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✓Zeitliche Rahmendaten des Verfahrens sind u. a. das Ende der Frist für zusätzliche Informationen (10.11.2026), das Ende der Angebotsfrist (24.11.2026, 23:59 Uhr) und das Ende der Bindefrist (18.12.2026); der Zuschlags- und Ausführungszeitraum ergibt sich aus EVB-IT-Vertrag und Leistungsbeschreibung.

✓Der Ausführungsort ist die Justiz NRW, vertreten durch den Zentralen IT-Dienstleister, mit Abrufen über das Dezernat ITD3/ZIB.

✓Zu den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sieht die beigefügte „Bewertungsmethode“ eine Multifaktorenmethode vor, bei der Leistung und Preis jeweils zu 50 % gewichtet werden.

✓Dabei wird zunächst die Eignung anhand bestimmter Anforderungen (z.

✓B. 1.1.1–1.1.3, 4.1.1–4.1.3, 4.2.1–4.2.2) geprüft; nur Bieter mit ausreichenden Eignungspunkten gelangen in die Wertung.

✓Die Leistung wird über den Anforderungskatalog_M42_V2.0 bewertet: Jede Anforderung ist entweder Ausschluss- oder Bewertungskriterium; sie besitzt eine Gewichtungspunktzahl und wird mit 0–3 Punkten (geringer/mittlerer/hoher Zielerfüllungsgrad) bewertet.

✓Die maximal erreichbare Leistungspunktzahl beträgt 1.080 Punkte, die Mindestpunktzahl 540 Punkte (=50 %); Angebote unter der Schwelle werden ausgeschlossen.

✓Die Preisbewertung erfolgt auf Grundlage der im Preisblatt vorgegebenen, an aktuelle Bedarfen orientierten Mengen; es wird ein Gesamtangebotspreis inkl. MwSt. und ggf. berücksichtigungsfähigem Skonto (mindestens 14 Tage Skontofrist) zugrunde gelegt.

✓Aus Leistung und Preis wird eine Kennzahl ermittelt; Angebote, deren Kennzahl höchstens 10 % unter der höchsten Kennzahl liegt, gelten als gleichwertig.

✓Bei Gleichwertigkeit entscheidet zunächst die höchste Summe der Leistungspunkte, dann der niedrigste Preis und schließlich, falls noch Gleichheit besteht, das Los.

✓Hinsichtlich Risiken und Besonderheiten weist der Text auf eine Reihe vergaberechtlicher und vertraglicher Stolpersteine hin, die den Bieter betreffen.

✓So sind Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen (insbesondere Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen, inkl. EVB-IT-Pflegevertrag) unzulässig; Nichteinhaltung zwingender Vertragsvorgaben führt zum Ausschluss.

✓Nebenangebote sind nur unter engen Bedingungen zugelassen: Gesamt ist nur ein Hauptangebot erlaubt, Nebenangebote sind zulässig, ggf. auch ohne Hauptangebot, aber nur, wenn z. B. statt vorhandener Lizenzen Mietlizenzen benötigt werden und dabei alle Anforderungen des Anforderungskatalogs und der technischen Leistungsbeschreibung weiterhin erfüllt werden.

✓Das Nebenangebot muss eine vergleichbare Preisstruktur enthalten; das vorgegebene Preisblatt darf dann durch ein gleichwertig strukturiertes Dokument ersetzt werden.

✓Risiken bestehen ferner durch strenge Formvorgaben: ausschließlich elektronische Angebotsabgabe über den Vergabemarktplatz NRW in Textform (§ 126b BGB), obligatorische Dateiformate (PDF), vorgegebene Angebotsstruktur (Formular 324, Eigenerklärungen, Angebot inkl. Antworten zum Anforderungskatalog, Preisblatt, Bieterangaben Wettbewerbsregister, Anlagen).

✓Verstöße, wie etwa ein abweichender Aufbau, nicht eingehaltenes Dateiformat oder fehlende Unterlagen, können zum Ausschluss führen.

✓Vertragsstrafen sind insbesondere bei unzulässigen Wettbewerbsabsprachen (5 % der zu diesem Zeitpunkt in Auftrag gegebenen Auftragssumme), bei Verstößen gegen Tariftreue/Mindestarbeitsbedingungen (1-5 % des Auftragswertes) und zur Verrechnung mit Forderungen des Auftragnehmers vorgesehen.

✓Zusätzliche Risiken ergeben sich aus der Verpflichtung zur Einhaltung des Sanktionspakets 5 (Art. 5k VO (EU) 833/2014), aus Kündigungsrechten bei Insolvenz, Schlechtleistung oder Verstoß gegen Tariftreue sowie aus der Gesamtverantwortung des Auftragnehmers auch für Nachunternehmer.

✓Fragen sind ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen; ein Anspruch auf Beantwortung besteht regelmäßig nur innerhalb der gesetzten Frist für zusätzliche Informationen.

✓So wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Bieter etwaige Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler der Vergabeunterlagen vor Angebotsabgabe unverzüglich über den Kommunikationsraum des Vergabemarktplatzes melden muss; nur dort veröffentlichte, aktualisierte Vergabeunterlagen und Informationen sind verbindlich.

