How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Extension of a fiber optic measuring system, stationary measuring and processing computer, hardware and software (in 4 lots)
Erweiterung eines faseroptischen Messsystems, Stationärer Mess- und Verarbeitungsrechner, Hard- und Software (in 4 Losen) — original title
Your path to submission
- Deadline: 5 November at 23:59 — 5 days left.
- You submit on Vergabemarktplatz (cosinex) — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the cosinex platform required (created instantly); offers go through the bidding tool, usually plain text form suffices — no qualified signature. Sort out account and signature first — not on submission day.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Contract
Type of service
Clement What the numbers say about this buyer
- 16% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (20 awards since 2025, spread over 14 companies). That is well below the sector norm (40%) — this buyer switches suppliers more often than others.n = 20 awards since 2025
- The median procedure drew 2 bids (7 procedures with a bid count); 29% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 7
- From notice to award takes a median 17 days here (16 procedures). Sector: 82 days.n = 16
- 5% of awards went to companies from abroad (20 awards with a known winner country). Sector average: 1%.n = 20
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Tender documents at a glance
The essentials of the tender documents, checked statement by statement against the documents. For your bid, the original documents count.
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✓ found in the documents · ❓ not found in the documents or general statement
DFOS-Systemerweiterung und IT-Ausstattung – Vergabeunterlagenüberblick
The input text contains the core tender documents for a public procurement procedure under German and Brandenburg law (UVgO, VOL/A, VOL/B, BbgVergG) for “DFOS-Systemerweiterung und IT-Ausstattung” issued by the Fachhochschule Potsdam, Germany.
It sets out the contractual framework, submission obligations and evaluation rules from the point of view of a German public contracting authority in the State of Brandenburg, with references to EU law (e.g.
Such as with typical Brandenburg VHB-VOL procedures, the bidder must submit a complete offer using the prescribed forms.
Obligatory are in particular: the Angebotsschreiben (Formular 3.3), the actual offer (including prices and technical specifications), the Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 4.1), the Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.3, whose fehlende Unterschrift macht das Angebot unvollständig), plus a separate self-declaration on economic and financial capacity and proof of registration in a professional or commercial register (or equivalent proof of lawful professional practice).
Optional or “im Bedarfsfall” forms, to be submitted only if relevant, are the Bietergemeinschaftserklärung (4.2), Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe (4.3), Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (4.4), Erklärung Frauenförderung (4.5) and Vereinbarung Mindestanforderungen Nachunternehmer/Verleiher (5.4) if subcontractors or staff leasing are planned.
Offers must be in German, electronically in Textform via the Vergabeportal, signed/identifiable in conformity with the UVgO and the Verpflichtungsgesetz; otherwise they can be excluded.
Der Leistungsort ist die Fachhochschule Potsdam, Verwendungsstelle/Empfangsstelle nach ZVB-Bbg (frei Verwendungsstelle, Lieferung montags–freitags 8:30–14:00 Uhr), mit verbindlichen Ausführungs-/Lieferfristen, die aber im Auszug nicht datumsgenau konkretisiert sind.
Such as outlined in the Aufforderung zur Angebotsabgabe und der Wertungsmatrix, die Zuschlagsentscheidung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot unter Gewichtung fest definierter Kriterien je Los.
Für Los 1: Angebotspreis 60 %, Technische Leistungsfähigkeit 30 %, Support und Anschlussmöglichkeiten 10 %.
Für Los 2: Angebotspreis 50 %, Funktionsumfang 30 %, Bedienbarkeit und Dokumentation 10 %, Support und Updates 10 %.
Für Los 3: Angebotspreis 50 %, Technische Leistungsfähigkeit 30 %, Garantie und Service 10 %, Lieferzeit 10 %.
Für Los 4: Angebotspreis 40 %, Technische Leistungsfähigkeit 40 %, Service und Support/Garantie 10 %, Lieferung und Inbetriebnahme/Lieferzeit 10 %.
