Conversion of the Matrix42 license model from perpetual purchase licenses with maintenance contract to subscription licenses

✓In der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird zusätzlich eine Liefer-/Leistungsfrist vom 01.01.2027 bis 31.12.2031 genannt, wobei für Details auf das Leistungsverzeichnis verwiesen wird; etwaige Widersprüche zwischen diesen Datumsangaben sind durch Auslegung der inhaltlich spezielleren Regelungen der Rahmenbedingungen im Leistungsverzeichnis zu klären.

✓Inhaltlich umfasst der Auftrag die Bereitstellung der Matrix42-Subscription-Lizenzen einschließlich der im ESM genutzten Module (z.B. IT-Service-Management, Softwareverteilung, Software- und Hardware-Asset-Management, Lizenz- und Vertragsmanagement, Self-Service-Portal mit Genehmigungsprozessen), wobei die Mengen und Details den Positionen des Leistungsverzeichnisses und des Preisblatts zu entnehmen sind.

❓Zu Zuschlagskriterien und Gewichtung findet sich die Aussage, dass der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt wird; die konkreten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung seien in den beigefügten Vergabeunterlagen ausgewiesen.

✓Mehrere Hauptangebote sowie Nebenangebote sind nicht zugelassen, was die Angebotsstruktur klar begrenzt.

✓Fragen zu den Vergabeunterlagen können bis zur Fragenfrist (spätestens 02.11.2026) gestellt werden, die Angebotsfrist end am 10.11.2026, 12:00 Uhr, die Zuschlags- und Bindefrist läuft bis 31.12.2026.

✓Der Bieter ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zum Ende der Bindefrist an sein Angebot gebunden; der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern, ohne dass ein Rechtsanspruch hierauf besteht.

✓Zu Risiken und Besonderheiten werden mehrere Punkte herausgestellt, wie etwa die Möglichkeit von Vertragserfüllungs-, Vorauszahlungs- und Gewährleistungsbürgschaft nach den Besonderen Vertragsbedingungen (VVB 634), Sicherheiten in Höhe von 5 % der Auftragssumme für Vertragserfüllung und 3 % für Gewährleistungsansprüche (bei bestimmten Schwellenwerten), sowie eine zweijährige Gewährleistungsfrist nach BGB.

✓Als Vertragsstrafe bei Verzug wird in VVB 634 festgelegt, dass bei Überschreitung von Einzelfristen als Vertragsfristen für jeden Werktag 0,3 % des nicht nutzbaren Teils der Leistung fällig werden, insgesamt gedeckelt auf 5 % der Auftragssumme.

✓Es besteht ein strenger Umgang mit Ausschlussgründen (GWB §§ 123, 124) und Falschangaben, die zum Ausschluss oder zur außerordentlichen Kündigung des Auftrags führen können.

✓Der Einsatz von Nachunternehmern und Eignungsleihe ist zulässig, muss aber unter Benennung der betreffenden Unternehmen und der konkret übernommenen Eignungsanteile erfolgen; darf kein Russlandbezug im Sinne von Art. 5k VO (EU) 833/2014 vorliegen, wenn mehr als 10 % des Auftragswertes auf diese Unternehmen entfällt.

❓Eine Ortsbesichtigung wird nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber ist die genaue Anlieferungsstelle genannt, und der Auftraggeber kann sich jederzeit über die vertragsgemäße Ausführung unterrichten.

❓Im Hinblick auf mögliche Widersprüche oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen fallen insbesondere der unterschiedliche Endtermin der Liefer-/Leistungsfrist (Leistungsverzeichnis: primär 4+2+2 Jahre bis 2034; Aufforderung: 31.12.2031) auf.

⚠Solche Abweichungen sind grundsätzlich zugunsten der speziellenren bzw.. aktuelleren Regelung im Leistungsverzeichnis zu interpretieren, da dort die System- und Vertragslogik der Subscription (4+2+2) beschrieben ist und der einfache Datumsverweis im Anschreiben als eher zusammenfassend zu verstehen ist.

❓Soweit besondere oder zusätzliche Vertragsbedingungen (VVB 634, VVB 635) mit allgemeinen Regelungen kollidieren könnten, gelten typischerweise die speziellen „Besonderen“ und „Zusätzlichen“ Vertragsbedingungen gegenüber allgemeinen VOL/B-Regelungen, soweit dies in den Vergabeunterlagen so vorgesehen ist.

✓Bei verbleibenden Unklarheiten ist gemäß Vergabeunterlagen der Weg über Bieterfragen bis zur Fragenfrist zu wählen; bei behaupteten Verstößen gegen Vergabebestimmungen wird auf die Vergabekammer Rheinland (Bezirksregierung Köln) als zuständige Nachprüfungsinstanz verwiesen.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

✓In Bezug auf Sicherheiten wird – wie in den Besonderen Vertragsbedingungen (VVB 634) ausgeführt – auf eine klassische Vertragserfüllungsbürgschaft zunächst verzichtet, aber kann Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen des Auftragnehmers verlangt werden.

