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New construction of the sports hall Karlshagen - Technical equipment
Neubau der Sporthalle Karlshagen - Technische Ausrüstung — original title
Your path to submission
- Deadline for requests to participate: 2 November at 10:00 — 1 day left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
- The submission point is stated in the notice (link on this page).
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
What the buyer is looking for
The contract includes the technical planning services for technical equipment pursuant to §§ 53 et seq. HOAI in conjunction with Annex 15 HOAI (basic services for service phases 1-9) for the new construction of the Karlshagen sports hall. The specialist planning services for sanitary, heating and ventilation installations, high-voltage and low-voltage installations with satellite system, bell system, burglar and fire alarm system, wired and wireless network, lighting as well as sound and video technology must be provided. Further details can be found in point 2.2 of the procurement document. · The former sports hall of the municipality of Karlshagen in Schulstraße 4, 17449 Karlshagen, is organizationally affiliated with the Heinrich Heine School. In addition to school sports and other school events, the municipality offers clubs, groups, etc. the use of the sports hall. However, the…
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… sports hall is drained and will be demolished. The municipality of Ostseebad Karlshagen (hereinafter also referred to as "the contracting authority") therefore intends to build a new sports hall in the immediate vicinity (land: Street of Peace 6, 17449 Karlshagen). The new building is to be a 2-field sports hall including a social wing. Please refer to the enclosed site plan (Annex 01) to illustrate the planned area for the new sports hall.
Contract
Type of service
Tender documents at a glance
The essentials of the tender documents, checked statement by statement against the documents. For your bid, the original documents count.
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Vergabeverfahren TGA-Planungsleistungen Neubau Sporthalle Karlshagen (Deutschland)
Der Text behandelt ein deutsches, EU-weites Vergabeverfahren (Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach GWB/VgV) für TGA-Planungsleistungen beim Neubau einer Sporthalle in Karlshagen.
Der Blickwinkel ist eindeutig der eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland, unter Bezug auf EU-Recht (z.B. Verordnung (EU) Nr. 833/2014 zu Russland-Sanktionen).
Russland wird nur im Kontext der EU-Sanktionsvorschriften erwähnt; weitere Länder erscheinen nur mittelbar über EU-Regelungen.
Inhaltlich ist das Verfahren zweistufig aufgebaut: Zunächst ein Teilnahmewettbewerb (Eignungsprüfung und Auswahl von max. fünf Bewerbern), anschließend eine Angebots- und Verhandlungsphase mit Erstangebot, ggf. mehrere Verhandlungsrunden und finalem Angebot.
Die gesamte Kommunikation sowie die Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebote erfolgt ausschließlich elektronisch und in deutscher Sprache über das Deutsche Vergabeportal (DTVP).
Fördermittel spielen eine zentrale Rolle in der Finanzierung des Projekts; ihr Ausbleiben kann zur Aufhebung des Verfahrens führen.
Zu den einzureichenden Unterlagen: Im Teilnahmewettbewerb sind zwingend die Formblätter/Anlagen 03 (Eigenerklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB), 04 (Eigenerklärung Umsatz), 05 (Eigenerklärung Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung), 06 (Referenzliste TGA – Unternehmensreferenzen), 07 (Eigenerklärung Russland-Sanktionen) sowie – falls einschlägig – 08 (Erklärung Bietergemeinschaft) und 09 (Verpflichtungserklärung Eignungsleihe) eingereicht.
In der Angebotsphase sind dann insbesondere das Preisblatt (Anlage 10), die persönliche Referenzliste des Projektleiters (Anlage 11), die Angaben zur Berufserfahrung des Projektleiters (Anlage 12), zwei Konzepte (Organisation/Personal/örtliche Präsenz und Zeitplanung/Kostenkontrolle) sowie Erklärungen nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz M-V und MinArbV M-V (Anlagen 13 und 14) vorgelegt.
Optional kommen – bei Einsatz von Nachunternehmern – die Erklärung zur Weitergabe von Leistungen (Anlage 15) und auf Verlangen die Verpflichtungserklärung Nachunternehmer (Anlage 16) hinzu.
Bezüglich der Eignungs-Mindestanforderungen verlangt der Auftraggeber unter anderem: einen kumulierten Mindestumsatz der letzten drei Geschäftsjahre von 500.000 EUR netto (Eigenerklärung Anlage 04), eine Berufs-/Betriebshaftpflicht mit mind. 4 Mio. EUR für Personen-/Sachschäden und 2 Mio. EUR für Vermögensschäden, je zweifach jährlich (Anlage 05), sowie ausreichende Personalstärke (Mitarbeiterstruktur wird bewertet; bei weniger als drei einschlägigen Beschäftigten: 0 Punkte, faktisch Nichteignung).
Weiter sind Unternehmensreferenzen (Anlage 06) zwingend: mindestens zwei vergleichbare Referenzen (TGA-Fachplanung für Sporthallen oder ähnlich, 2016–2026, mind. KG 400 = 2 Mio. netto EUR, LPH 3-8 abgeschlossen); bei Nichterfüllung erfolgt Ausschluss.
In der Angebotsphase gelten zusätzliche Mindestanforderungen an die persönlichen Referenzen des Projektleiters (vergleichbare Projekte mit mind. 1 Mio. EUR KG 400 und LPH 3–8) und an dessen Berufserfahrung (Bewertung ab 3 Jahre, volle Punktzahl ab 15 Jahre).
