IT Support Manager 1st Level - PR1250264-9940

✓Wie in den Unterlagen erläutert, beträgt die Gewichtung 65 % Preis und 35 % Dienstleistungskonzept.

✓Beim Preis werden wiederum Unterkategorien bewertet, nämlich 90 % für den Gesamtpreis (Grundlaufzeit plus zwei Verlängerungsoptionen), 5 % für die Option Vor-Ort-Tage Darmstadt/Stuttgart und 5 % für den Einarbeitungsmonat.

✓Das Dienstleistungskonzept ist auf max. drei DIN-A4-Seiten (Arial, Schriftgröße 10, ohne Bilder) zu begrenzen; darüber hinausgehende Inhalte werden nicht bewertet.

✓Die Bewertungsmatrix konkretisiert die Punktevergabe, z. B. für das Übernahmekonzept (innerhalb von 4 Wochen), die Organisation eines kontinuierlichen Lernprozesses zur Minimierung von Tickets an den 2nd-Level und die konkrete Personalaufstellung inkl. Realisierung des Vor-Ort-Services.

✓Zu Risiken und Besonderheiten zählen zahlreiche arbeits- und vergaberechtliche Verpflichtungen sowie Vertragsstrafen.

✓So verpflichtet der Mustervertrag den Auftragnehmer zur Einhaltung des MiLoG, des Bundestariftreuegesetzes (inkl. Tariftreueversprechen und Dokumentationspflicht nach § 9 BTTG), der Fraunhofer-Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten (NHS), sowie umfassender Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten (NDA als Anlage 4, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO als Anlage 5).

✓Bei Verstößen gegen BTTG können Vertragsstrafen bis max. 1 % je Verstoß, insgesamt bis 10 % des Auftragswertes verwirkt werden, mit flankierendem außerordentlichen Kündigungsrecht.

✓Weiter sieht die Geheimhaltungsvereinbarung eine Vertragsstrafe von 25.000 EUR je Verstoß vor.

✓Nachunternehmer dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung Fraunhofers und müssen ihrerseits alle Eigenerklärungen (GWB, EU 833/2014, BTTG) abgeben; der Hauptauftragnehmer bleibt voll verantwortlich.

✓Bindefrist des Angebotes ist bis 08.12.2026, Angebotsfrist bis 02.11.2026, Ausführungsfrist 01.03.2027–31.03.2029.

✓Sicherheitsleistungen werden nicht beziffert („Höhe etwa geforderter Sicherheiten:“ bleibt leer).

✓Eine formalisierte Ortsbesichtigung ist in den Auszügen nicht beschrieben, dafür werden Mitwirkungspflichten der Bieter hervorgehoben, insbesondere Prüf‐, Erkundigungs- und Hinweispflicht hinsichtlich der Vergabeunterlagen und einer Aufklärungspflicht bei Rückfragen während der Angebotsprüfung.

✓Widersprüche oder Mehrdeutigkeiten innerhalb der Unterlagen werden teilweise ausdrücklich adressiert.

✓So stellt der Fragebogen zur Eignungsprüfung klar, dass bei Abweichungen zwischen deutscher und englischer Fassung immer die deutsche Fassung maßgeblich ist.

✓Im Muster-AV-Vertrag wird geregelt, dass bei inhaltlichen Widersprüchen zwischen AV-Vertrag und Hauptvertrag der Hauptvertrag Vorrang hat.

✓Der Muster-Hauptvertrag verweist ergänzt auf die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Fraunhofer-Gesellschaft und hilfsweise auf die VOL/B, während Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers ausdrücklich ausgeschlossen werden, selbst wenn sie nicht im Widerspruch zu Fraunhofer-Bedingungen stehen.

✓Diese Vorrangregeln geben Orientierung, welche Angabe im Konfliktfall gilt; weitergehende inhaltliche Unstimmigkeiten in Zeitangaben (z. B. Tippfehler bei Verlängerungsjahren) oder Detailvorgaben müssten im Rahmen der Mitwirkungspflicht durch Bieterfragen vor Angebotsabgabe geklärt werden.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

✓Im Hinblick auf Sicherheiten wird in der Aufforderung zur Angebotsabgabe unter Punkt j) „Höhe etwa geforderter Sicherheiten:“ keine konkrete Angabe gemacht; es stehen dort keine Beträge oder Arten von Sicherheiten.

❓Der Mustervertrag und die übrigen Unterlagen nennen zwar Vertragsstrafen (z.B. bei Verstößen gegen BTTG oder Geheimhaltung), aber keine gesonderte Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft mit bestimmter Höhe oder Fälligkeit.

