
79 · Business services
CPV 79999100
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 4 months (13 awards, most recently February 2026) — by that rhythm the next award was due around June 2026. The last award went to MR ProTect GmbH.n = 13
- 43% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (393 awards since 2018, spread over 220 companies). 57% went to new names.n = 393 awards since 2018
- The median procedure drew 3 bids (387 procedures with a bid count); 29% ended with a single bidder. Sector: median 4 bids.n = 387
- 88% of the bids received came from small and medium-sized enterprises (117 procedures with a bid mix). Sector: 77%.n = 117
- 2% of the bids received came from other countries (117 procedures with a bid mix) — all bidders, not just the winners. Sector: 6%.n = 117
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 30/10/2026.
Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
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Product samples
Zusammen mit dem Angebot legt der Bieter ein Musterbeispiel einer gescannten Akte vor. Die zu scannenden Musterakten werden bei der Besichtigung ausgegeben
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References: services
Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten D… read in fullcollapse
Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO und einem Umfang von mindestens 250 lfm Aktenbstand oder mindestens 1 Million gescannten Seiten
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References: works
Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten D… read in fullcollapse
Der Bieter benennt der Stadt Pforzheim mit Abgabe des Angebots mindestens drei Referenzen öffentlicher Auftraggeber (aus den letzten 3 Jahren) und deren Ansprechpartner, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Als vergleichbar gelten Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO und einem Umfang von mindestens 250 lfm Aktenbstand oder mindestens 1 Million gescannten Seiten
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Staff qualifications
Nachweis Berufshaftpflichtversicherung, Eigenerklärung zur Tariftreue
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Minimum annual headcount
Angaben gem. der Anforderungen aus dem Vordruck der Eigenerklärung zur Eignung
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Professional liability insurance
Nachweis Berufshaftpflichtversicherung, Eigenerklärung zur Tariftreue
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Other economic requirement
Angaben gem. der Anforderungen aus dem Vordruck der Eigenerklärung zur Eignung
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Average minimum annual turnover
die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eigerklärung zur Eignung abzugeben
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Minimum annual turnover
die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eingerklärung zur Eignung abzugeben
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Minimum turnover in the contract field
die Angaben sind anhand des Vordrucks der Eingerklärung zur Eignung abzugeben
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Professional register enrolment
Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriftendes Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, so… read in fullcollapse
Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriftendes Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Fristzur Abgabe der Bewerbung mit dem Angebot wiedergibt. Wird einer der geforderten Nachweise (bzw. Bescheinigungen) in dem betreffenden Herkunftsland nicht ausgestellt, so kann dieser durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die das Unternehmen vor einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder jeder anderen befugten Behörde des betreffenden Herkunftslandes abgibt. In den Staaten, in denen es einen derartigen Eid nicht gibt, kann dieser durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar hat eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder der feierlichen Erklärung auszustellen. Nachweise oder Bescheinigungen in einer anderen als der deutschen Sprache sind in einer beglaubigtenÜbersetzung vorzulegen. Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §123 und § 124 GWB
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Trade register enrolment
- Aktueller Handelsregister- oder Firmenregisterauszug in Kopie, für Bieter außerhalb Deutschlands ersatzweise die Nachweise gem. § 44 Abs. 1 VgV (nicht älter als 6 Monate) - sofern dieser nicht über eine kostenfreie Datenbank von der Vergabestelle abrufbar ist.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
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Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
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Administrative conditions
The full notice, official wording
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| TIP-TOP Dienstleistungen GmbH | 11 | 2025–2026 |
| Grötz Bauunternhemung GmbH · Nürtingen | 9 | 2025 |
| BAI Sonderfahrzeuge GmbH | 6 | 2020–2025 |
| Myska Garten und Landschaftspflege · Wurmberg | 5 | 2025–2026 |
| Lohe Gebäudedienste GmbH · Pforzheim | 5 | 2019–2025 |
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.
How often this buyer tenders this kind of work
2
2019
9
2020
1
2021
3
2022
6
2023
15
2024
6
2025
11
2026
53 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.
·
Deadline — Thursday 26 November at 11:00
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, usually about 3 bids came in. A normal field for this market. (Based on 14 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 27 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
Foreign bidders
In Germany · Business services, 349 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 29,674 recorded awards) — mostly from Belgium, Italy, United Kingdom.
Submission language: German.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
How to bid
Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 2 portals
All known sources are notice services. The buyer names the submission point in the notice itself.
TEDNoticeÖffentliche Vergabe (Datenservice)Notice
Put together the evidence — in German
The 12 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
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