How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
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Your path to submission
- Deadline: 6 November at 13:00 — 5 days left.
- You submit on Vergabemarktplatz (cosinex) — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the cosinex platform required (created instantly); offers go through the bidding tool, usually plain text form suffices — no qualified signature. Sort out account and signature first — not on submission day.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Contract
Type of service
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 4 months (11 awards, most recently October 2024) — by that rhythm the next award was due around February 2025. The last award went to KST Moschkau GmbH.n = 11
- 28% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (51 awards since 2018, spread over 37 companies). That is well below the sector norm (40%) — this buyer switches suppliers more often than others.n = 51 awards since 2018
- The median procedure drew 2 bids (44 procedures with a bid count); 45% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 44
- From notice to award takes a median 44 days here (7 procedures). Sector: 82 days.n = 7
- 2% of awards went to companies from abroad (51 awards with a known winner country). Sector average: 1%.n = 51
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Tender documents at a glance
The essentials of the tender documents, checked statement by statement against the documents. For your bid, the original documents count.
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Vergabeverfahren der Universität Potsdam nach UVgO / Brandenburgischem Vergabegesetz
The input text concerns a public procurement procedure in Germany, specifically in the federal state of Brandenburg (Brandenburgisches Vergabegesetz, UVgO).
It reflects the perspective of a German contracting authority (here u. a. Universität Potsdam) and bidders operating under German and EU law (UVgO, GWB, DSGVO, Wettbewerbsregistergesetz, Mindestlohngesetz).
As background, the documents describe standardised procurement conditions of the Land Brandenburg for supply and service contracts below the EU thresholds, including how offers are to be submitted via the “Vergabemarktplatz Brandenburg”, which legal frameworks apply (UVgO, VOL/B, ZVB‑Bbg, EVB‑IT Kauf‑AGB), and which social provisions (Brandenburgisches Vergabegesetz, Frauenförderverordnung, Mindestlohn) are contractually binding.
Such as in VOL 06 (Bewerbungsbedingungen) and the EVB‑IT Kauf‑AGB, they regulate language, form of communication, price rules, handling of subcontractors and joint bids, and the legal consequences of false statements or breaches of labour‑law related obligations.
Regarding what the bidder must submit and minimum qualification requirements, the “Zusammenstellung der einzureichenden Nachweise” lists precisely which forms are required with the offer: such as (1) Formular 3.3 Angebotsschreiben, (2) Formular 4.1 Eigenerklärung Ausschlussgründe, (3) Eigenerklärung zur Eignung (mit Umsatz der letzten drei Jahre und Angaben zu vergleichbaren Leistungen, ggf. Präqualifikation), (4) ausgefülltes Preisblatt/Leistungsbeschreibung (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit), (5) Formular 5.3 Vereinbarung Mindestanforderungen nach BbgVergG, (6) Formular 4.3 Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe, 4.2 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung und 5.4 Vereinbarung Mindestanforderungen Nachunternehmer/Verleiher jeweils „falls zutreffend“, sowie (7) Formular 4.5 Erklärung Frauenförderverordnung (wenn Bevorzugung nach Frauenförderverordnung beansprucht wird).
Auf Anforderung der Vergabestelle ist zusätzlich Formular 4.4 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen vorzulegen.
Mindestanforderungen betreffen u. a. die Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eigenerklärung), das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, arbeitsrechtliche Ausschlüsse (AEntG, MiLoG, Schwarzarbeit, Lieferkettengesetz), Einhaltung des Mindestentgelts (BbgVergG) und ggf. Berufsregistereintrag/Berufsgenossenschaftsnachweis.
Es wird auf zwei Preisblatt-/Leistungsbeschreibungsdateien (4.B.DVPH2026399_F – Preisblatt_Leistungsbeschreibung.xlsx) verwiesen, in denen üblicherweise Stückzahlen, Leistungsumfang, Ort der Leistungserbringung und Zeiträume stehen; diese Inhalte sind im bereitgestellten Text jedoch nicht ausformuliert.
Solche Bestimmungen wie Ort der Leistung (Leistungs- und Erfüllungsort: Sitz der empfangenden Dienststelle, frei Verwendungsstelle zu liefern), verbindliche Ausführungsfristen und Liefertermine sowie Gefahrübergang und Verpackung sind allgemein in den ZVB‑Bbg (VOL 08) und EVB‑IT Kauf‑AGB geregelt.
Konkrete Vertragslaufzeit oder Lieferfristen zum konkreten Projekt werden hier nur angedeutet (Bindefrist laut Angebotsaufforderung, geplante Zuschlagserteilung bis Ablauf der Angebotsbindefrist), ohne datumsgenaue Angaben.
