Supply, implementation, configuration and support of a portfolio system

1. Ervaring met implementatie van digitale portfoliosystemen in hoger onderwijs De kandidaat heeft gedurende de laatste vijf jaar succesvolle implementaties uitgevoerd van een digitaal portfoliosysteem binnen hogeronderwijsinstellingen met minimaal 6000 studenten en waarbij minstens 2.000 studenten actief gebruik maken van het portfoliosysteem. Onder een succesvolle implementatie verstaan we een implementatie die operationeel in gebruik werd genomen en waarbij het portfoliosysteem door de beoogde doelgroep effectief wordt gebruikt. De kandidaat beschikt hierbij over aantoonbare ervaring met implementaties, waarbij zowel docenten als lokale beheerders zelf leertrajecten in het portfoliosysteem configureren, toekennen en opvolgen, studenten de leertrajecten doorlopen en externen inzage in de leertrajecten en beoordelingsfuncties in het systeem hebben. Opleiding en ondersteunende documentatie voor gebruik worden voorzien, waarbij het een meerwaarde is als dit in het Nederlands aangeboden wordt. Bewijsmiddel - Referentielijst van maximaal drie projecten (indien de kandidaat meer dan 3 referenties indient, zullen enkel de drie eerst opgegeven referenties beoordeeld worden). - Beschrijving van elk project met de aanpak van de implementatie (waaronder analyse van processen en behoeften, configuratie van het platform, migratie van bestaande gegevens, training van eindgebruikers en begeleiding van de veranderingsaanpak), de gerealiseerde uitwerking (vanuit het perspectief van de studenten, docenten, externen en lokale beheerders) en het beschikbare opleidingsaanbod en ondersteunend documentatiemateriaal (max. 1500 woorden per project); - Contactgegevens van elke opdrachtgever (naam en functie contactpersoon, e-mail, telefoonnummer). Opgelet: De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om contact op te nemen met de in de referentielijst vermelde opdrachtgevers. Beoordeling ter beperking van het aantal kandidaten (score op 30 punten) Elke voorziene referentie, met een maximum van drie referenties, wordt beoordeeld. Op basis hiervan zal er per referentie een score toegekend worden, met een maximale score van 10 punten per referentie en een totale score op 30 punten over alle referenties heen. Hierbij wordt rekening gehouden met: De mate waarin de context vergelijkbaar is met deze van Odisee vzw, een hogeschool met professionele bachelor- en graduaatsopleidingen met 10.500 studenten en 1200 medewerkers, waarvan een derde van de studenten het portfoliosysteem gebruikt. De mate waarin de implementatie volledig en succesvol is uitgevoerd, met oog voor de verschillende fases. De mate waarin docenten en lokale beheerders zelf leertrajecten kunnen opzetten in het portfoliosysteem. De mate waarin externen toegang kunnen krijgen tot het portfoliosysteem en hierin beoordelingsfuncties hebben. De mate waarin opleiding en ondersteunend documentatiemateriaal voorzien wordt, waarbij een Nederlandstalig aanbod een meerwaarde is. De kandidaat voegt voorbeelden toe van opleidingsmateriaal, handleidingen, online kennisbanken of opleidingsprogramma's. Beoordeling per referentie (10 punten) Criterium Punten Vergelijkbaarheid van de instelling en gebruikscontext 0 - 3 Volledigheid van de implementatie 0 - 2 Zelfstandig beheer van leertrajecten door docenten en lokale beheerders 0 - 2 Toegang voor externen en beoordelingsfunctionaliteit 0 - 2 Opleiding en ondersteunend documentatiemateriaal 0 - 1 Totaal Totaalscore - Referentie 1: max. 10 punten - Referentie 2: max. 10 punten - Referentie 3: max. 10 punten Minimumeisen: Minimumvereisten De kandidaat beschikt over minstens één relevante referentie.

2. Ervaring met de implementatie van SaaS-oplossingen gekoppeld aan een LMS via LTI 1.3 De kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het inrichten van de aangeboden dienst in het Learning Management System (LMS) van hogeronderwijsinstellingen via LTI 1.3. Ervaring met Blackboard of vergelijkbare LMS-platformen is een meerwaarde. Het systeem wordt als een Software as a Service (SaaS)-oplossing aangeboden, waarbij de leverancier verantwoordelijk is voor de terbeschikkingstelling, het beheer, het onderhoud, de updates en de benodigde infrastructuur zonder dat dit lokale installatie of beheerinfrastructuur vereist van de aanbestedende dienst. Bewijsmiddel: - Referentielijst van maximaal drie projecten (indien de kandidaat meer dan 3 referenties indient, zullen enkel de drie eerst opgegeven referenties beoordeeld worden); - Beschrijving van de integratie met vermelding van het gebruikte LMS, vermelding en toelichting van de toegepaste technologische standaard (bv. LTI 1.3, SAML, REST API, Open ID Connect …) en toelichting van de SaaS-oplossing (max. 500 woorden per project). Beoordeling ter beperking van het aantal kandidaten (score op 30 punten) Elke voorziene referentie, met een maximum van drie referenties, wordt beoordeeld. Op basis hiervan zal er per referentie een score toegekend worden, met een maximale score van 10 punten per referentie en een totale score op 30 punten over alle referenties heen. Hierbij wordt rekening gehouden met de mate waarin de integratie vergelijkbaar is met de gewenste situatie bij Odisee vzw op het vlak van: - Het LMS dat is gebruikt; Odisee vzw maakt gebruik van Blackboard als LMS; - De technologische standaard waarmee de integratie tot stand is gekomen; - De uitwerking van de SaaS-oplossing. Totaalscore - Referentie 1: max. 10 punten - Referentie 2: max. 10 punten - Referentie 3: max. 10 punten Minimumeisen: Minimumeis De kandidaat beschikt over minstens één relevante referentie.

