Concession de services pour la fourniture de services de restauration dans la maison provinciale de Louvain

✓Trois composantes sont prévues pour le restaurant de l'entreprise: une offre de base (sève, salad bar étendu, gamme limitée mais variable de chaud); sous-offre 1 (repas chaud); sous-fourniture 2 (fourniture de rouleaux).

✓La concession comprend toujours des boissons chaudes et froides et des desserts de la région; La restauration de réunions et d'événements nécessite, entre autres, des moments de café, des buffets de réception et de pause, des réceptions, des formules de déjeuner et des boissons finales, avec du café obligatoire de la région et au moins un arrangement régional comme première option sur la plate-forme de commande.

✓Les commandes d'événements (> 40 personnes) doivent être passées au moins cinq jours à l'avance, le concessionnaire étant autorisé à refuser en cas de demandes tardives.

✓Le prix est entièrement axé sur la qualité du concept de restauration, avec un système de pesée et de scénario complexe.

✓Le seul critère d’attribution est la «qualité du concept de restauration» (100 points maximum), évaluée sur la base d’une note (plan d’entreprise, concept, faisabilité) et d’une session pilote obligatoire dans un lieu où le concept est déjà appliqué.

✓Ces 100 points se divisent eux-mêmes dansent les sous-critères: l’offre et la composition (35 points, tels que l’offre variée et saine, l’attention portée aux groupes cibles et aux moments d’utilisation, au moins 60 % de protéines végétales, indication des grammages moyens); l’organisation du travail et la fourniture de services (20 points, tels que la plateforme numérique pour les commandes et la facturation, la faisabilité pratique et la convivialité); surveillance quotidienne, qualité et sécurité alimentaire (20 points, tels que surveillance opérationnelle, contrôle interne de la qualité, mesures de sécurité et d’hygiène alimentaires, contrôle/déclaration/ajustement); durabilité et santé (20 points, tels que l’équilibre et la variété, les produits saisonniers et régionaux, les choix durables en matière d’approvisionnement/d’emballage/d’exploitation); et le gaspillage alimentaire (5 points, tels que des propositions concrètes visant à prévenir, contrôler et réduire le gaspillage et à gérer les excédents).

✓Les notes sont calculées et pondérées pour chaque partie de la concession: restaurant d’entreprise: 10 %, restauration pour réunions: 40 %, restauration pour événements/congrès/séminaires: 50 %; Le restaurant VIP et le snack ne sont pas pesés séparément en raison de leur importance économique limitée.

✓En outre, une note minimale de qualité de 50/100 pour chaque sous-critère par composant évalué s’appliquera, faute de quoi le soumissionnaire ne sera pas éligible à l’attribution.

✓L’évaluation du restaurant d’entreprise se fait au moyen de trois scénarios (A: offre de base uniquement, B: offrandes de base + sandwiches, C: base + repas chauds + offre sandwich). les pièces de rouleau et de repas chauds ne sont «éclaircies» que si au moins une offre régulière atteint un minimum de 50 % pour chaque sous-critère; les repas chauds sont également soumis à un plafond de prix utilisateur (max. la valeur du bon repas).

✓En fonction des pièces allumées, il est attribué sur la base du scénario le mieux classé; les offres limitées au scénario A de B seront exclues dès que le scénario C s'appliquera est.

✓Le texte mentionne plusieurs risques et conditions particulières relatifs à la mise en œuvre, aux sanctions, à l'assurance, à la sous-traitance et aux obligations procédurales.

✓Par exemple, les soumissionnaires sont tenus d’effectuer une visite sur place; le certificat (annexe 4) doit être joint à l’offre, faute de quoi l’offre sera nulle et non avenue.

❓Des questions peuvent être posées lors de la visite sur place; les questions et réponses sont partagées dans un rapport via e-Procurement. proposer d’être soumis par voie électronique via e-Procurement avant le 05/01/2027 à 11h00, en néerlandais, et dûment signé électroniquement par une personne ayant une autorité démontrable (pas d’acte de gestion quotidienne; procurations exigées par le représentant autorisé).

❓La période d'engagement est de 150 jours civils à compter de l'ouverture des offres.

✓Aucune caution n'est requise, mais la redevance de concession et certains coûts fixes sont indexés annuellement selon une formule d'indice indiquée, sous réserve d'un changement d'au moins 3%.

✓La facturation des services pour la province doit se faire au moyen de factures électroniques structurées (XML via Peppol/Mercurius); les factures non conformes ne seront pas acceptées; le délai de paiement est de 30 jours, tant pour les factures que la province envoie au concessionnaire (frais de concession, services publics) que pour les factures du concessionnaire à la province (restauration commandée).