Zu den Award‑Kriterien und deren Gewichtung enthält der Text keine expliziten Bewertungsmatrix oder Punktverteilungen.
Es wird lediglich allgemein auf „wirtschaftlichstes Angebot“ verwiesen, u. a. im Kontext der Frauenförderverordnung: solche als bevorzugte Bieter werden nur dann vorrangig berücksichtigt, wenn ihr Angebot gleichwertig mit dem wirtschaftlichsten Angebot ist und höchstens 20 % teurer, und wenn der Frauenanteil und Frauenlohnanteil nach der Anlage nachgewiesen wird.
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Hinsichtlich Risiken und besonderer Bedingungen werden zahlreiche Vertragsstrafen, Kündigungsrechte, Subunternehmerregeln, Bindefristen und Fristen für Bieterfragen geregelt.
Solche wie: die Angebote sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz einzureichen; E‑Mail‑Angebote führen zwingend zum Ausschluss.
Der Bieter ist bis zum Ablauf der Bindefrist an sein Angebot gebunden, Rücknahme ist nur bis zum Ende der Angebotsfrist über den Vergabemarktplatz möglich.
Verstöße gegen das Brandenburgische Vergabegesetz (Mindestentgelt) und arbeitsrechtliche Pflichten können zu Auftragssperren bis zu drei Jahren, Meldung an zentrale Informationsstellen und Vertragsstrafen von 1 % je schuldhaftem Fall (max. 25.000 €; insgesamt höchstens 5 % der Auftragssumme, max. 250.000 €) sowie Kündigungsrechte des Auftraggebers führen.
Bei Lieferverzug nach EVB‑IT Kauf‑AGB entsteht eine Vertragsstrafe von 0,2 % der Gesamtvergütung pro Verzugstag (max. 5 %), zusätzlich Schadensersatz- und Rücktrittsrechte.
Subunternehmer und Eignungsleihe sind nur zulässig bei vorheriger Benennung (Formular 4.3) und Zustimmung des Auftraggebers; für im Angebot benannte Subunternehmer gilt die Zustimmung als erteilt.
Die Fragefrist sieht vor, dass Fragen spätestens eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt werden sollten; verspätete Fragen können unbeantwortet bleiben.
Eine Pflicht zu Ortsbesichtigung (site visit) wird im Auszug nicht erwähnt.
Bezüglich möglicher Widersprüche oder Korrekturen in den Dokumenten wird die Rangfolge der Vertragsbestandteile nach ZVB‑Bbg (VOL 08) festgelegt: solche wie (a) Angebot mit Leistungsbeschreibung und Anlagen bzw. Vertragsurkunde, (b) ergänzende Vertragsbedingungen, (c) Zusätzliche Allgemeine Vertragsbedingungen des Landes Brandenburg, (d) VOL/B.
Zudem erklärt die Eigenerklärung Ausschlussgründe ausdrücklich, dass ausschließlich die Vertragsbedingungen des Auftraggebers gelten und eigene AGB des Bieters als ungültig gelten.
Mehrfach wiederholt wird, dass bei schriftlichen Angeboten eine Unterschrift erforderlich ist, während elektronische Angebotsabgabe über den Vergabemarktplatz Brandenburg durch das Bietertool elektronisch signiert wird; hier besteht kein Widerspruch, sondern eine Klarstellung: die handschriftliche Unterschrift ist nur für Papierangebote zwingend.
Wo Angaben zur Mindestlohnhöhe zwischen Bundesmindestlohn (MiLoG: 13,90 € ab 1.1.2026) und BbgVergG‑Mindestentgelt (13,00 €) differieren, wird ausdrücklich klargestellt, dass die landesrechtlichen Mindestentgelt-Regelungen nur gelten, wenn sie oberhalb des Bundesmindestlohns liegen, sodass die höherrangige bzw. höhere Regelung Anwendung findet; damit wird ein möglicher Normwiderspruch aufgelöst.
Only the contracting authority's tender documents are binding. As of: 29/10/2026
Eligibility analysis from the tender documents
Tender documents — direct download
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| circular Informationssysteme GmbH | 4 | 2023–2024 |
| Deutsche Post InHaus Services GmbH | 3 | 2024–2025 |
| Coherent Europe B.V. · Dieburg | 3 | 2025 |
| More und Wolf Einrichtungen GmbH · Potsdam | 3 | 2018–2026 |
| RIAG Media GmbH · Potsdam | 3 | 2025 |
How often this buyer tenders this kind of work
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 12 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 21 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.
Foreign bidders
In Germany · Office & computing machinery, 100 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 13,262 recorded awards) — mostly from Austria, France, Estonia.
How to bid
Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
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