Friedrich & ClementBETA

How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →

Open procedure (EU-wide) for the award of caretaker services for the Federal Ministry of Education, Women, Senior Citizens, Family and Youth (BMBFSFJ) in Berlin, Federal Agency for Real Estate Tasks, Directorate Berlin VOEK 414-24

Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Hausmeisterdienstleistungen für das Bundesministerium für Bildung, Frauen, Senioren, Familie und Jugend (BMBFSFJ) in Berlin, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Direktion Berlin VOEK 414-24 — original title

DEGermany · Bonn

Your path to submission

  1. Deadline: 11 December at 09:00 — 40 days left.
  2. You submit on e-Vergabe des Bundes — not here and not by e-mail. ↗
  3. Offer and evidence in: German.
  4. Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

Caretaker services for the Federal Ministry of Education, Women, Senior Citizens, Family and Youth (BMBFSFJ) in Berlin

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published16 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
Contract period1 Apr 2028 → 31 Mar 2033
Place of performanceBerlin
Reserved for SMEs

Type of service

98 · Other services
CPV 98341140

Clement What the numbers say about this buyer

  • In this sector the buyer awards roughly every 4 months (47 awards, most recently September 2026) — the next award is due around January 2027 by that rhythm. The last award went to Plischka Logistik GmbH.n = 47
  • The median procedure drew 5 bids (3,286 procedures with a bid count); 14% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 3,286
  • 58% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (3,523 awards since 2017, spread over 1,434 companies). That is well above the sector norm (44%) — newcomers have a harder time here than elsewhere.n = 3,523 awards since 2017
  • 41% of the bids received came from small and medium-sized enterprises (41 procedures with a bid mix). Sector: 83%.n = 41
  • The award came in at a median 62% of the estimated value (44 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually too high here. Sector: 76%.n = 44

From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.

Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

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Other economic requirement
Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung im Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 1,5 Mio. €, Sachschäden 1 M… read in fullcollapse
Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung im Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 1,5 Mio. €, Sachschäden 1 Mio. € und Vermögensschäden 250.000 €, Schlüsselschäden 250.000 €, Umweltschäden 250.000 €, Schäden durch das Abhandenkommen bewachter Sachen 250.000 € und Bearbeitungs- /Tätigkeitsschäden mindestens 250.000 €. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen. Eigenerklärung zum Umsatz Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
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Quality management
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 1) Eigenerklärung über die Leistungserbringung, - dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und - dass dem Untern… read in fullcollapse
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 1) Eigenerklärung über die Leistungserbringung, - dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und - dass dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen auszuführen. 2) Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen - Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig? - Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens - Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart - Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart. 3) Referenzen Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen der Leistungsart Hausmeisterdienstleistungen von mindestens 2 verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von: Name des Auftraggebers, Art des Referenzobjektes, Ausführungsort (Anschrift des Referenzobjektes), jährlichen Leistungsumfang (in € netto/aufgewendete Stunden), Anteil der durchschnittlich eingesetzten Mitarbeiter mit SÜ 2-Überprüfung, Leistungszeitraum, Leistungsart, Ansprechperson beim tatsächlichen Leistungsempfänger (nicht Auftraggeber im Unterauftragnehmerverhältnis) (mit Telefonnummer und E-Mail Adresse). Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen. Eine der Referenzen sollte mindestens 75 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Die beiden anderen Referenzen sollten jeweils mindestens 50 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Bei Unterschreiten dieser Werte wird der Bieter aufgefordert, die Vergleichbarkeit der Referenzen zu erläutern. Mindestanforderung: Von den drei Referenzen muss mindestens eine Referenz den Einsatz von mindestens 1 sicherheitsüberprüften Mitarbeiter mit mindestens einer einfachen Sicherheitsüberprüfung im Bereich Geheimschutz gem.§ 8 Abs. 1 SÜG (Ü1) betreffen. Vergleichbar ist eine Referenz mit einer gleichgelagerten Prüfung durch eine zuständige öffentliche Stelle eines Bundeslandes. Eine Referenz ist gleichgestellt, wenn das Unternehmen sich in der Geheimschutzbetreuung der Wirtschaft beim BMLEH oder BMG befindet oder in den letzten 5 Jahren befand, wobei Aufträge mit sicherheitsüberprüftem Personal (VS-Aufträge) darzulegen sind.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

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Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording

Who has won at this buyer so far

Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.

CompanyAwardsPeriod
RUWE GmbH792010–2026
Müllers GmbH702014–2026
ISD Immobilien Service Deutschland GmbH & Co. KG602024–2026
Wackler Service Group GmbH & Co. KG592022–2026
Piepenbrock Dienstleistungen GmbH + Co. KG452010–2026
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.

How often this buyer tenders this kind of work

13
2019
8
2020
4
2021
7
2022
4
2023
35
2024
2
2025
37
2025
16
2026
126 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.

Contracting authority contact

·
Deadline — Friday 11 December at 09:00

Tactics

When this buyer has awarded in this sector, usually about 4 bids came in. A normal field for this market. (Based on 52 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 56 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much more generous than usual — time for a thorough bid rather than a quick one.

Foreign bidders

In Germany · Other services, 21 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 4,031 recorded awards) — mostly from Switzerland, Poland, Netherlands.

Submission language: German.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Guide: how to apply on e-Vergabe des Bundes (evergabe-online.de) → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.

Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 3 portals
Bids are submitted on e-Vergabe des Bundes — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
Put together the evidence — in German
The 2 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
To the procurement portal →Official notice on TED →
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

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