✓Das Angebotsschreiben (Formular 324 EU) enthält eine Erklärung, dass das Angebot die ggf. aktualisierten Vergabeunterlagen berücksichtigt; wissentlich unzutreffende Erklärungen können zum Ausschluss führen.

✓Wo es zur Konkretisierung heißt „Siehe Vergabeunterlagen Anforderungskatalog_M42_V2.0“, ist der Anforderungskatalog maßgeblich, etwa für konkrete Eignungsnachweise (Umsatz, Versicherungsumfang, Referenzstruktur, Qualifikationen).

Antworten auf die geforderten Kriterien

Ist ein Zertifikat nach ISO 9001 oder ein gleichwertiges Qualitätsmanagement Pflicht? Wenn ja: für welche Lose?

❓Bezüglich einer Zertifizierung nach ISO 9001 oder eines gleichwertigen Qualitätsmanagementsystems enthalten die zitierten Passagen der Unterlagen keine ausdrücklichen Hinweis.

❓Ob dort ein ISO‐9001‐Nachweis gefordert ist und ggf. für welche Lose oder Leistungsbereiche, ist dem vorliegenden Text nicht zu entnehmen.

❓Ein solcher Nachweis ist daher anhand der hier zitierten Teile weder ausdrücklich Pflicht noch ausdrücklich ausgeschlossen; maßgeblich ist der genannte Anforderungskatalog.

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Zu Sicherheiten wie Bietersicherheit, Vertragserfüllungs‐ oder Mängelansprüchen (Gewährleistungsbürgschaft) enthalten die vorliegenden Auszüge keine Vorgaben.

❓Es findet sich kein Hinweis auf die Stellung von Sicherheitsleistungen, deren Art, Höhe oder Fälligkeitszeitpunkt.

❓Aus dem verfügbaren Text lässt sich sich also keine Pflicht zur Stellung von Sicherheiten ableiten; falls solche vorgesehen sind, müssten sie in den nicht zitierten Teilen der Vertragsbedingungen oder im Anforderungskatalog stehen.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Der Einsatz von Nachunternehmern ist ausdrücklich zulässig, aber formal geregelt.

✓So ist, wie ausgeführt, bei beabsichtigten Unteraufträgen das Formular 533a EU („Informationen Unteraufträge bei Angebotsabgabe“) mit dem Angebot einzureichen; die vorgesehenen Auftragsteile/Leistungsbereiche und die jeweiligen Unterauftragnehmer sollen benannt werden, soweit die bereits möglich und zumutbar ist (§ 36 VgV).

✓Darüber hinaus kann der Auftraggeber vor Zuschlagserteilung den Nachweis verlangen, dass die erforderlichen Mittel der Unterauftragnehmer tatsächlich zur Verfügung stehen (Formular 533b EU); dabei ist auf das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB zu achten.

✓Wie in Ziffer 2.10.2 des Allgemeinen Teils hervorgehoben, bleibt die Gesamtverantwortung für die Funktionsfähigkeit und die Dienstleistungserbringung trotz Nachunternehmereinsatzes ausschließlich beim Auftragnehmer.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Angaben zu Ortsbesichtigungen enthält der bereitgestellte Text nicht.

❓Es wird weder eine Begehung oder Besichtigung erwähnt noch eine Pflicht zur Teilnahme oder konkrete Termine genannt.

❓Soweit eine Ortsbesichtigung vorgesehen sein sollte, wäre sie folglich in anderen Teilen der Vergabeunterlagen oder in ergänzenden Bieterinformationen zu suchen; aus den hier zitierten Passagen ergibt sich keine Besichtigungspflicht.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Bezüglich der Sprache stellt Formular 511 EU (Bewerbungs- und Vergabebedingungen, Ziff. 7.2) klar, dass Interessenbestätigung, Teilnahmeantrag und Angebot in deutscher Sprache abfassen sind.

✓Die Kommunikation mit dem Auftraggeber ist ebenfalls in deutscher Sprache zu führen.

✓Fremdsprachige Nachweise oder Unterlagen sind grundsätzlich zulässig, aber kann der Auftraggeber beglaubigte Übersetzungen verlangen; die Kosten sowie das Risiko von Übersetzungsfehlern trägt der Bieter.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zunächst zu den Fristen, an die die Bieter gebunden sind: In der „Anfrage zur Angebotsabgabe“ (Formular 321 EU) wird die „Ende der Bindefrist“ explizit mit dem 18.12.2026 angegeben.

✓Diese Bindefrist wird im Allgemeinen Teil der Leistungsbeschreibung erneut aufgegriffen: In Ziffer 2.4.4 („Zuschlagsfrist (= Bindefrist)“) heißt es es, dass die Entscheidung über den Zuschlag bis zum 18.12.2026 erfolgen soll und der Bieter bis zum Ablauf dieser Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden ist.

✓Außerdem stellt das Angebotsschreiben (Formular 324 EU) klar, dass sich der Bieter bis zum Ablauf der in der Angebotsanfrage genannten Bindefrist an sein Angebot hält.

