A framework agreement with a single company for the supply and installation of automated sectional doors in the housing of the Central Office for Social and Cultural Action of the Ministry of Defence (Def+) in Leopoldsburg

❓Tels que: le contrat prend automatiquement fin lorsque ce montant est atteint ou, en tout état de cause, au plus tard le 31/12/2030.

✓Le lieu d'exécution est les logements gérés par Def+ à Leopoldsburg.

✓Les quantités sont incluses en tant que «vermoedelijke hoeveelheden» (VH) dans le meetstaat et sont indicatives; l’autorité se réserve le droit de ne pas atteindre ces quantités et les corrections inférieures à 10 % ne sont pas autorisées par le soumissionnaire.

✓Chaque ordre (bestelling) doit être exécuté en une séquence ininterrompue; l’enlèvement de l’ancienne porte et l’installation/raccordement de la nouvelle porte doivent être achevés dans un délai d’un jour ouvrable par logement.

✓Le soumissionnaire s'engage, dans le formulaire d'offre, à une heure de début maximale (en semaines) pour chaque commande; pour les réparations urgentes, un régime spécial s’applique, le début étant requis dans les 24 heures suivant la notification par téléphone ou la réception du courrier recommandé.

✓Les critères d’attribution et leur pondération sont décrits avec précision.

✓Tels que: il existe deux critères d'un poids total de 100.

✓Le prix porte sur 70 points et est évalué selon une «règle de trois»: score = (prix le plus bas / prix évalué) × 70, où le prix est le total sur le formulaire d'offre et meetstaat.

✓Le deuxième critère, pondéré de 30 points, est le «maximale ononderbroken start van elke bestelling» (à l’exclusion des réparations urgentes).

✓Le soumissionnaire doit s'engager dans le formulaire d'offre à un nombre maximum de semaines entre l'envoi de la commande et le début de l'exécution continue; cet engagement est ensuite noté comme suit: commencer dans les 6 semaines = 30/30; 7 à 8 semaines = 20/30; 9 à 10 semaines = 15/30; 11-12 semaines = 8/30; au-delà de 12 semaines = 0/30 et exclusion de l'offre.

✓Le pouvoir adjudicateur peut mener des négociations, mais se réserve le droit de ne pas négocier si les offres correspondent déjà aux estimations.

✓Les offres doivent être valables pendant 120 jours calendaires à compter de l'ouverture.

✓Le contrat comporte plusieurs risques et conditions particulières pour le contractant.

✓Tels que: des pénalités strictes s’appliquent en cas de démarrage tardif des travaux (5-15 % du montant de la facture pour les travaux retardés en fonction du nombre de jours de travail tardifs) et en cas d’achèvement tardif des réparations urgentes (5-15 %).

✓Le non-démarrage dans le délai imparti peut entraîner l’annulation de la commande et, en cas de manquements répétés ou graves, la résiliation du contrat et une exclusion de trois ans des offres futures.

✓Il existe également une pénalité forfaitaire de 10 EUR par locataire si le locataire et le gestionnaire local ne sont pas dûment informés des travaux ou d’une annulation (7 jours de préavis écrit pour les travaux, au moins 24 heures de préavis pour les annulations).

✓Le contractant doit respecter le RGPD, les règles de sécurité et de santé, assurer la coordination avec les autres contractants sur le site, assurer une présence néerlandophone sur le site à tout moment et assumer l’entière responsabilité de la sécurité et de tout dommage.

✓La sous-traitance est autorisée mais étroitement contrôlée: les sous-traitants doivent être répertoriés (avec leur numéro d’entreprise), faire l’objet des mêmes contrôles d’exclusion et les sous-traitants non conformes doivent être remplacés. Toute modification de la reconnaissance, du statut d’exclusion ou de la situation du sous-traitant doit être signalée immédiatement, faute de quoi elle peut être considérée comme une faute professionnelle grave pouvant entraîner une résiliation unilatérale et une pénalité de 10 % sur la valeur totale du marché.

✓La période de garantie des travaux est de deux ans à compter de la réception provisoire globale.

✓Enfin, les documents réglementent les questions, la visite obligatoire des lieux et l'interprétation des contradictions.

❓Tels que: un forum de questions-réponses sera ouvert sur la passation électronique des marchés publics du 26.10.2026 au 9.11.2026.

✓Une visite des lieux est obligatoire; le soumissionnaire doit demander une date de visite via [email protected] au moins sept jours à l'avance; une visite est prévue pour le 05/11/2026 et une preuve de présence doit être jointe à l’offre, faute de quoi l’offre ne sera pas acceptée.

✓En cas de contradictions entre les documents, la hiérarchie est: (1) les plans éventuellement fournis, (2) le meetstaat, (3) les spécifications techniques (partie 3), (4) les dispositions administratives et contractuelles (parties 1 et 2).

✓Si le soumissionnaire décèle des erreurs ou des lacunes susceptibles d’empêcher le calcul des prix ou la comparaison des offres, il doit en informer le pouvoir adjudicateur par écrit au moins dix jours avant la date d’ouverture (non publique).

✓L’offre doit être soumise exclusivement par l’intermédiaire de la plateforme belge de passation électronique des marchés publics; les offres sur papier ou par courrier électronique ne sont pas acceptées et seraient considérées comme substantiellement irrégulières.

Réponses sur les critères exigés

Must securities be provided (bid bond, performance or warranty guarantee)? If so: which, in what amount and by when?

✓Comme dans la section sur les valeurs mobilières, le texte précise qu’une «borgtocht» mondiale (obligation de bonne fin) est obligatoire.

✓En overeenstemming rencontré artikel 25 §2, 3e alinea van het KB van 14 januari 2013 moet de gekozen opdrachtnemer een global borgtocht van 750 € stellen.

