Implementation, hosting, maintenance and support of a journey registration system including booking platform for service vehicles
Implementatie, hosting, onderhoud en support van een rittenregistratiesysteem inclusief reservatieplatform voor dienstvoertuigen — original title
BEBelgium · Oostende
Your path to submission
Deadline for requests to participate: 5 November at 10:00 — 4 days left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
You submit on BDA / e-Procurement Belgium — not here and not by e-mail. ↗
Offer and evidence in: Dutch.
Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
The City of Ostend wishes to use a journey registration system, including a reservation platform for the city's vehicle fleet. The aim is to use this software to gain a better view of the movements of the fleet in order to enable an optimal composition and distribution of the fleet. For the part of the vehicle fleet that is part of the pool, there should be the possibility to make reservations in a smooth, user-friendly and well-organised way by all colleagues. For this contract, a first call for competition has already been published, the procedure of which has been discontinued. This new procedure was drafted with an amended selection criterion. Duration The duration of this contract is provided with a basic contract of four years, followed by automatic 2-year tacit renewals for an indefinite period, each time with a notice of 6 months for the contracting authority and 18 months for…
Show full description
… the contractor. In order to download the assignment documents, you will be asked to provide an e-mail address. This e-mail address will be used for any communication during the placement procedure, such as any questions and answers, missing pages or documents, etc. It is in your interest that you download the assignment documents via the link mentioned in the publication notice and provide a valid e-mail address.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
The median procedure drew 2 bids (42 procedures with a bid count); 40% ended with a single bidder. Sector: median 5 bids.n = 42
12% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (53 awards since 2015, spread over 21 companies). 88% went to new names.n = 53 awards since 2015
28% of awards went to companies from abroad (53 awards with a known winner country). Sector average: 29%.n = 53
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 25/10/2026.
Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
›
References: servicesEen lijst van minstens 2 relevante opdrachten – maximum 5 opdrachten betreffende levering en implementatie, hosting, onderhoud en support van een rittenregistratie systeem in de cloud, die binnen de afgelopen vijf jaar in gebruik waren. De leveringen/diensten … read in fullcollapse
Een lijst van minstens 2 relevante opdrachten – maximum 5 opdrachten betreffende levering en implementatie, hosting, onderhoud en support van een rittenregistratie systeem in de cloud, die binnen de afgelopen vijf jaar in gebruik waren. De leveringen/diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van leveringen/diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de opdrachtnemer die tevens de ontstentenis verklaart/motiveert. Deze attesten moeten verplichtend vermelden: * naam en adres van de betreffende instantie * gegevens van een contactpersoon van de betreffende instantie * datum van ingebruikname van de software * aantal betrokken voertuigen bij de betreffende organisatie * een verklaring van de opdrachtgever dat de software operationeel/nog steeds in gebruik is. * De lijst wordt tevens aangevuld met een verduidelijking via korte omschrijving. Minimumeisen: Uit de referenties moet blijken dat de inschrijver minstens 2 gelijkaardige leveringen/diensten (levering en implementatie, hosting, onderhoud en support van een van een rittenregistratie systeem in de cloud) heeft gerealiseerd die binnen de afgelopen vijf jaar in gebruik waren bij de aanbesteder en die voldoen aan de volgende parameters: * Deze software dient operationeel te zijn bij de vermelde instantie * Minstens 75 betrokken voertuigen bij de betreffende organisatie * Minstens 200 reservaties van poolvoertuigen of installaties per jaar
›
Other economic requirement* * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepa… read in fullcollapse
* * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. * Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat/inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.
›
Security/guarantee required
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
When contracts were awarded in this country and sector, usually 5 or more bids came in. Many compete here — price and references decide. (Based on 1,480 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 29 days between publication and deadline — typical in this country is 34 (median of 3,181 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
In Belgium · IT services, 537 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 2,133 recorded awards) — mostly from France, Germany, Luxembourg.
Submission language: Dutch.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.