✓Le concessionnaire est entièrement responsable de tous les dommages résultant de ses activités et de celles des employés / sous-traitants, doit indemniser l'administration provinciale contre les réclamations de tiers et est tenu de souscrire et de maintenir diverses assurances (opération de responsabilité civile et après livraison, incendie / explosion de responsabilité stricte si nécessaire, accidents du travail, assurance pour ses propres équipements et stocks); les garanties BA doivent être d’au moins 5 000 000 EUR par sinistre.

✓En cas de lacunes, la province peut imposer des mesures correctives, interdire des produits/processus, suspendre des activités, faire exécuter des travaux par des tiers aux frais du concessionnaire et imposer des sanctions contractuelles (par exemple, 250 EUR par constat de non-respect des heures d’ouverture, 500 EUR pour non-respect des mesures correctives en matière de sécurité alimentaire, 250 EUR pour les enregistrements/traçabilité manquants, 1 000 EUR pour le refus de coopérer aux contrôles/audits).

✓De graves manquements répétés, en particulier dans les domaines de la sécurité alimentaire, de la continuité et de la santé, peuvent entraîner la résiliation aux frais du concessionnaire.

✓Enfin, le texte traite de la sous-traitance et de la hiérarchie des documents, ce qui est pertinent pour d'éventuelles contradictions ou corrections.

✓Un soumissionnaire peut faire valoir les capacités d’autres entités, mais doit ensuite utiliser le formulaire d’engagement (annexe 1) dans lequel ces entités s’engagent à mettre à disposition les ressources nécessaires.

✓Le sous-traitant sur la capacité duquel il s'appuie doit compléter et ajouter les parties pertinentes de la DVB.

✓Le concessionnaire doit répercuter les obligations de confidentialité sur les sous-traitants, respecter et faire respecter les dispositions du droit social et social («travail avec des tiers») et s’engager à respecter les normes de l’OIT, les conventions collectives sectorielles et une clause de non-discrimination; le non-respect peut donner lieu à un avis de défaut et à des mesures d’office, y compris une résiliation unilatérale.

✓En cas de contradiction, il est expressément indiqué que les dispositions du cahier des charges (cahier des charges et cahier des charges de concession) prévalent sur les avis de publication; les avis et corrections du Bulletin des offres et du Journal officiel de l’Union européenne font partie intégrante du cahier des charges et sont réputés connus au moment de l’établissement de l’offre.

✓En outre, si un bordereau de soumission autoproduit est utilisé, chaque soumissionnaire doit déclarer expressément qu'il est conforme au formulaire ci-joint, toutes les déclarations divergentes étant considérées comme non écrites.

✓Avec cela, la hiérarchie est fixe: le cahier des charges et les documents de concession, y compris les avis de correction, lient les soumissionnaires et prévalent sur leurs propres conditions ou publications antérieures.

Réponses sur les critères exigés

Must securities be provided (bid bond, performance or warranty guarantee)? If so: which, in what amount and by when?

✓En ce qui concerne les titres, il est explicitement indiqué qu'aucune caution n'est demandée pour ce contrat («Borgtocht»).

✓Il n’y a donc pas d’obligation de constituer une garantie financière sous la forme d’une garantie de soumission, d’une garantie de bonne fin ou d’une garantie, pas plus qu’un montant ou un délai pour la constitution d’un garant n’est indiqué.

Is subcontracting allowed? If so: with which limits and which disclosure duties?

✓La sous-traitance indique clairement que l'objet de la concession ne peut être sous-traité en tout ou en partie sans le consentement préalable, exprès et écrit de l'administration provinciale.

✓La concession a un «caractère personnel» en raison de l’expertise spécifique et de la capacité financière du concessionnaire; les activités principales (telles que la préparation, la livraison et l’exploitation de services de restauration) ne peuvent pas être structurellement transférées à des tiers sans autorisation.

✓Le soumissionnaire indiquera dans le bordereau de soumission s'il fera appel à des sous-traitants (OUI/NON) et, dans l'affirmative, pour quelle partie, en indiquant le(s) sous-traitant(s), le siège social et le numéro d'entreprise.

✓En outre, comme indiqué dans les dispositions relatives au «travail avec des tiers», le concessionnaire doit répercuter les obligations de bien-être et de confidentialité sur ses sous-traitants et les fixer contractuellement.

✓Lorsqu’elle s’appuie sur les capacités d’un sous-traitant ou d’une autre entité pour la sélection qualitative, cette entité doit signer un engagement conformément à l’annexe 1 et compléter et ajouter (les parties pertinentes) le document probant provisoire (DVB).