✓Deze borg moet via de Deposito- en consignatiekas (e‐depo) worden geplaatst en het bewijs van borgstelling moet binnen 30 dagen na de kennisgeving van de gunning par courriel naar [email protected] worden gestuurd.

✓De vrijgave gebeurt in twee schijven: 50% bij het einde van de opdracht na voorlopige oplevering, en 50% bij definitieve oplevering.

❓Er wordt in de tekst geen afzonderlijke inschrijvingswaarborg (obligation de soumission) vermeld; de garantieperioden zijn geregeld via de algemene uitvoeringsregels en een contractuelle garantieperiode van 2 jaar na global voorlopige oplevering (art. 2.12), maar er is geen bijkomende aparte “warranty bond” gevraagd buiten de borgtocht.

Is subcontracting allowed? If so: with which limits and which disclosure duties?

✓Comme dans les dispositions sur la sous-traitance, le texte précise que l'onderaanneming est toegestaan maar gereguleerd.

✓De inschrijver mag zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten en moet in dat geval de nodige documenten bij de offerte voegen waaruit blijkt dat de onderaannemers de vereiste middelen ter beschikking stellen (art. 2.2 en verwijzing naar art. 78 Wet 17/06/2016).

✓Wanneer voor de kwalitatieve selectie een beroep est gedaan op bepaalde onderaannemers, moeten precies die onderaannemers ook effectief worden ingezet bij de uitvoering; het inzetten van andere onderaannemers vergt voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid.

✓Er geldt een strikte meldings- en lijstplicht: alle eventuele onderaannemers moeten vóór de start van de werken op een lijst worden vermeld, met naam en ondernemingsnummer (art. 12/1 KB 14/01/2013), en wijzigingen aan deze lijst moeten worden gecommuniceerd (ook bevestigd in het document “Verplichte verklaringen”).

✓Alle onderaannemers worden aan dezelfde uitsluitings- en controlecriteria onderworpen als de inschrijver; onderaannemers die niet conform zijn aan art. 61–63 KB 18/04/2017 en art. 67 Wet 17/06/2016 moeten worden vervangen.

✓De inschrijver blijft volledig aansprakelijk tegenover Def+.

Is there a site visit, and is attendance mandatory? If so: when?

✓Comme dans la section sur la visite des lieux et la soumission de l'offre, le texte indique qu'un plaatsbezoek est verplicht.

✓Er est voorzien in één bezoekdag op 05/11/2026; bijkomende dagen zijn eventueel mogelijk na afspraak via [email protected], maar zonder garantie.

✓De onderneming moet de namen en functies van haar vertegenwoordigers voor het bezoek vooraf doorgeven.

✓Het verkregen “bewijs plaatsbezoek” est le document dat verplicht bij de offerte moet worden gevoegd; een offerte van een inschrijver die niet aanwezig était op de bezoekdag wordt niet aanvaard.

In which language must the tender and the supporting documents be submitted, and are documents in other languages accepted?

❓De opdrachtdocumenten (bestek, offerteformulier, verplichte verklaringen) zijn in het Nederlands opgesteld, maar in de aangehaalde passages wordt niet uitdrukkelijk vermeld in welke taal de offerte en alle bijlagen moeten worden ingediend of in welke mate andere talen zijn toegestaan.

✓Op base van de tekst kan alleen zeker worden gezegd dat Nederlands in elk geval operationeel verplicht is op de werf; voor de exacte taaleisen voor de offerte zelf moet de inschrijver het volledige bestek en de publicatie raadplegen.

How long is the bidder bound by the tender (validity period), and is there a deadline for bidder questions? If so: until when?

✓Comme dans les parties traitant de la validité et des questions, le texte définit een gestanddoeningstermijn voor de offerte van 120 kalenderdagen.

❓De inschrijvers verbinden zich ertoe dat hun offertes 120 dagen geldig blijven, te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes (de opening volgt op de ontvangsttermijn 17/11/2026, er is geen openbare zitting, maar de datum bepaalt de start van de geldigheidstermijn).

❓Voor vragen wordt via e‐procurement een «forum» geopend: dit forum is beschikbaar van 26/10/2026 tot en met 09/11/2026, en in die periode kunnen vragen gesteld en beantwoord worden.

Autres indications

✓Conditions de passation du marché de travaux 50224 (Def+ – Belgique)

✓Le texte d’entrée concerne un marché public belge de travaux (bestek nr. 50224) portant sur un accord-cadre avec un contractant pour la fourniture et l’installation de portes sectionnelles automatisées dans le logementen de Def+ (Centrale Dienst voor Sociale en Culturele Actie van het Ministerie van Landsverdediging) à Leopoldsburg.

✓Il est rédigé du point de vue du pouvoir adjudicateur belge et fait largement référence à la législation belge (loi belge sur les marchés publics, code civil belge, réglementation belge en matière de sécurité au travail), de sorte que le contexte national est la Belgique.

❓De offerte moet via het federale e‐procurementplatform (www.publicprocurement.be) worden ingediend, uiterlijk op 17/11/2026 om 10:00, enkel elektronisch (offertes op papier of per e‐mail worden niet aanvaard).

✓De verplichte bijlagen bij de offerte zijn onder meer: het ondertekende offerteformulier, het document met verplichte verklaringen, de (indien van toepassing) lijst van onderaannemers, de meetstaat (PDF + Excel), technische fiches en het bewijs van plaatsbezoek.

✓Comme dans les dispositions linguistiques et la communication sur place, le texte explicitement vereist dat er tijdens de uitvoering «steeds iemand op de werf die Nederlands spreekt» aanwezig est: indien niet, geldt dit als ernstige professionele fout en kunnen ambtshalve maatregelen volgen.