How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Cloud-based VoIP/UCC solution as SaaS
Cloudbasierte VoIP-/UCC-Lösung als SaaS — original title
DEGermany · Mühlhausen/Thüringen
Your path to submission
- Deadline: 10 November at 09:00 — 9 days left.
- You submit on eVergabe-online (Bund) — not here and not by e-mail. ↗
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
The district of Unstrut-Hainich intends to replace the existing AVAYA IP Office Server Edition R11.1 with a cloud-based VoIP/UCC solution as Software as a Service (SaaS) as part of an open procedure in accordance with the Public Procurement Ordinance (VgV). The object of the procurement is the ready-to-use provision and operation of a centrally managed, highly available communication solution for four locations and approximately 595 users. The scope of services includes in particular the SaaS platform, standard telephony and UCC functions, softphone and mobile clients, public telephony via SIP including carrier/SBC functions, the transfer and porting of existing telephone numbers, up to ten physical IP telephones, ten analog converters with two a/b interfaces each, a central switching workstation and an AI-supported switching function. Furthermore, project planning, proof of concept,…
Show full description
… VoIP readiness and acceptance measurement, migration and switching, training, documentation as well as system service and support are part of the service.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
Contract
TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published26 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
Reserved for SMEs
Type of service
64 · Post & telecom services
CPV 64215000
Clement What the numbers say about this buyer
- The median procedure drew 5 bids (63 procedures with a bid count); 10% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 63
- 36% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (68 awards since 2023, spread over 44 companies). 64% went to new names.n = 68 awards since 2023
- Not one of the 68 awards with a known winner country has gone to a foreign company so far. Sector average: 3%.n = 68
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Clement
In comparable contracts in this sector nationwide (3,800 with a known bid count), usually only 2 offers came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
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Professional register enrolment
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 1 a) Eintragung beim zuständigen Berufs- oder Handelsregister b) Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft c) Angabe Umsatzsteueridentifikationsnummer d) es wurden nachweislich keine schwere Verfehlung begangen, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt
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Other economic requirement
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 2 a) Angabe Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre b) Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation c) den gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung wird nachgekommen
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Professional liability insurance
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 2 d) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindes-tens 3 Mio. € für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 2 Mio. € für Vermögensschäden. Die genannten Deckungssummen müssen jeweils je Scha… read in fullcollapse
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 2 d) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindes-tens 3 Mio. € für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 2 Mio. € für Vermögensschäden. Die genannten Deckungssummen müssen jeweils je Schadensfall gelten. Die Leistung muss je Versicherung und je Versicherungsjahr mindestens zweifach maximiert sein. Die Versicherungsbestätigungen dürfen zum Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als zwölf Monate sein. Oder wenn diese zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht wie gefordert besteht, eine Eigenerklärung des Bieters, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird sowie eine Bestätigung eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer derartigen Betriebshaftpflichtversicherung mit dem Bieter bereit ist (Versicherungspolice in Kopie ist bis zum Vertragsbeginn einzureichen). Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben. Bei Bietergemeinschaften sind die Erklärungen zur Versicherung für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft beizufügen und der Versicherungsschutz muss für alle Mitglieder in voller Höhe bestehen.
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References: services
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 a) Zwei vergleichbare Referenzen, deren Leistungen ganz oder teilweise in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht wurden. Als vergleichbar gilt eine Referenz, wenn sie folgende Merkmale aufweist: - cloudbas… read in fullcollapse
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 a) Zwei vergleichbare Referenzen, deren Leistungen ganz oder teilweise in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht wurden. Als vergleichbar gilt eine Referenz, wenn sie folgende Merkmale aufweist: - cloudbasierte VoIP-/UCC-Lösung bzw. Cloud-PBX/SaaS-Telefonie im produktiven Be-trieb - eine Referenz mit mindestens 500 Nutzern, eine Referenz mit mindestens 300 Nutzern - Einführung oder Migration einschließlich Rufnummernübernahme/Portierung und SIP-Anbindung - Bereitstellung und Betrieb von Softphone-/UCC-Funktionalitäten - laufender Systemservice/Support nach vereinbarten Service Levels über einen Zeitraum von mindestens zwölf Monaten Je Referenz sind Auftraggeber mit Kontaktdaten, Leistungszeitraum, Nutzerzahl sowie der wesentliche Leistungsumfang anzugeben.
