Framework agreement for postal services

✓Rechnungen sind monatlich nach Leistungserbringung zu stellen, gegliedert nach Sendungsformaten, mit Ausweis der Bruttoeinzelpreise und – soweit vereinbart – skontofähigen Beträgen.

✓Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind wie folgt festgelegt: Bewertungs­preis zu 30 % und Qualität zu 70 %, wobei die Qualität sich unterteilt in Qualitätsmanagement (20 %), Umgang mit Versandspitzen (10 %), Auswahl/Qualifikation/Schulung des Personals (20 %), Reklamationskompetenz (10 %) und Nachhaltigkeit (10 %).

✓Der Preis wird mittels linearer Interpolation bewertet; das niedrigste in die 4. Wertungsstufe gelangte Angebot erhält die volle Punktzahl, das 1,5-fache und höhere Preise erhalten 0 Punkte, dazwischen erfolgt eine lineare Bewertung auf Basis der Nettosumme.

✓Für die Qualität muss jeder Bieter ein Gesamtkonzept mit Ausführungskonzepten zu den genannten Unterpunkten vorlegen (mindestens 5, höchstens 20 DIN-A4-Seiten).

✓Die Konzepte werden auf einer Skala von 0–10 Punkte bewertet, mit abgestuften Beschreibungen für sehr gute bis mangelhafte Darlegungen.

✓Nachhaltigkeit umfasst z.B. emissionsarmen Transport, ressourcenschonende Verpackungen, CO2-arme Zustellinfrastruktur, alternative Antriebstechnologien und ggf. Kompensation verbleibender Emissionen; Berechnungsgrundlagen und Standards sind nachvollziehbar dargestellt.

✓Zu Risiken und Besonderheiten zählen insbesondere Vertragsstrafen, Sicherheitsleistungen, der Einsatz von Nachunternehmern, Fristen und Korruptionprävention.

✓Es gibt eine Vertragsstrafe bei schuldhaftem Verzug nach AGB (1 % je Woche bis max. 5 % der Auftragssumme) und eine spezielle Vertragsstrafe bei Überschreitung vereinbarter Sendungslaufzeiten im Rahmen eines Messverfahrens nach § 11 RV (z.B. 0,3 % verspätete Sendungen → 0,3 % des jährlichen Entgelts, begrenzt auf 5 % p.a.).

✓Sicherheitsleistungen und Bürgschaften sind in den ZAVB geregelt (Sicherheit für Vertragserfüllung und Mängelansprüche, Bürgschaft von EU/EWR/WTO-Kreditinstituten, selbstschuldnerisch, mit Verzicht auf bestimmte Einreden).

✓Nachunternehmer dürfen wesentliche Teile der Leistung nur mit Zustimmung des Auftraggebers ausführen; der Bieter muss sie im Angebotsformular anzeigen, Eignungsnachweise vorlegen und sicherstellen, dass Kapazitäten bei Auftragserfüllung verfügbar sind.

✓Bietergemeinschaften müssen im Angebotsformular erklären und sind nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr änderbar; nach Zuschlag muss bei Ausfall einzelner Mitglieder die Leistungserbringung gesichert bleiben, ein neues Mitglied kann nur mit Zustimmung der Universität aufgenommen werden.

✓Besondere Fristen sind die Angebotsfrist (03.11.2026, 23:59 Uhr), die Bindefrist (bis 14.12.2026) und die Fragenfrist (21.10.2026).

❓Ortsbesichtigungen werden im Ausschnitt nicht beschrieben, aber besteht ein Unterrichtungsrecht des Auftraggebers und von Prüfern über die Ausführung der Leistungen.

✓Korruptionsvermeidung ist ausdrücklich vertragliche Pflicht; Verstöße können eine Kündigung aus wichtigem Grund nach ZAVB/Vertrag auslösen.

✓Hinsichtlich Widersprüchen oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen ist mehrfach klargestellt, dass Änderungen und Ergänzungen an Vergabeunterlagen unzulässig sind und in der Regel zum Angebotsausschluss führen.

✓Angebote sind ausschließlich auf Grundlage der Vertragsbedingungen der Universität (AGB UL, ZAVB, Vertragsmuster) abzugeben; bietereigene AGB sind ausgeschlossen und entfalten keine Wirkung.

✓Sofern es Abweichungen oder Bedenken zum Inhalt der Anfrage/Ausschreibung gibt, hat der Bieter diese vor Angebotsabgabe über DTVP mitgeteilt.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

✓Zu Sicherheiten und Bürgschaften wird im Abschnitt „Zusätzliche Allgemeine Vertragsbedingungen der Universität Leipzig“ ausdrücklich auf „Sicherheitsleistungen“ und „Bürgschaften“ eingegangen.

✓So wird etwa festgelegt, dass eine Sicherheit für die Vertragserfüllung alle Verpflichtungen aus dem Vertrag (einschließlich Mängelansprüche, Schadensersatz und Erstattung von Überzahlungen) abdeckt und eine gesonderte Sicherheit für Mängelansprüche vorgesehen ist.

✓Ebenso wird bestimmt, dass solche Sicherheiten in Form einer selbstschuldnerischen Bürgschaft eines zugelassenen Kreditinstituts oder Kredit‐/Kautionsversicherers aus der EU, dem EWR oder einem WTO‐Vergabevertragsstaat zu stellen sind, mit Verzicht auf bestimmte Einreden.

❓Die genaue Höhe der Sicherheitsleistungen und die konkrete Fälligkeit (bis wann die Bürgschaft einreichen ist) werden in den zitierten Passagen nicht beziffert; sie dürften, wie üblich, im vollständigen Vertrag oder einer gesonderten Regelung festgelegt sein, sind aber im bereitgestellten Ausschnitt nicht ersichtlich.