Show all 20 statements
Die Wertungsmatrix (max. 10 Punkte je Kriterium, 1000 Gesamtpunkte) konkretisiert die Punktzuweisung, während die Leistungsbeschreibungen festlegen, dass die Erfüllung sämtlicher Mindestanforderungen zwingende Ausschlussvoraussetzung ist; die technische Leistungsfähigkeit ist insbesondere durch eine vollständig ausgefüllte Erfüllungsmatrix und nachvollziehbare technische Nachweise zu belegen.
Such as emerges from the BbgVergG-bezogenen Formularen 5.1, 5.2 und 5.3 sowie den Zusätzlichen Vertragsbedingungen ZVB-Bbg, bestehen besondere Risiken und Bedingungen für Bieter: strikte Mindestentgeltpflichten nach § 6 Abs. 2 BbgVergG mit Kontroll- und Nachweispflichten, Stichprobenkontrollen in Lohnabrechnungen, vertraglich vereinbarte Vertragsstrafen von 1 % der Auftragssumme pro schuldhaftem Fall (max. 25.000 €; bei Mehrfachverstößen insgesamt höchstens 5 % / 250.000 €), und die Möglichkeit einer Auftragssperre bis zu drei Jahren bei schweren Verstößen (Eintragung in zentrale Sperrliste).
Nach Formular 5.3 ist ein besonderes Kündigungsrecht des Auftraggebers bei Verletzung dieser Pflichten vereinbart.
Subunternehmer dürfen nur bei gleichwertiger Verpflichtung auf Mindestentgelte und Kontrollen eingesetzt werden (Formular 5.4) und unterliegen denselben Vertragsstrafen.
Weitere Risiken: generelles Lösungsrecht/Kündigungsrecht des Auftraggebers bei Verstößen gegen VOL/B-Pflichten, Korruptionsverstöße, Pfändung von Forderungen; feste Preise, keine Bearbeitungsvergütung; Eigentums- und Gefahrübergangsregeln; eng definierte Zahlungsfristen mit Skonto; Bindefrist bis 04.12.2026; strenge Ausschlussgründe nach GWB, UVgO und Strafgesetzbuch, mit Pflicht zur Eigenerklärung und ggf. Selbstreinigung.
Such as indicated in the timeline and procedural rules, die Frist für Bieterfragen endet am 29.10.2026, die Angebotsfrist am 05.11.2026, 23:59 Uhr, die Bindefrist am 04.12.2026.
Sämtliche Kommunikation läuft über das Vergabeportal; Nebenangebote sind ausdrücklich nicht zugelassen; elektronische Angebote in Textform sind erlaubt und müssen die Identität des Unternehmens und der vertretungsberechtigten Person klar erkennen lassen, sonst droht Angebotsausschluss.
Hinsichtlich möglicher Widersprüche erscheint vor allem die Diskrepanz bei der Losnummerierung in den Zuschlagskriterien (zweimal „Los 3“; das zweite ist faktisch Los 4), die aber durch die gesonderte Wertungsmatrix eindeutig zugeordnet wird; im Übrigen gilt nach den ZVB-Bbg im Konfliktfall die Reihenfolge: Angebot/Leistungsbeschreibung, dann Ergänzende Vertragsbedingungen, dann ZVB-Bbg, dann VOL/B.
Only the contracting authority's tender documents are binding. As of: 29/10/2026
Eligibility analysis from the tender documents
Tender documents — direct download
Part of a larger project
- Stationärer Mess- und Verarbeitungsrechner, Hard- und Software (in 4 Losen)Deadline 5 Novthis lot
- Stationärer Mess- und Verarbeitungsr...Deadline 5 Nov
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| NTT Germany AG & Co. KG | 2 | 2026 |
| GRG Services Berlin GmbH & Co. KG | 2 | 2025 |
| Gleichfeld Gebäudereinigung &-service GmbH · Berlin | 2 | 2025 |
| Eventilator | 1 | 2026 |
| Tolle Fortbildung - Kaspar Ensikat | 1 | 2026 |
How often this buyer tenders this kind of work
Tactics
When contracts were awarded in this country and sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 12,887 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 28 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
Foreign bidders
In Germany · Office & computing machinery, 100 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 13,262 recorded awards) — mostly from Austria, France, Estonia.
How to bid
Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
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