Oberst-Hermann-Kaserne, Eutin Development of property extension Technical planning Technical equipment

✓Die Unterlagen heben Risiken und Besonderheiten der Vertrags- und Verfahrensgestaltung hervor.

✓So bestehen Sicherheiten über Zahlungs-Einbehalte von 5 % jeder Zahlung bis insgesamt 5 % des tatsächlichen Gesamthonorars, ersetzbar durch selbstschuldnerische, unbefristete Bankbürgschaft eines EU-Kreditinstituts.

✓Die AVB enthalten Regelungen zu Abnahme, Vergütung (inkl. Zeithonorare mit strengen Nachweispflichten), Abrechnung (Schlussrechnung binnen zwei Monate, ansonsten Ersatzschlussrechnung auf Kosten des Auftragnehmers), Zahlungsplan und Abschlagszahlungen.

✓Ablaufstörungen während der Bauausführung führen grundsätzlich nicht zur Honoraranpassung, es sei denn § 313 BGB greift; eine Verlängerung der Objektüberwachung bis zu 20 % oder - bei Überwachungszeiträumen von 30 Monaten und mehr - bis zu sechs Monaten ist als zumutbar definiert.

✓Der Auftraggeber behält ein umfangreiches Kündigungsrecht nach §§ 648, 648a BGB sowie bei Verstößen gegen Nachunternehmer-/Personaleinsatzvorgaben oder im Insolvenzfall.

✓Besonderheiten ergeben sich auch aus der Sabotageschutzüberprüfung des eingesetzten Personals, der Pflicht zur Nutzung eines Planteamservers und einer CDE/Kollaborationsplattform, aus der Verpflichtung nach Verpflichtungsgesetz und der Einhaltung von Sicherheits- und Ordnungsvorschriften innerhalb der militärischen Liegenschaft.

✓Zu Bindefrist, Fristen und Fragen sieht das Verfahren vor: Angebotsfristen und Bindefristen werden im Aufforderungsschreiben (II-6-1 für Erstangebote, gesondertes Schreiben für endgültige Angebote) konkretisiert; Die Angebote sind über die Vergabeplattform GM.SH elektronisch eingereicht, inklusive unterschriebenem Vertragsentwurf als eigenständiger Datei und elektronische Signatur des Auftragnehmers.

✓Verhandlungen sind beim Erstangebot und etwaigen Folgeangeboten zulässig (Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV), aber ausdrücklich nicht über das endgültige Angebot (Verbot von Verhandlungen nach § 17 Abs. 10 VgV).

✓Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform bis zur Angebotsabgabe zu stellen; für die Erstellung der Angebote werden keine Kosten erstattet.

❓Eine Pflicht zur Ortsbesichtigung wird in den auszugsweise dargestellten Texten nicht explizit erwähnt, der Zutritt zur Liegenschaft unterliegt aber Sicherheits- und Sabotageschutzbestimmungen, was faktisch besondere Zutrittsvoraussetzungen für Planer und Bauüberwacher schafft.

✓Hinsichtlich möglicher Widersprüche oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen zeigen die Arbeitshilfen und Formblätter, wie im Fall unvollständiger oder form-/fristwidriger Unterlagen nach § 56 VgV nachgefordert oder ausgeschlossen wird; die „Arbeitshilfe Prüfung Teilnahmeantrag“ beschreibt z.B., dass bei Eignungsleihe zwingend auch das andere Unternehmen das FB II-1 ausfüllen muss.

✓Solche Arbeitshilfen sind jedoch interne Prüfschemata des Auftraggebers, keine Vertragsbestandteile.

✓Für Honorarangaben sind die Vorgaben unter Ziffer I im Tabellenblatt II‐7‐1 „bindend und dürfen nicht verändert werden“; dortige Vorgaben gehen widersprechenden eigenen Kalkulationsformen vor.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

✓Zunächst zu den Sicherheiten: Im Vertragsteil „Allgemeine Vertragsbestimmungen“ (§ 12 Zahlungen) ist geregelt, dass der Auftraggeber von jeder Zahlung 5 % einbehält, bis insgesamt 5 % des tatsächlichen Gesamthonorars erreicht sind.

✓Diese Einbehalte dienen ausdrücklich „als Sicherheit für die Vertragserfüllung, insbesondere die vertragsgemäße Ausführung der Leistung einschließlich der Abrechnung, Mängelansprüche und Schadensersatz, Vertragsstrafen, Rückzahlung von Überzahlungen, Ansprüche auf vertragsgemäße Erbringung von geänderten und zusätzlichen Leistungen und Ansprüche bei Nichtabführung von Beiträgen an die Sozialversicherungsträger“.

✓Der Auftragnehmer kann anstelle dieses Einbehalts eine selbstschuldnerische, unbefristete Bankbürgschaft eines in der EU zugelassenen Kreditinstituts/Kreditversicherers stellen, unter Verzicht auf die Einrede der Vorausklage.

✓Solche Sicherheiten sind für die Honorarsumme bis zur Höhe von 5 % des Gesamthonorars vorgesehen und „spätestens nach erfolgter Teilabnahme“ der Leistungsstufen 1–4 auszuzahlen bzw. zurückzugeben, soweit der Sicherungszweck nicht mehr besteht.

❓Eine gesonderte Bietersicherheit (Angebots-/Bietungsgarantie) ist im vorliegenden Text nicht vorgesehen oder erwähnt.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern: Der Einsatz von Nachunternehmern ist grundsätzlich erlaubt, aber stark regelgebunden.