✓Solche Sicherheit beträgt, wie ausdrücklich genannt, 5 % der Auftragssumme (inkl. Umsatzsteuer, ohne Nachträge), sofern der Auftragswert mindestens 50.000 EUR netto erreicht und dies „ausnahmsweise erforderlich erscheint“.

✓Für Gewährleistungsansprüche ist eine Sicherheit in Höhe von 3 % der Auftragssumme einschließlich Nachträgen vorgesehen; auf eine gesonderte Gewährleistungsbürgschaft wird dem Wortlaut nach zwar „verzichtet“, die Sicherheit für Mängelansprüche ist aber gleichwohl zu leisten.

✓Außerdem ist, wie ausdrücklich hervorgehoben, für vereinbarte Vorauszahlungen eine Vorauszahlungsbürgschaft erforderlich; Vorauszahlungen erfolgen nur gegen Einreichung einer entsprechenden Bürgschaft.

✓Der Auftraggeber behält sich in der Aufforderung zur Angebotsabgabe vor, die Zuschlagserteilung von der Beibringung einer Vertragserfüllungs-, Vorauszahlungs- und Gewährleistungsbürgschaft abhängig zu machen, jeweils nach den Vorgaben der BVB.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Hinsichtlich Nachunternehmern zeigen die Unterlagen, dass Unterauftragnehmer grundsätzlich zulässig sind, aber mit klaren Grenzen und Nachweispflichten.

✓So ist, wie in der Aufforderung beschrieben, bei geplanter Eignungsleihe nach § 47 VgV die Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen ausdrücklich möglich, jedoch muss diese Unternehmen „zusammen mit den jeweils erfüllten Eignungsanforderungen“ benannt werden.

✓Darüber hinaus verlangt die Russland-Erklärung (Formblatt T12) ausdrücklich, dass alle am Auftrag beteiligten Unternehmen – insbesondere Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsleihe-Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswertes entfallen – keine Russlandbezug im Sinne von Art. 5k VO (EU) Nr. 833/2014 haben.

✓Der Bieter muss weiter zusichern, auch während der Vertragslaufzeit keine Unternehmen mit Russlandbezug als Unterauftragnehmer oder Lieferanten eingesetzt, sofern diese über 10 % des Auftragswertes liegen.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Eine Ortsbesichtigung wird in den vorliegenden Textauszügen nicht erwähnt.

❓Es findet sich weder ein Hinweis auf einen Besichtigungstermin noch auf eine Pflicht zur Teilnahme an einer Begehung.

❓Da die Leistung im Wesentlichen in der Lieferung von Software-Subscription-Lizenzen besteht und der Leistungsort nur allgemein („Bonn DE DEA22“ bzw. Anlieferungs-/Annahmestelle Bonn) genannt wird, gibt es dem Dokument zufolge keine geregelte Ortsbesichtigung und dementsprechend auch keine Teilnahmepflicht.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise ist im Formblatt T1 ausdrücklich festgelegt, dass die gesamte Kommunikation während des Projektes in deutscher Sprache und Schrift erfolgt und alle eingesetzten Mitarbeiter Deutsch fließend beherrschen müssen.

✓Gleichzeitig verweist Formblatt T10 auf ausländische Unternehmen ausdrücklich mit dem Hinweis, dass bei diesen „vergleichbare Bescheinigung“ anstelle eines deutschen Handelsregisterauszugs vorzulegen ist.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zur Bindefrist und zu Bieterfragen wird in der Aufforderung zur Angebotsabgabe klar Stellung genommen: Das Ende der Angebotsfrist ist auf den 10.11.2026 um 12:00 Uhr festgelegt; das Ende der Zuschlags- und Bindefrist liegt am 31.12.2026.

✓Wie ausdrücklich formuliert wird, können Bieter ihr Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist elektronisch zurückziehen; „danach sind Sie bis zum Ablauf der Bindefrist an Ihr Angebot gebunden“.

✓Die Bindefrist dauert also vom Ablauf der Angebotsfrist bis zum 31.12.2026.

✓Zusätzlich ist eine Frist für Bieterfragen vorgesehen: „Zusätzliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen und diese Angebotsaufforderung sind spätestens bis zum 02.11.2026“ beim Auftraggeber anzufordern.

Weitere Angaben

✓Vergabeunterlagen Stadtwerke Bonn - Matrix42 Subscription-Lizenzen

✓Das Dokumentenpaket beschreibt ein Vergabeverfahren der Stadtwerke Bonn GmbH (Deutschland) zur Umstellung des Lizenzmodells für das Matrix42-Enterprise-Service-Management-System von Kauf- auf Subscription-Lizenzen.

✓Es handelt sich um ein offenes Verfahren nach der deutschen Vergabeverordnung (VgV), mit Bezug auf deutsches Recht (GWB, BGB) und EU-Recht (v. a. Russland-Sanktionsverordnung).

✓Der Blickwinkel ist eindeutig der eines deutschen öffentlichen Auftraggebers, der EU-vergaberechtliche Vorgaben einhält und Bieter – auch aus dem Ausland – adressiert.