❓Somit sieht die Ausschreibung nach dem Text keine besondere Sicherheit im Sinne einer klassischen Bürgschaft vor.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern wird klargestellt, dass deren Einsatz grundsätzlich erlaubt ist, aber strengen Grenzen und Nachweispflichten unterliegen.

✓Sofern Bieter Subunternehmen einsetzen, müssen sie diese im Feld F 1.1.1 benennen, den prozentualen Umfang der in Anspruch genommenen Kapazitäten nach § 34 UVgO bzw. § 47 VgV angeben und erklären, dass die Subunternehmer im Auftragsfall zur Verfügung stehen; außerdem ist deren Anteil am Auftragsumfang darzulegen.

✓Zusätzlich müssen Subunternehmer zwingende dieselben Eigenerklärungen beifügen wie der Hauptbieter (Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB; Eigenerklärung zu EU-VO 833/2014; Tariftreueversprechen nach BTTG).

✓Im Mustervertrag wird weiter festgelegt, dass der Auftragnehmer sich Dritter (Nachunternehmer, auch Leiharbeitsunternehmen) nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von Fraunhofer darf bedienen und diese zur Einhaltung von MiLoG und BTTG verpflichten muss; genehmigte Unteraufträge sind datenschutzrechtlich nach Art. 28 DSGVO schriftlich zu regeln und Fraunhofer mitgeteilt.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Bezüglich Ortsbesichtigung findet sich in den Vergabeunterlagen kein Hinweis auf eine gesonderte Ortsbesichtigung als Teil des Vergabeverfahrens, insbesondere keine Terminangabe oder Pflicht zur Teilnahme.

✓Zwar beschreibt das Leistungsverzeichnis Präsent- und Präsenztage in München, Birlinghoven und Berlin, die während der Vertragslaufzeit wahrzunehmen sind, sowie einen Einarbeitungsmonat zur Übergangsphase, doch handelt es sich dabei um Leistungsbestandteile nach Zuschlag, nicht um eine optionale oder verpflichtende Ortsbesichtigung vor Angebotsabgabe.

❓Daher wird im Text keine Ortsbesichtigung als vergaberelevante Bieterpflicht genannt.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise wird im Fragebogen zur Eignungsprüfung ausdrücklich ausgeführt: „*** Englisch *** Die folgenden Eignungskriterien müssen vollständig mit dem Angebot eingereicht werden.

✓Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss führen ...

✓Wenn es Unterschiede zwischen dem deutschen und dem englischen Wortlaut gibt, dann gilt der Inhalt des deutschen Wortlauts immer.“ Die Unterlagen sind durchgängig zweisprachig (Deutsch als maßgebliche Fassung, mit englischen Erläuterungen), und die geforderten Eigenerklärungen und Formblätter liegen in deutscher Fassung vor.

❓Fremdsprachige Nachweise (z.B. englische Zertifikate) werden faktisch angesprochen, etwa bei „Proof of staff qualifications“, aber ohne explizite Forderung nach Übersetzung; stattdessen wird betont, dass alle Angaben im Fragebogen in Textform zu machen sind und dass bei sprachlichen Divergenzen immer die deutsche Fassung gilt.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zur Bindefrist und zu Bieterfragen wird in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Bindefrist eindeutig festgelegt: Angebotsfrist endet am 02.11.2026, 10:00 Uhr, Bindefrist läuft bis 08.12.2026.

❓Eine gesonderte Frist für Bieterfragen ist im Text nicht datumsbezogen geregelt. das Informationsblatt „Mitwirkungspflicht der Bieter“ allgemein die Prüf-, Erkundigungs- und Hinweispflicht vor Angebotsabgabe und die Aufklärungspflicht nach Angebotsabgabe zu erläutern; es wird darauf hingewiesen, dass offensichtliche Fehler und Unklarheiten in den Vergabeunterlagen früh, etwa durch eine Bieterfrage, zu melden sind, andernfalls kann sich der Bieter später im Nachprüfungsverfahren nicht darauf berufen.

❓Eine konkrete kalendarische Bieterfragenfrist (Datum/Uhrzeit) wird jedoch nicht genannt.

Weitere Angaben

✓Der Text behandelt eine öffentliche Ausschreibung der Fraunhofer-Gesellschaft (Deutschland) für einen Dienstleister im IT‐First‐Level‐Support.

✓Er enthält die Aufforderung zur Angebotsabgabe, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Mustervertrag sowie diverse Eigenerklärungen (u.a. zu Ausschlussgründen nach GWB, Russland‐Sanktionen, Bundestariftreuegesetz, Mindestlohngesetz, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, Nachhaltigkeitsstandards).

✓Der rechtliche Rahmen ist eindeutig deutsch (GWB, UVgO/VgV, BTTG, MiLoG, LkSG), mit Bezügen zur Europäischen Union (EU‐Verordnung 833/2014).