✓Hinsichtlich der Bieterfragen sieht der Text eine klare Frist vor: Im Allgemeinen Teil unter Ziffer 2.4.1 („Bieterfragen“) ist festgelegt, dass Bieterfragen (z.

✓B. zu Vergabeunterlagen oder Angebotserstellung) bis zum 10.11.2026 ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW gestellt werden können.

✓Der Auftraggeber sagt zu, rechtzeitig gestellte Fragen schnellstmöglich, spätestens aber sieben Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist (die Angebotsfrist end am 24.11.2026, 23:59 Uhr) zu beantworten; Die Antworten werden alle registrierten Bietern anonymisiert zur Verfügung gestellt und werden so automatisch Bestandteil der Vergabeunterlagen.

✓In der Anfrage zur Angebotsabgabe wird diese Frist zusätzlich als „Ende der Frist für zusätzliche Informationen: 10.11.2026“ benannt, mit dem Hinweis, dass ein Anspruch auf Beantwortung von Bieterfragen grundsätzlich nur bei Einhaltung dieser Frist besteht (mit Ausnahme von Fragen speziell zur Leistungsbeschreibung).

Werden Vertragsstrafen vereinbart? Wenn ja: in welcher Höhe und mit welcher Obergrenze?

❓Zu den Vertragsstrafen lässt sich Folgendes feststellen: Zum einen regelt der Allgemeine Teil in Ziffer 2.11 („Vertragsstrafe und Haftung“), dass Vertragsstrafen vom Auftraggeber mit Rechnungen des Auftragnehmers verrechnet werden können; eine konkrete Höhe oder Obergrenze wird in dieser Passage aber nicht beziffert, sodass sich diese sich aus den ergänzten vereinbarten EVB-IT-Verträgen oder weiteren Vertragsbedingungen ergeben dürfte.

✓Zum anderen enthält das Formular 513 EU („Besondere Vertragsbedingungen Tariftreue/Mindestarbeitsbedingungen“) eine ausdrücklich bestimmte Vertragsstrafe: Bei Verstößen gegen die dort geregelten Pflichten (z. B. Nichteinhaltung von Mindestarbeitsbedingungen oder Kontrollpflichten) kann der Auftraggeber den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen, und der Auftragnehmer verpflichtet sich in diesen Fällen zur Zahlung einer Vertragsstrafe „deren Höhe eins von Hundert, bei mehreren Verstößen bis zu fünf von Hundert des Auftragswertes beträgt“.

✓Diese Klausel gibt also sowohl den Prozentsatz pro Verstoß als auch eine Obergrenze von 5 % des Auftragswertes vor.

✓Darüber hinaus enthält der Allgemeine Teil in Ziffer 2.10.3 eine weitere pauschalierte Zahlungspflicht, die faktisch wie eine Vertragsstrafe wirkt: Wird nach Auftragserteilung festgestellt, dass der Auftragnehmer an unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen im Zusammenhang mit der Vergabe beteiligt war, hat er 5 % der zu diesem Zeitpunkt in Auftrag gegebenen Auftragssumme an den Auftraggeber zu zahlen, es sei denn, ein Schaden in anderer Höhe wird nachgewiesen.

✓Auch diese Regelung wird ergänzt durch das allgemeine Recht des Auftraggebers zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (z.

✓B. bei Insolvenz oder Verstößen) sowie durch die Möglichkeit, die verwirkten Vertragsstrafen mit Forderungen zu verrechnen, wie im Text ausdrücklich klargestellt wird.

Weitere Angaben

✓Vergabeunterlagen Matrix42‐Leistungen – formale Angebots- und Eignungsanforderungen

✓Die Unterlagen betreffen ein offenes EU-Vergabeverfahren des Präsidenten des Oberlandesgerichts Köln / Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen.

✓Es handelt sich um ein Vergabeverfahren nach deutschem und EU-Vergaberecht (GWB, VgV), d. h. alle Regelungen sind aus Sicht eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland formuliert.

✓Es wird allgemein auf die „Vergabeunterlagen Anforderungskatalog_M42_V2.0“ als Ort für weitere Eignungsanforderungen verwiesen (z.

✓B. bei wirtschaftlicher/finanzieller und technischer/beruflicher Leistungsfähigkeit).

✓Die allgemeinen Vertragsbedingungen (Formular 512 EU) werden zwar erwähnt, sind hier aber nicht im Detail wiedergegeben.

✓Vergabeverfahren Matrix42 – zentrale Eckdaten zu Fristen und Vertragsstrafen

✓Der Text enthält umfangreiche Vergabeunterlagen des Landes Nordrhein-Westfalen (Deutschland) für ein offenes EU-weites Verfahren zur Vergabe von Dienst-, Pflege-, Support- und Projekt- und Customizing-Leistungen für die Matrix42-Plattform in der Justiz NRW.

✓Die Perspektive ist eindeutig die eines deutschen öffentlichen Auftraggebers, der seine Ausschreibung nach GWB/VgV, den Formularen des Landes NRW (VHB NRW) und den EVB-IT-Vertragsmustern durchgeführt.