Friedrich & ClementBETA

How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →

Operation of a Bavarian Economic Representation in the USA

Betrieb einer bayerischen Wirtschaftsrepräsentanz in den USA — original title

DEGermany · München

Your path to submission

  1. Deadline: 2 November at 10:00 — 1 day left.
  2. You submit on Deutsche eVergabe — not here and not by e-mail. ↗
  3. Offer and evidence in: German.
  4. Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

Operation of an economic representative office in the USA (Bavarian Trade & Investment Office) for a period of four years from the award of the contract (at the earliest from 01.01.2027) for the targeted and active promotion of economic relations between Bavaria and the USA.

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published29 Sept 2026
ProcedureOpen procedure
Contract period1 Jan 2027 → 31 Dec 2030
Place of performanceUSA (Region zwischen New York City und Boston oder im erweiterten Umfeld des Silicon Valley)

Type of service

79 · Business services
CPV 79411100

Clement What the numbers say about this buyer

  • In this sector the buyer awards roughly every 3 months (50 awards, most recently June 2026) — by that rhythm the next award was due around September 2026. The last award went to Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. für ihr Fraunhofer-Institut ISI.n = 50
  • The median procedure drew 2 bids (103 procedures with a bid count); 49% ended with a single bidder. Sector: median 4 bids.n = 103
  • 35% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (103 awards since 2019, spread over 67 companies). 65% went to new names.n = 103 awards since 2019
  • The award came in at a median 80% of the estimated value (5 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually too high here. Sector: 79%.n = 5
  • Across 4 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: References: services (4 of 4), Quality management (1 of 4), Share of subcontractors (1 of 4), Minimum annual turnover (1 of 4).n = 4

From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 25/10/2026.

Clement
In this buyer's last 50 comparable contracts (same sector), usually only a single offer came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

