How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Study trip China HWB
Studiereis China HWB — original title
BEBelgium · Kortrijk
Your path to submission
- Deadline for requests to participate: 23 November at 10:00 — 22 days left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
- The submission point is stated in the notice (link on this page).
- Offer and evidence in: Dutch.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
The assignment concerns the complete organization, coordination and execution of an integrated study trip to China for 180 students and supervisors of the bachelor's and graduate programs of the Commercial Sciences, Business Administration and Computer Science (HWB&IT) group of VIVES, with a possible expansion of a suspected number of 35 additional participants. The trip will take place from Thursday 11 March 2027 until Saturday 20 March 2027. The assignment includes the organisation of international flights, accommodation, local transport, meals, guidance, bilingual guides, company visits, cultural activities, participant communication, visa guidance and the organisational support necessary for the preparation and execution of the study trip.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
Contract
TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published22 Oct 2026
ProcedureNegotiated procedure with prior publication
Type of service
63 · Transport support services
CPV 63500000
Clement What the numbers say about this buyer
- 5% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (21 awards since 2024, spread over 19 companies). 95% went to new names.n = 21 awards since 2024
- The median procedure drew 2 bids (9 procedures with a bid count); 22% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 9
- 14% of awards went to companies from abroad (21 awards with a known winner country). Sector average: 17%.n = 21
- Across 4 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: References: supplies (2 of 4), References: services (2 of 4), Average minimum annual turnover (2 of 4), Staff qualifications (1 of 4).n = 4
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Clement
In comparable contracts in this sector nationwide (60 with a known bid count), usually only 2 offers came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
›
Minimum annual turnover
De inschrijver toont zijn economische en financiële draagkracht aan door middel van een verklaring betreffende zijn totale jaaromzet gedurende de drie meest recent beschikbare boekjaren. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om bij twijfels omt… read in fullcollapse
De inschrijver toont zijn economische en financiële draagkracht aan door middel van een verklaring betreffende zijn totale jaaromzet gedurende de drie meest recent beschikbare boekjaren. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om bij twijfels omtrent de financiële draagkracht aanvullende informatie op te vragen. Minimumeisen: De inschrijver realiseerde gedurende de laatste drie afgesloten boekjaren een gemiddelde jaarlijkse omzet van minstens € 800.000 (max 2x geraamde waarde opdracht) .
›
References: services
De inschrijver toont aan dat hij gedurende de volledige duur van de studiereis kan beschikken over minstens één begeleider/expert met grondige kennis van China. De voorgestelde begeleider maakt deel uit van het uitvoeringsteam en is gedurende de volledige duur… read in fullcollapse
De inschrijver toont aan dat hij gedurende de volledige duur van de studiereis kan beschikken over minstens één begeleider/expert met grondige kennis van China. De voorgestelde begeleider maakt deel uit van het uitvoeringsteam en is gedurende de volledige duur van de studiereis fysiek aanwezig. Minimumeisen: De inschrijver toont aan dat de voorgestelde begeleider/expert beschikt over: - aantoonbare kennis van de Chinese economische, maatschappelijke en culturele context; - relevante ervaring in het begeleiden van groeps- of studiereizen naar China; - de capaciteit om deelnemers inhoudelijke duiding te verschaffen tijdens de verschillende onderdelen van het programma. De begeleider beschikt over: - Een actieve beheersing van de Nederlandse taal - Een actieve beheersing van het Mandarijn-Chinees, zodat rechtstreekse communicatie met lokale bedrijven, organisaties, instellingen en dienstverleners mogelijk is. - Aantoonbare kennis van de Chinese economische, maatschappelijke en culturele context; - Aantoonbare ervaring met het begeleiden van groeps- of studiereizen naar China; De inschrijver voegt bij zijn inschrijving: - Een curriculum Vitae van de voorgestelde begeleider - Een overzicht van minimum drie vergelijkbare opdrachten uitgevoerd door die begeleider gedurende de laatste 5 jaar - Een overzicht van relevante opleiding(en), professionele ervaring en/of publicaties waaruit de expertise inzake China blijkt; Graag beperken tot maximaal twee A4 pagina’s recto verso.
›
Professional liability insurance
De inschrijver beschikt over een geldige aansprakelijkheidsverzekering die de risico’s dekt die verbonden zijn aan de organisatie en uitvoering van de opdracht. Minimumeisen: De verzekering omvat minstens: - burgerlijke aansprakelijkheid uit hoofde van de expl… read in fullcollapse
De inschrijver beschikt over een geldige aansprakelijkheidsverzekering die de risico’s dekt die verbonden zijn aan de organisatie en uitvoering van de opdracht. Minimumeisen: De verzekering omvat minstens: - burgerlijke aansprakelijkheid uit hoofde van de exploitatie; - burgerlijke aansprakelijkheid voor schade voortvloeiend uit de uitvoering van de opdracht, voor zover van toepassing; - de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer voor schade aan deelnemers, derden of goederen die voortvloeit uit fouten, nalatigheid of tekortkomingen bij de organisatie, coördinatie of begeleiding van de reis. Het verzekerde bedrag bedraagt minimaal € 1.000.000 per schadegeval en per verzekeringsjaar. De inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming een ondertekende verklaring waaruit blijkt dat hij beschikt over een verzekering die voldoet aan voormelde vereisten of dat hij zich ertoe verbindt een dergelijke verzekering af te sluiten uiterlijk bij de aanvang van de opdracht. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om op elk ogenblik tijdens de plaatsingsprocedure en vóór de gunning een verzekeringsattest of een afschrift van de verzekeringspolis op te vragen.
›
References: services
De inschrijver toont aan dat hij beschikt over relevante ervaring met de organisatie van reizen naar China voor grote groepen (minimum 100 deelnemers). Minimumeisen: Er worden minstens drie relevante referenties vereist van reizen naar China voor grote groepen… read in fullcollapse
De inschrijver toont aan dat hij beschikt over relevante ervaring met de organisatie van reizen naar China voor grote groepen (minimum 100 deelnemers). Minimumeisen: Er worden minstens drie relevante referenties vereist van reizen naar China voor grote groepen. Minstens één referentie heeft betrekking op de organisatie van een internationale studiereis voor een instelling voor hoger onderwijs. [SD1.1] De ingediende referenties moeten aantonen dat de inschrijver ervaring heeft met de organisatie van groepsreizen naar China waarbij bedrijfs- en/of instellingenbezoeken een wezenlijk onderdeel vormden van het programma. Gelieve op te geven: - Opdrachtgever - Uitvoeringsperiode - Bestemming - Aantal deelnemers - Korte beschrijving van de opdracht en de bedrijfsbezoeken
›
Other economic requirement
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassin… read in fullcollapse
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| SODEXO BELGIUM SA | 3 | 2024 |
| Bits of Love | 1 | 2024 |
| Academic Software | 1 | 2026 |
| Apotheek Delbeke-AErts BVBA | 1 | 2024 |
| De Ridder T.D.R. | 1 | 2025 |
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.
How often this buyer tenders this kind of work
3
2024
1
2026
4 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.
·
Deadline — Monday 23 November at 10:00
Deadline for requests to participate
Tactics
When contracts were awarded in this country and sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 60 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 32 days between publication and deadline — typical in this country is 34 (median of 3,233 procedures). A normal window for this market.
The deadline falls on a Monday — your last full working day is the Friday before. Have evidence and guarantees together by Thursday.
Foreign bidders
In Belgium, 5,874 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 29,618 recorded awards) — mostly from France, Germany, Netherlands.
Submission language: Dutch.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
How to bid
Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
Put together the evidence — in Dutch
The 5 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.
Register now