2026/HFB/OP/86899 - Transformation et rénovation Kaaitheater - Textiles de théâtre

✓Le délai global de livraison est de 90 jours ouvrables maximum, délai de commande compris, à compter du lendemain de la signature du contrat; dans ce cadre, la livraison et l’installation effectives sur place ne peuvent avoir lieu qu’après la rénovation et l’«inhuizing» du Kaaitheater (prévue début avril 2027) et peuvent prendre au plus 20 jours ouvrables sur place.

✓Les soumissionnaires doivent indiquer leur délai de livraison et les périodes de fermeture des jours fériés de l'entreprise sur le formulaire d'offre, ce dernier suspendant le délai de livraison.

✓Par exemple, en ce qui concerne les critères d’attribution et la pondération, le pouvoir adjudicateur recourt à une procédure ouverte avec l’offre économiquement la plus avantageuse déterminée uniquement sur la base du prix; aucun sous-critère qualitatif ou pondération autre que le prix n’est prévu.

✓Le marché n’est pas divisé en lots ou en sections conditionnelles, et les variantes ou options gratuites sont explicitement interdites; les soumissionnaires ne peuvent pas soumettre d’autres solutions techniques en dehors des spécifications techniques définies et ne peuvent pas ajouter «vrije varianten» ou «vrije opties» avec la tarification.

✓Comme pour les risques et les conditions particulières, les documents imposent plusieurs obligations clés. Une visite obligatoire du site doit être organisée par e-mail et prouvée avec l'AttestPlaatsbezoek (Stuk 5); l’absence de cet attestation signée ou de la visite constitue une irrégularité substantielle entraînant la nullité de l’offre.

✓La communication au cours de l’appel d’offres et de l’exécution doit être en néerlandais et les moyens électroniques sont obligatoires; les offres doivent être déposées par l’intermédiaire de la plateforme belge de passation électronique de marchés publics au plus tard à la date limite (26/11/2026, 9 h 45) et signées électroniquement avec une signature qualifiée sur le rapport de soumission, étayée par une preuve du pouvoir de signature (Stuk 4).

✓La validité de l’offre (verbintenistermijn) est de 120 jours calendaires à compter du lendemain de la date limite de soumission.

✓Une garantie de bonne fin de 5% (borgtocht) sur le montant net du marché doit être constituée dans les 30 jours suivant l'attribution du marché, par l'un des formulaires autorisés par le KB Uitvoering, avec preuve envoyée à l'autorité; elle est libérée après la réception provisoire.

✓Les risques d’exécution comprennent le strict respect de la planification et de la coordination progressives avec le «pilootaannemer» de la phase 1, le respect des critères de durabilité du GRO, des règles de sécurité et d’organisation du site et l’entière responsabilité des sous-traitants.

✓Les pénalités pour mauvaise performance et retard suivent le KB Uitvoering: le «straffen» général pour les travaux défectueux et les «vertragingsboetes» calculés conformément à l’article 123, les délais de livraison partiels prévus au point 1.2 étant contraignants.

✓La formation des prix se fait sur la base d’une liste de prix unitaires et doit inclure tous les coûts accessoires (emballage, transport, assurance, montage, formation, documentation, droits de PI, etc.), et il existe des conditions définies pour la révision des prix en cas de modifications fiscales ou de circonstances imprévisibles (incidence > 15 %).

✓Les sanctions russes sont intégrées: les soumissionnaires et tous les sous-traitants ou entités fournissant des capacités ayant certains liens avec la Russie ou une participation supérieure à 10 % à la valeur du marché sont exclus, et les soumissionnaires doivent déclarer leur statut.

✓Par exemple, en ce qui concerne les contradictions ou les corrections, le texte souligne à plusieurs reprises que les réponses aux questions publiées sous le nom de «terechtwijzend bericht» via e‐Procurement et le supplément de l’UE font partie intégrante des conditions contractuelles et doivent être prises en compte lors de la préparation de l’offre; en cas d’ambiguïté entre les documents originaux et ces clarifications, les corrections publiées prévalent.

✓Elle indique également que tous les plans de la situation existante sont fournis à titre d’information uniquement et que les soumissionnaires sont réputés fonder leurs prix sur leurs propres conclusions tirées de la visite obligatoire des lieux, de sorte qu’ils ne peuvent plus invoquer ultérieurement l’ignorance des conditions factuelles.

✓Les documents non demandés (par exemple, les fiches techniques non sollicitées) sont expressément déclarés non contraignants et considérés comme non soumis, de sorte que les déclarations de contrôle sont celles figurant dans les spécifications administratives et techniques et les rectificatifs formels plutôt que dans tout document marketing ou supplémentaire qu’un soumissionnaire pourrait ajouter.

Réponses sur les critères exigés

Must securities be provided (bid bond, performance or warranty guarantee)? If so: which, in what amount and by when?

✓Le montant est fixé à 5% du montant total de l'offre hors TVA.

✓Le contractant doit constituer cette borgtocht dans les 30 jours calendrier suivant la date d’attribution du marché («sluiting van de opdracht»), en utilisant l’un des formulaires légalement autorisés (dépôt en espèces, fonds publics, garantie conjointe ou garantie bancaire/d’assurance).