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References: services
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklär… read in fullcollapse
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und Unterlagen beizufügen. Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft oder der Berufung auf die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bieters nachzuweisen. Sofern ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl. „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ aus Arbeitsschritt "Vertragsbedingungen/Formulare"). Bei Bietern, die sich präqualifiziert haben, genügt bezüglich der vom Zertifikat abgedeckten Eignungskriterien die Vorlage des Zertifikats des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ). REFERENZEN Vorlage von mindestens 3 vergleichbaren Referenzen, die folgende Mindestanforderungen abdecken: aa) Vorlage von mindestens 1 vergleichbaren Referenzen bezogen auf die Beratung und Unterstützung in den USA ansässiger Unternehmen zur Erschließung des bayerischen Markts durch Erstberatung und Vernetzung mit relevanten Geschäftspartnern oder Institutionen in Bayern. ab) Vorlage von mindestens 1 vergleichbaren Referenz bezogen auf die inhaltliche Vorbereitung, Durchführung und Begleitung von Veranstaltungen für Institutionen oder Unternehmen in den USA mit Teilnehmern aus den USA und Bayern zur Förderung der Wirtschaftsbeziehungen und Wirtschaftskontakte. ac) Vorlage von mindestens 1 vergleichbaren Referenz bezogen auf die erfolgreiche Akquise von US-amerikanischen Unternehmen, die nach Bayern expandiert sind oder nachweislich expandieren wollen. Hinweise - Die geforderten Mindestanforderungen zu aa) bis ac) können auch innerhalb einer Referenz erfüllt werden. - Berücksichtigt werden Leistungen, die innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht worden sind. Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, können Referenzen berücksichtigt werden, deren Leistungen bis zu 5 Jahre (ab 01.01.2021) zurückliegen. - Bitte laden Sie die Angaben zu den erforderlichen Referenzen als pdf-Datei unter „Eigene Anlagen“ hoch. - Die Angabe der Referenzen soll wie folgt gegliedert sein: - - Name des Empfängers (Dritten) - - Erbringungszeitpunkt - - Wert der erbrachten Leistung - - inhaltliche Darstellung des Referenzprojekts sowie aussagekräftige Beschreibung von Art und Umfang der erbrachten Leistung
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Quality management
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklär… read in fullcollapse
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und Unterlagen beizufügen. Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft oder der Berufung auf die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bieters nachzuweisen. Sofern ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl. „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ aus Arbeitsschritt "Vertragsbedingungen/Formulare"). Bei Bietern, die sich präqualifiziert haben, genügt bezüglich der vom Zertifikat abgedeckten Eignungskriterien die Vorlage des Zertifikats des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ). NEUTRALITÄT Die Tätigkeit der bayerischen Wirtschaftsrepräsentanz dient der gesamten Wirtschaft und hat daher neutral zu erfolgen. Voraussetzung für die Teilnahme an dem Vergabeverfahren ist daher, dass der Bieter keine Interessen hat, die mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten. Hinweis Hierfür ist eine formlose Eigenerklärung zu Interessenkollisionen erforderlich. Bitte laden Sie die Eigenerklärung als pdf-Datei unter „Eigene Anlagen“ hoch.
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Minimum turnover in the contract field
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklär… read in fullcollapse
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und Unterlagen beizufügen. Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft oder der Berufung auf die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bieters nachzuweisen. Sofern ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl. „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ aus Arbeitsschritt "Vertragsbedingungen/Formulare"). Bei Bietern, die sich präqualifiziert haben, genügt bezüglich der vom Zertifikat abgedeckten Eignungskriterien die Vorlage des Zertifikats des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ). JAHRESUMSATZ Angaben über den Jahresumsatz des Bieters in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Förderung der Wirtschaftsbeziehungen zwischen Deutschland und den USA, vgl. insbesondere die geforderten Referenzprojekte entsprechend der EU-Bekanntmachung) während der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der Mindestjahresumsatz muss mindestens 540.000,00 Euro (netto) betragen. Hinweis für Bewerber, die noch nicht volle drei Geschäftsjahre tätig sind: Die Angaben zu den Jahresumsätzen sind ab Zeitpunkt der Geschäftsaufnahme vorzulegen. Hinweis Hierfür ist eine Erklärung über den Jahresumsatz als pdf-Datei im Arbeitsschritt "Eigene Anlagen" hochzuladen.
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Share of subcontractors
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklär… read in fullcollapse
https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/dd5c513e-7a7e-4a6c-9278-ec7a4d6417e9/suitabilitycriteria Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und Unterlagen beizufügen. Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft oder der Berufung auf die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bieters nachzuweisen. Sofern ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl. „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ aus Arbeitsschritt "Vertragsbedingungen/Formulare"). Bei Bietern, die sich präqualifiziert haben, genügt bezüglich der vom Zertifikat abgedeckten Eignungskriterien die Vorlage des Zertifikats des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ). UNTERAUFTRAGSVERGABE Angabe, welche Teile des Auftrags der Bieter unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording

Who has won at this buyer so far

Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.

CompanyAwardsPeriod
Startup Events GmbH52023–2025
Forschungszentrum Jülich GmbH- Projektträger Jülich42026
German-Thai Chamber of Commerce (GTCC) · Bangkok32025
EUNOIA VISIONS UG (haftungsbeschränkt) · München32025
Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft e. V. · München32022–2024
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.

How often this buyer tenders this kind of work

8
2019
6
2020
8
2021
33
2022
20
2023
45
2024
30
2025
12
2026
162 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.

Contracting authority contact

·
Deadline — Monday 2 November at 10:00

Tactics

When this buyer has awarded in this sector, there was usually a single bid in the end. A solid bid has a real chance here. (Based on 50 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 34 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,071 procedures). A normal window for this market.

The deadline falls on a Monday — your last full working day is the Friday before. Have evidence and guarantees together by Thursday.

Foreign bidders

In Germany · Business services, 349 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 29,674 recorded awards) — mostly from Belgium, Italy, United Kingdom.

Submission language: German.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 3 portals
Bids are submitted on Deutsche eVergabe — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
Put together the evidence — in German
The 4 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
To the procurement portal →Official notice on TED →
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

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