❓Eine besondere Bietersicherheit (z.B. Angebotsbürgschaft) wird im Text nicht erwähnt.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zum Einsatz von Nachunternehmern ist sowohl in den AGB als auch in den Bewerbungsbedingungen eine klare Regelung enthalten.

✓So ist etwa festgelegt, dass der Auftragnehmer die Ausführung der Leistung oder wesentlicher Teile nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers an Dritte übertragen darf.

✓Darüber hinaus muss der Auftragnehmer dem Auftraggeber die eingesetzten Nachunternehmer und deren eigene Unterunternehmer spätestens bis zum Leistungsbeginn mit Namen, gesetzlichen Vertretern und Kontaktdaten mitteilen und auf Verlangen Eignungsnachweise vorlegen.

✓In den Bewerbungsbedingungen wird auch verlangt, dass beabsichtigte Unterauftragnehmer schon im Angebotsformular benannt werden; der Bieter erklärt dabei gleichzeitig, dass ihm zum Zeitpunkt der Auftragserfüllung die erforderlichen Kapazitäten dieser Nachauftragnehmer zur Verfügung stehen werden.

✓Ergänzend wird – etwa im Zusammenhang mit der EU-Sanktionsregelung – darauf hingewiesen, dass keine Unterauftragnehmer/Lieferanten mit einem Russland-Bezug (wie in der zitierten Vorschrift definiert) eingesetzt werden dürfen, deren Anteil am Auftragswert mehr als 10 % beträgt.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Zur Frage einer Ortsbesichtigung enthält das übermittelte Dokument keine Angabe über eine explizite vorgesehene oder verpflichtende Besichtigung.

❓Es wird zwar ausführlich auf Abnahme, Prüfungsrechte des Auftraggebers und auf werkseigene Prüfungen des Auftragnehmers eingegangen, aber findet sich kein Hinweis auf einen konkreten Besichtigungstermin vor Angebotsabgabe oder auf eine Pflicht zur Teilnahme an einem Ortstermin.

❓Aus den vorliegenden Textstellen ergibt sich sich also, dass eine Ortsbesichtigung zumindest in den hier zitierten Vergabeunterlagen weder vorgesehen noch verpflichtend geregelt ist; sollte eine Besichtigung dennoch angeboten oder empfohlen werden, wäre sie in anderen, nicht im Ausschnitt enthalten Teilen der Vergabeunterlagen beschrieben.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Die Sprache der Angebote und der Nachweise ist eindeutig festgelegt.

✓In den Bewerbungsbedingungen wird ausdrücklich verlangt, dass das Angebot „in deutscher Sprache“ abzufassen ist, wobei die Verwendung anderssprachiger Fachtermini zulässig ist.

✓Ebenso bestimmt § 20 der AGB der Universität Leipzig, dass bei der Auslegung des Vertrages ausschließlich der in deutscher Sprache abgefasste Vertragswortlaut verbindlich ist und Erklärungen sowie Verhandlungen in deutscher Sprache erfolgen.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Die Bindefrist des Angebots und die Frist für Bieterfragen sind konkret datiert.

✓So wird in der Aufforderung zur Angebotsabgabe (und nochmals im Protokoll der Bieterfragen) festgelegt, dass die Angebotsfrist am 3.11.2026, 23:59 Uhr endet und die Angebotsbindefrist bis zum 14.12.2026 läuft.

✓Zusätzlich wird in den Bewerbungsbedingungen allgemein klargestellt, dass die Verfahrensfristen gemäß Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen verbindlich sind, und dass das Angebot bis zum Ablauf der Zuschlags‐ bzw. Bindefrist bindend bleibt.

✓Hinsichtlich der Bieterfragen wird ausdrücklich vorgeschrieben, dass Fragen zum Vergabeverfahren über die Plattform DTVP einreichen sind und „bis spätestens zum 21.10.2026“ vorliegen müssen; später eingehende Fragen können „ggf. nicht mehr bearbeitet und beantwortet werden“.

Weitere Angaben

✓Das Eingabedokument betrifft ein EU-Vergabeverfahren nach der VgV der Bundesrepublik Deutschland (Universität Leipzig) zur Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Postdienstleistungen.

✓Es enthält Auszüge aus der Aufforderung zur Angebotsabgabe, dem Vertragsmuster, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und den zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZAVB) der Universität Leipzig sowie dem Protokoll der Bieterfragen.

✓Die Perspektive ist eindeutig deutsch: Es wird auf deutsches Recht (GWB, VgV, VOL/B, BGB, DSGVO, deutsches Postgesetz, deutsches Umsatzsteuerrecht) und deutsche Institutionen (Bundesnetzagentur, Universität Leipzig, deutsches Vergabeportal DTVP) Bezug genommen.

✓Der Text legt zunächst allgemeine Rahmenbedingungen des Vergabeverfahrens fest, wie etwa den Leistungszeitraum (1.1.2027–31.12.2032), die losweise Vergabe (Los 1 Briefe, Los 2 Päckchen/Pakete), die Art der Angebotsübermittlung (grundsätzlich elektronisch über DTVP) und die Zuschlagskriterien (Preis und Qualitätskonzepte).

✓Ebenso werden die maßgeblichen Vertragsgrundlagen genannt: das Vertragsmuster zur Rahmenvereinbarung, die AGB der Universität Leipzig für Lieferungen und Leistungen und die zusätzlichen allgemeinen Vertragsbedingungen (ZAVB).

✓Aus diesen Dokumenten ergeben sich die Regelungen zu Sicherheiten, Nachunternehmern, Sprache, Bindefrist und Fristen für Bieterfragen.