✓La preuve de la constitution de la borgtocht doit être envoyée au pouvoir adjudicateur par courrier électronique ([email protected]), et la garantie sera libérée en une seule tranche après la réception provisoire du contrat.

❓Aucune garantie de soumission distincte n’est mentionnée.

Is subcontracting allowed? If so: with which limits and which disclosure duties?

✓En ce qui concerne la sous-traitance, le texte établit une distinction entre i) les autres entrepreneurs dont la capacité est utilisée pour satisfaire aux critères de sélection («beroep op draagkracht») et ii) les sous-traitants «ordinaires» utilisés sans faire appel à leur capacité.

✓En cas d’utilisation de la capacité, chaque entrepreneur d’appui doit présenter un CUE, signer un «verbintenis terbeschikkingstelling middelen» et exécuter effectivement la partie pour laquelle sa capacité est invoquée; le recours à d’autres sous-traitants à sa place nécessite alors l’approbation préalable du pouvoir adjudicateur et, en cas de capacité économique/financière, ils partagent la responsabilité conjointe.

✓Dans le même temps, il «blijft mogelijk» d’engager des sous-traitants lors de l’attribution et de l’exécution sans compter sur leur capacité; elles n’entraînent pas les mêmes obligations formelles, bien que des règles générales (par exemple, des règles sociales, de non-discrimination, des sanctions à l’encontre de la Russie et des exigences linguistiques pour le personnel responsable) continuent de s’appliquer.

Is there a site visit, and is attendance mandatory? If so: when?

✓En ce qui concerne la visite des lieux, le cahier des charges indique qu’un plaatsbezoek est obligatoire.

✓Elle doit avoir lieu au plus tard 10 jours calendrier avant l'ouverture des offres; Les rendez-vous sont pris par e-mail à l'adresse [email protected].

✓Un «Attest verplicht plaatsbezoek» est fourni à titre de modèle et l’attestation complétée et signée doit être ajoutée à l’offre (Stuk 5).

✓La non-participation à la visite des lieux et/ou l’absence de cette attestation sont explicitement décrites comme un «substantiële onregelmatigheid» qui entraîne la nullité de l’offre, ce qui signifie que la participation est obligatoire pour être admis à la procédure.

In which language must the tender and the supporting documents be submitted, and are documents in other languages accepted?

✓En ce qui concerne les exigences linguistiques, les documents d’appel à la concurrence et toute communication avec l’autorité doivent être rédigés en néerlandais.

✓Le texte indique que le soumissionnaire utilise «uitsluitend het Nederlands» dans ses relations orales et écrites avec le pouvoir adjudicateur; il en va de même en cours d’exécution, y compris pour le personnel clé du contractant et de ses sous-traitants.

✓Les documents qui ne sont disponibles que dans une autre langue peuvent être acceptés, mais l'autorité peut exiger une traduction, éventuellement une traduction assermentée (beëdigde).

✓Ainsi, la langue de base de la soumission et des pièces justificatives est le néerlandais, les autres langues n’étant tolérées que sous réserve d’une traduction sur demande.

How long is the bidder bound by the tender (validity period), and is there a deadline for bidder questions? If so: until when?

✓En ce qui concerne la validité des offres et les questions, le verbintenistermijn est fixé à 120 jours calendrier, à compter du lendemain de la date limite de réception des offres.

✓Pendant cette période, les soumissionnaires sont liés par leurs offres.

✓La première page de l’annonce fixe la date limite de réception des offres au 26/11/2026, 9h45, de sorte que le délai contraignant court à partir du 27/11/2026 pour 120 jours.

✓Les questions relatives aux documents d’appel à la concurrence peuvent être soumises par écrit jusqu’à 10 jours calendrier avant la date limite de réception des offres, à l’adresse [email protected], en indiquant le numéro de l’offre; les réponses sont publiées sous forme de rectificatifs sur les marchés publics électroniques et dans le supplément de l’UE et font partie intégrante des conditions contractuelles.

Autres indications

✓Conditions de l’appel d’offres pour «Transformatie en vernieuwing Kaaitheater – Theatertextiel»

✓Le texte de saisie contient les spécifications administratives et techniques («bestek») pour une procédure de passation de marché public en Belgique, lancée par le Vlaamse overheid (gouvernement flamand), Agentschap Facilitair Bedrijf.

✓Le point de vue et les règles applicables suivent clairement la législation belge et européenne en matière de marchés publics, avec des références spécifiques aux statuts belges (Wet Overheidsopdrachten, KB Plaatsing, KB Uitvoering) et aux instruments de l’UE (par exemple, DUME/UEA, sanctions à l’encontre de la Russie).

✓Le marché concerne la fourniture et l'installation de textiles de théâtre pour le Kaaitheater à Bruxelles.

✓Les sous-traitants ayant un «band met Rusland» sont limités lorsque leur part dépasse 10 % du montant du contrat, et des déclarations y afférentes doivent être faites dans l’offre.