✓Nach § 1 Nr. 1.6 AVB hat der Auftragnehmer die Leistungen mit seinem eigenen Büro bzw. mit den „mit dem Auftraggeber vereinbarten Nachunternehmern“ zu erbringen; der Einsatz weiterer Nachunternehmer bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in Textform.

✓Außerdem muss der Auftragnehmer nach § 5 Nr. 5.4 mit etwaigen Nachunternehmern vertraglich sicherstellen, dass die urheber- und Nutzungsrechte des Auftraggebers an Unterlagen und Werk auch gegenüber diesen gewahrt werden.

✓In den Vergabeformularen (Teilnahmeantrag II‐1, Verzeichnis II‐3, Verpflichtungserklärung II‐4, Angebotsschreiben II‐7) ist vorgesehen, dass der Bewerber/Bieter erklären muss, welche Teile des Auftrags an Unterauftragnehmer vergeben werden, welche anderen Unternehmen (bei Eignungsleihe) Kapazitäten zur Verfügung stellen und dass für diese Unternehmen die Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen.

✓Bei Eignungsleihe ist auch eine Haftungserklärung der anderen Unternehmen gegenüber dem Auftraggeber vorzulegen.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Zur Ortsbesichtigung: Im vorliegenden Auszug wird keine klassische „Ortsbesichtigung“ (Bauwerks-/Geländebegehung vor Angebotsabgabe) beschrieben.

✓Es finden zwar Verhandlungsgespräche statt, die entweder in den Räumen der Vergabestelle oder als Videokonferenz (Jitsi) durchgeführt werden sollen, wozu ein gesonderter Leitfaden beigefügt ist; diese Gespräche dienen aber der Verhandlung der Erst- und Folgeangebote, nicht einer Ortsbesichtigung.

❓Eine Pflicht zur Teilnahme an einer Ortsbesichtigung vor Angebotsabgabe, einschließlich Terminangaben, ist im bereitgestellten Text nicht enthalten.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Hinsichtlich der Sprache der Angebote und Nachweise ist mehrfach festgelegt, dass alle Angebote in deutscher Sprache abfassen sind.

✓So heißt es es etwa in der „Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots“ (II‐6‐1) und in der „Aufforderung zur Abgabe eines endgültigen Angebots“ sowie im Abschnitt „Sonstiges“ jeweils: „Alle Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen.“ Die Vergabeplattform-Kommunikation und die Formblätter sind durchgängig deutschsprachig.

❓Ob fremdsprachige Nachweise zulässig sind, wird in den zitierten Textstellen nicht ausdrücklich geregelt; es wird aber durchgehend davon ausgehen, dass Erklärungen und Nachweise in den vorgesehenen deutschen Formblättern und Anlagen eingereicht werden.

❓Etwaige fremdsprachige Unterlagen wären also nur zulässig, wenn die Auftragsbekanntmachung oder ergänzende Vergabeunterlagen dies ausdrücklich erlauben bzw. eine Übersetzung vorsehen; hierzu enthält der vorliegende Text keine spezifische Öffnung oder Ausnahme.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Schließlich zu Bindefrist und Fristen für Bieterfragen: Das Angebotsschreiben (Formblatt II‐7) enthält gesonderte Felder für „Angebotsfrist“ und „Bindefrist“, die mit Datum und Uhrzeit (Bindefrist jeweils bis 24:00 Uhr) ausgefüllt werden; konkrete Daten sind im Muster als Platzhalter („xx.xx.xxxx“) vorgesehen, werden auch erst projektspezifisch eingesetzt.

✓Damit ist klar, dass der Bieter bis zum Ablauf der in II‐7 eingetragenen Bindefrist an sein Angebot gebunden ist, sowohl beim Erstangebot als auch beim endgültigen Angebot (bei letzterem wird die Bindefrist in der Aufforderung zur Abgabe des endgültigen Angebots II‐6‐5 zusätzlich genannt).

✓Was Bieterfragen betrifft, wird in der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots ausdrücklich darauf hingewiesen: „Bitte nutzen Sie bei Fragen zu den Vergabeunterlagen die Möglichkeit auf der Vergabe-Plattform Bieterfragen zu stellen, bevor Sie Ihr Angebot abgeben.“ Eine konkrete kalendermäßige Frist (z.B. Anzahl Tage vor Angebotsfrist) wird im aktuellen Text nicht genannt; als zeitliche Grenze ergibt sich nur, dass Fragen vor Angebotsabgabe über die Plattform zu stellen sind.

Weitere Angaben

✓Vergabeunterlagen Fachplanung Technische Ausrüstung – Überblick zu Sicherheiten, Nachunternehmern, Sprache und Fristen

✓Der Text behandelt die Vergabeunterlagen und den Vertragsentwurf für einen öffentlichen Auftrag zur Fachplanung Technische Ausrüstung (Anlagengruppen 1, 2, 4, 5, 8) für die Oberst-Herrmann-Kaserne in Eutin.

✓Grundlage sind deutsche Vergabe- und Vertragsregelungen (GWB, VgV, VOB, UVgO, RBBau, BHO), also ein klar deutschrechtlicher Kontext mit Blick auf Bauaufgaben des Bundes und das Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GM.SH).

✓Es wird aus Sicht einer deutschen öffentlichen Auftraggeberin geregelt, wie Angebote sind, wie der spätere Planungsvertrag ausgestaltet ist und welche Anforderungen an Eignung, Unterauftragsvergabe, Kommunikation und Sicherheiten gestellt werden.