Is there a site visit, and is attendance mandatory? If so: when?

✓Une visite obligatoire des lieux est prescrite.

✓Les soumissionnaires doivent, comme souligné, obtenir toutes les informations nécessaires avant de soumettre leur offre et sont «obligés d’effectuer une visite des lieux avant de soumettre une offre».

✓La visite aura lieu dans le bureau provincial du Brabant flamand, Provincieplein 1, 3010 Louvain, au cours de la semaine 44 ou 46 (ou à une autre heure convenue), en métal trois participants par candidat soumissionnaire.

✓La participation doit être confirmée à l'avance par e-mail (à [email protected] et [email protected]). À la fin de la visite, le certificat de visite sur place ci-joint (annexe 4) doit être signé par le fonctionnaire chef de file ou son délégué; ce certificat doit être joint à l’offre «sous peine de nullité absolue de l’offre», de sorte que la participation soit de facto une condition de validité de l’offre.

✓Des questions peuvent être posées lors de la visite sur place, comme indiqué ci-dessus; toutes les questions et réponses sont ensuite regroupées dans un rapport publié sur la plateforme e-Procurement.

In which language must the tender and the supporting documents be submitted, and are documents in other languages accepted?

✓En ce qui concerne les exigences linguistiques, il est précisé que l'offre et toutes les annexes du bordereau de soumission doivent être rédigées en néerlandais.

✓Elle précise également que toutes les relations (orales et écrites) entre le soumissionnaire, le concessionnaire, les sous-traitants et l’administration provinciale du Brabant flamand se déroulent en néerlandais, tant avant, pendant et après l’attribution du marché.

✓Cela implique que les documents rédigés dans d’autres langues ne sont pas suffisants en tant qu’observations principales; lorsque des certificats étrangers sont requis (par exemple, certificats fiscaux et sociaux, extrait de casier judiciaire), l’existence de ces documents est reconnue, mais le cahier des charges ne mentionne pas l’acceptation systématique d’autres langues ni les règles de traduction; Concrètement, il faut donc partir du principe que le néerlandais est obligatoire pour l'offre et les documents de base.

How long is the bidder bound by the tender (validity period), and is there a deadline for bidder questions? If so: until when?

❓S’agissant de la période d’engagement, il est précisé que les soumissionnaires « restent liés par leur offre pendant une période de 150 jours calendrier », à compter du jour suivant l’ouverture des offres.

✓Cette longue période de validité est justifiée par la complexité de la procédure de concession et de la prise de décision interne.

✓Un délai distinct et explicite pour poser des questions générales n’est pas réservé à la visite sur place, mais pour signaler les erreurs ou omissions dans les documents de concession, l’opérateur économique doit en informer le pouvoir adjudicateur par écrit «au moins 10 jours avant la date de réception des offres».

❓En d’autres termes: les «questions de correction» de fond sur les erreurs/lacunes doivent être soumises au plus tard 10 jours avant le 5 janvier 2027, tandis que les questions opérationnelles et techniques doivent de préférence être posées lors de la visite sur place obligatoire, puis faire l’objet d’une réponse au moyen du rapport de questions-réponses publié.

Autres indications

✓Office provincial des services de restauration en concession Brabant flamand – résumé des conditions de l’appel d’offres

✓Le document concerne le cahier des charges et le document de concession pour une concession de services de restauration dans le bureau provincial du Brabant flamand à Louvain.

✓Il s'agit d'une concession de services au sens de la loi belge sur les concessions (loi du 17 juin 2016 et arrêté royal du 25 juin 2017).

✓Le texte est entièrement rédigé du point de vue d’un pouvoir adjudicateur belge (administration de la province de Vlaams-Brabant) et renvoie à la législation belge et aux juridictions belges; aucun autre pays n’est mentionné comme lieu d’exécution, bien que les soumissionnaires étrangers soient bien pris en compte dans les dispositions relatives à la sélection et à l’exclusion.

✓Les assurances Eh bien sont imposées: le concessionnaire doit souscrire, entre autres, une assurance de responsabilité civile pour l’exploitation et après livraison, toute assurance de responsabilité objective en cas d’incendie/d’explosion, une assurance accidents du travail et une assurance pour ses propres équipements, avec une garantie minimale de 5 000 000 EUR par sinistre pour BA.

❓La date et l’heure limites de réception des offres sont fixées au 05/01/2027 à 11h00, via la plateforme e-Procurement; seules les offres soumises par voie électronique et dûment signées seront acceptées.