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Staff qualifications
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 b) Benennung eines verantwortlichen Projektleiters mit nachgewiesener Erfahrung in relevanten Projekten. Anzugeben sind Rolle, Zeitraum und Aufgaben in der Einführung der VoIP-/UCC-/Cloud-Telefonie-Lösung, beispielsweise anhand … read in fullcollapse
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 b) Benennung eines verantwortlichen Projektleiters mit nachgewiesener Erfahrung in relevanten Projekten. Anzugeben sind Rolle, Zeitraum und Aufgaben in der Einführung der VoIP-/UCC-/Cloud-Telefonie-Lösung, beispielsweise anhand des Lebenslaufs. e) Für die Projektmanagementqualifikationen muss ein gültiges Zertifikat wie IPMA, PRINCE2, PMI oder vergleichbare Nachweise eingereicht werden. Geforderte Zertifikate müssen zum Ablauf der Angebotsfrist gültig sein. Läuft die Gültigkeit bis einschließlich Dezember 2026 ab, ist zusätzlich ein Nachweis über die eingeleitete Rezertifizierung bzw. Verlängerung vorzulegen.
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Technical staff for execution
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 c) Nachweis von mindestens zwei technisch qualifizierten Mitarbeitern für Implementierung und Support der angebotenen Lösung (Angabe von Name, Funktion, berufliche Erfahrung, Aufgabe im Projekt, Qualifikationen, Zertifikate). He… read in fullcollapse
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 c) Nachweis von mindestens zwei technisch qualifizierten Mitarbeitern für Implementierung und Support der angebotenen Lösung (Angabe von Name, Funktion, berufliche Erfahrung, Aufgabe im Projekt, Qualifikationen, Zertifikate). Herstellerzertifikate können als Nachweis dienen; funktional gleichwertige Qualifikationsnachweise sind zuzulassen.
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Quality management
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 d) Nachweis bzw. Kurzbeschreibung einer Serviceorganisation, die die in der Leistungsbeschreibung geforderten Service-, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten organisatorisch und personell abdecken kann.
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Information security required
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 f) Nachweis eines gültigen Informationssicherheitsmanagements durch ISO/IEC 27001 oder gleichwertig. Der Nachweis ist von den Unternehmen zu erbringen, welche die angebotene SaaS-Plattform und die Rechenzentren betreiben. Sein G… read in fullcollapse
gem. Teilnahmebedingungen Nr. 3 f) Nachweis eines gültigen Informationssicherheitsmanagements durch ISO/IEC 27001 oder gleichwertig. Der Nachweis ist von den Unternehmen zu erbringen, welche die angebotene SaaS-Plattform und die Rechenzentren betreiben. Sein Geltungsbereich muss den Betrieb der angebotenen Leistung umfassen. Zusätzlich ist für die konkrete Cloud-Umgebung, in der die Leistung erbracht wird, ein aktueller BSI-C5-Prüfbericht oder ein gleichwertiger, durch eine unabhängige Stelle erstellter Nachweis vorzulegen. Geforderte Zertifikate müssen zum Ablauf der Angebotsfrist gültig sein. Läuft die Gültigkeit bis einschließlich Dezember 2026 ab, ist zusätzlich ein Nachweis über die eingeleitete Rezertifizierung bzw. Verlängerung vorzulegen. Der Nachweis eines Informationssicherheitsmanagements nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertig ist während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Für Qualifikationsnachweise des eingesetzten Projektpersonals ist eine gültige Zertifizierung zum Ablauf der Angebotsfrist ausreichend, sofern die benannte Person für die vereinbarte Projektlaufzeit eingesetzt oder durch gleichwertig qualifiziertes Personal ersetzt wird. Gleichwertige Nachweise sind nur zulässig, wenn deren Geltungsbereich, Prüftiefe und Aktualität den vorgenannten Nachweisen entsprechen. Die Gleichwertigkeit ist mit Angebotsabgabe prüffähig darzulegen.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
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Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
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Administrative conditions
The full notice, official wording
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| Köhler-Transfer GmbH & Co. KG | 4 | 2023–2024 |
| Thüringer Straßenwartungs- und Instandhaltungsgesellschaft mbH & Co. KG · Apfelstädt | 4 | 2025–2026 |
| Malteser Hilfsdienst gGmbH | 4 | 2024 |
| Taxi- und Mietwagenunternehmen Karsten Fischer | 3 | 2024 |
| Fsas Technologies GmbH | 3 | 2025 |
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.
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Deadline — Tuesday 10 November at 09:00
Tactics
When contracts were awarded in this country and sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 3,800 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 15 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
Foreign bidders
In Germany · Post & telecom services, 127 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 3,928 recorded awards) — mostly from Poland, Italy, United Kingdom.
Submission language: German.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
How to bid
Guide: how to apply on e-Vergabe des Bundes (evergabe-online.de) → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 3 portals
Bids are submitted on eVergabe-online (Bund) — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
Put together the evidence — in German
The 8 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
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