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Zertifikate im engeren Sinn werden im Text nicht gefordert; maßgeblich sind Erfahrung, Umsatz, Versicherung und personelle Kapazitäten.
Zu Fristen und Terminen finden sich vor allem verfahrensbezogene Vorgaben, aber keine konkreten kalendarischen Daten.
Solche sind der Auftragsbekanntmachung und den Fristangaben auf der Vergabeplattform zu entnehmen.
Fragen der Bieter sind ausschließlich schriftlich über DTVP zu stellen; mündliche Auskünfte sind ausgeschlossen.
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Bieterinformationen und Klarstellungen auf der Plattform veröffentlicht werden; Angebote müssen zwingend auf Basis der jeweils letzten Version der Unterlagen erstellt werden, andernfalls droht Ausschluss.
Die Bindefrist des Angebots und eventuelle Ortstermine/Besichtigungen sind in den vorliegenden Auszügen nicht konkret geregelt; hierzu ist auf die Bekanntmachung bzw. weitere Unterlagen zu verweisen.
Wichtig ist, dass nicht form- und fristgerecht eingereichte oder unvollständige Teilnahmeanträge/Angebote nach § 57 VgV ausgeschlossen werden können.
Die Zuschlagsentscheidung erfolgt nach einer detaillierten Bewertungsmatrix (Zuschlagskriterien in Ziff. 10): Honorar/Preis ist mit 50 % gewichtet (45 % Gesamthonorar, 5 % Stundensatz; jeweils relativer Preisvergleich mittels Dreisatz), die Erfahrung des Projektleiters mit 30 % (20 % persönliche Referenzen, 10 % Berufserfahrung) und die Projektorganisation/Projektmanagement-Konzepte mit 20 % (je 10 % für Organisation/Personal/örtliche Präsenz bzw. Zeitplanung/Kostenkontrolle).
Für die Konzepte gilt eine qualitative Bewertungsskala von 0 bis 10 Punkte, orientiert etwa daran, ob die Ausführungen nachvollziehbar und plausibel sind und erkennen lassen, dass die Leistung vollumfänglich erbracht werden kann.
Der Zuschlag geht nach § 127 GWB i.V.m. § 58 VgV an das wirtschaftlichste Angebot; bei Punktegleichstand entscheiden zunächst der Preis, dann ggf. das Los.
Ein Zuschlag auf das beste Erstangebot ohne Verhandlungen bleibt vorbehalten.
Risiken und Besonderheiten: Besonders hervorzuheben sind (1) die Abhängigkeit von Fördermitteln, die als Geschäftsgrundlage definiert ist; bei Wegfall kann das Verfahren aufgehoben werden, ohne Zuschlagspflicht des Auftraggebers.
(2) Strenge Ausschlussregeln nach §§ 123,124 GWB, einschließlich Pflicht- und fakultativer Ausschlussgründe sowie der gesonderten Eigenerklärung Russland-Sanktionen für Bieter, Bietergemeinschaftsmitglieder, Nachunternehmer (ab 10 % Auftragswert) und Eignungsleiher.
(3) Regelungen zu Bietergemeinschaften und Eignungsleihe: gemeinsame Haftung bei Eignungsleihe in Bezug auf wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Pflicht zur Vorlage zusätzlicher Erklärungen und Nachweise durch eignungsleihende Unternehmen; bei Bietergemeinschaften gesamtschuldnerische Haftung und Pflicht, bestimmte Eignungsnachweise für jedes Mitglied einzeln zu erbringen.
(4) Einsatz von Nachunternehmern: sie sind namentlich zu benennen; es sind Erklärungen zur Weitergabe von Leistungen (Anlage 15) und auf Verlangen Verpflichtungserklärungen und Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen und Russland-Sanktionen für Nachunternehmer vorzulegen.
Vertragsstrafen und Sicherheiten im engeren Sinne werden in den Auszügen nicht beschrieben; sie sind voraussichtlich im Entwurf Planervertrag TGA (Anlage 02) geregelt und müssen bei Angebotsabgabe einkalkuliert werden.
Only the contracting authority's tender documents are binding. As of: 08/10/2026
What you must prove — eligibility criteria
Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern das Unternehmen bereits seit dieser Zeit besteht, andernfalls eine Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens seit dessen Bestehen. Bitte ve… read in fullcollapse
Eigenerklärung des Bewerbers, dass für den Auftragsfall eine dem Auftrag entsprechende Berufshaftpflichtversicherung bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den folgenden Deckungssummen abgeschlossen wird: i) Personen- und Sachschäden: 4.000.000 EU… read in fullcollapse
Benennung von Referenzen (Referenzen des Unternehmens) für Planungsleistungen, die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind. Die einzureichenden Referenzen des Bewerbers haben folgende Angaben zu enthalten: - Benennung des Auftraggebers (Kontaktdaten… read in fullcollapse
Tender documents — direct download
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| Ingenieubüro Grieser · Greifswald | 1 | 2018 |
| Thomas Niessen · Bergen | 1 | 2018 |
Contracting authority contact
Tactics
When contracts were awarded in this country and sector, usually about 3 bids came in. A normal field for this market. (Based on 105,107 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 27 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
The deadline falls on a Monday — your last full working day is the Friday before. Have evidence and guarantees together by Thursday.
Foreign bidders
In Germany · Architecture & engineering, 404 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 111,169 recorded awards) — mostly from Austria, Switzerland, Poland.
Submission language: German.
How to bid
Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
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