3. Continuïteit van dienstverlening De kandidaat beschikt over een professionele organisatie voor ondersteuning, onderhoud en doorontwikkeling van de aangeboden oplossing, die kan gegarandeerd worden gedurende de volledige looptijd van de raamovereenkomst. Het is een meerwaarde als de ondersteuning in het Nederlands aangeboden wordt tussen 9u. en 17u. (GMT+1 wintertijd en GMT+2 zomertijd). Bewijsmiddel: Beschrijving van de organisatie van ondersteuning, onderhoud en doorontwikkeling (max. 800 woorden) met focus op de werking van de helpdesk release- en updatebeheer publicatie van roadmaps beheer van functionele wensen van klanten communicatie met en inbreng van klanten, bv. via een gebruikersgroep, -forum … incidentbeheer escalatieprocedure SLA's Beoordeling ter beperking van het aantal kandidaten (score op 20 punten) Kandidaten ontvangen een hogere score naarmate de beschreven organisatie van ondersteuning, onderhoud en doorontwikkeling vollediger, transparanter, proactiever en beter afgestemd is op de behoeften van de opdrachtgever en de continuïteit van de dienstverlening sterker wordt gewaarborgd. De aangeleverde bewijsmiddelen worden beoordeeld en op basis hiervan zal een score toegekend worden, met een maximale score van 20 punten. Minimumeisen: Minimumeis De kandidaat beschikt minimaal over een helpdesk met een formele registratie en opvolging van meldingen, periodieke software-updates en releases, een structureel proces voor productverbetering op basis van klantenfeedback, een gedocumenteerde escalatieprocedure en vastgelegde SLA’s.

4. Beschikbaarheid van een multidisciplinair team voor ondersteuning en implementatie De kandidaat beschikt over een voldoende uitgebouwd en multidisciplinair team om de implementatie, integratie, adoptie en operationele ondersteuning van de aangeboden oplossing te garanderen gedurende de volledige looptijd van de raamovereenkomst. Het team moet beschikken over competenties op het vlak van projectmanagement, onderwijskundige begeleiding en adoptie, functionele analyse en configuratie, technische integratie, gebruikersondersteuning en servicebeheer. Bewijsmiddel - CV’s van de voorgestelde kernmedewerkers - Organogram of overzicht van het projectteam met vermelding van de rol en verantwoordelijkheden van elke medewerker Beoordeling ter beperking van het aantal kandidaten (score op 10 punten) Kandidaten ontvangen een hogere score naarmate uit de aangeleverde bewijsmiddelen blijkt dat zij beschikken over een sterker uitgebouwd, relevanter en beter georganiseerd multidisciplinair team voor een succesvolle implementatie en ondersteuning van de oplossing gedurende de volledige looptijd van de raamovereenkomst. De aangeleverde bewijsmiddelen worden beoordeeld en op basis hiervan zal een score toegekend worden, met een maximale score van 10 punten. Minimumeisen: Minimumeis De kandidaat beschikt over minimaal vijf verschillende kernmedewerkers die gezamenlijk de rol van projectmanager, educatieve consultant, functionele consultant, technische consultant en supportverantwoordelijke kunnen invullen.

5. Informatieveiligheid De kandidaat beschikt over een informatiebeveiligingsbeleid dat gebaseerd is op erkende of gelijkwaardige beheersmaatregelen en dat gericht is op de bescherming van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie. Bewijsmiddel - Een geldig ISO/IEC 27001:2022-certificaat, waarvan de certificatiescope aansluit bij de aangeboden dienstverlening, of gelijkwaardige documentatie waaruit blijkt dat de kandidaat beschikt over een formeel en operationeel toegepast informatiebeveiligingsmanagementsysteem en bijhorende beveiligingsmaatregelen. Beoordeling ter beperking van het aantal kandidaten (score op 10 punten) De kandidaten ontvangen een hogere score naarmate zij een sterker onderbouwd, beter aantoonbaar en operationeel toegepast informatiebeveiligingsbeleid voorleggen, ondersteund door erkende certificeringen of gelijkwaardige maatregelen die de bescherming van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie waarborgen. Hierbij wordt rekening gehouden met de relevantie voor de aangeboden dienstverlening, de aantoonbare toepassing en de periodieke evaluatie van de beveiligingsmaatregelen. Gelijkwaardige bewijsmiddelen worden op dezelfde basis beoordeeld als certificeringen. De aangeleverde bewijsmiddelen worden beoordeeld en op basis hiervan zal een score toegekend worden, met een maximale score van 10 punten. Minimumeisen: Minimumeis De kandidaat beschikt over een formeel en gedocumenteerd informatiebeveiligingsbeleid dat gebaseerd is op een erkende norm voor informatiebeveiliging, zoals ISO/IEC 27001:2022, of op aantoonbare gelijkwaardige maatregelen. Een geldig ISO/IEC 27001:2022-certificaat met relevante scope geldt als bewijs dat aan deze minimumeis is voldaan. Indien gelijkwaardige maatregelen voorgelegd worden, moet de kandidaat aantonen dat minstens de domeinen risicobeheer, toegangsbeheer, incidentrespons, leveranciersbeheer en continue verbetering formeel zijn ingericht en aantoonbaar worden toegepast.

Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.