Concession de travaux : Construction, gestion et exploitation de 4 terrains de padel et/ou pickeball intérieurs

✓Le concessionnaire doit concevoir, financer, obtenir tous les permis (y compris éventuellement une étude d'impact environnemental, des essais de sol, des mesures de bruit, des solutions de mobilité/d'accès), construire et équiper les installations, puis les gérer et les exploiter pour une durée contractuelle que la Commune estime raisonnablement à 40 ans; la durée exacte peut être négociée, mais la concession commence à la signature du contrat et se termine à une date anniversaire fixe.

✓Les travaux doivent être conformes aux prescriptions techniques de SPW Infrastructures et aux normes de la fédération sportive; le concessionnaire doit introduire le permis de construire dans le délai indiqué dans son offre (max. 6 mois après les conventions de financement), compléter les éventuelles corrections de dossier manquantes dans un délai de deux mois et construire dans le délai d’exécution qu’il propose.

✓Avant l'ouverture aux utilisateurs, il y aura une inspection conjointe du site et une acceptation formelle; le concessionnaire doit délivrer des certificats de conformité légale pour tous les travaux.

✓Les critères d’attribution sont exclusivement qualitatifs et se concentrent sur la qualité des infrastructures et la qualité des projets de gestion, avec une pondération totale de 100 points.

✓Par exemple, «Qualité des infrastructures» (50 points) nécessite un exposé écrit et visuel (max. 15 pages) détaillant: un plan d’infrastructure complet (intérieur, extérieur, environs, parking – 20 points), un calendrier détaillé des travaux comprenant les délais d’autorisation (10 points), la qualité des matériaux (structure, tribunaux, environs – 10 points) et un calendrier de maintenance préventive (10 points).

✓La « Qualité du projet de gestion » (50 points) est documentée par une note écrite détaillée (max. 20 pages) décrivant : tous les services/produits (cours, vente/location d’équipements, camps, tournois, cafétéria – 10 points), une liste de prix détaillée comprenant les tarifs préférentiels obligatoires pour les résidents de Chastre et les moins de 18 ans (10 points), les modalités de réservation et d’accès (réservation en ligne, heures d’ouverture, contrôle d’accès – 10 points), la création d’une entité juridique indépendante en tant que club officiel de padel/pickelball affilié à une fédération reconnue (10 points) et un plan financier détaillé comprenant les recettes, les coûts, l’amortissement et l’entretien des infrastructures (10 points).

✓Aucune variante n’est autorisée; une seule option spécifique est autorisée (un espace de judo/danse supplémentaire pour les clubs locaux), qui peut ajuster la valeur de la concession si elle est sélectionnée.

✓La Commune invitera les soumissionnaires sélectionnés qualitativement avec une offre régulière à se présenter devant un jury avant de choisir l’«offre qualitativement la plus avantageuse».

✓Les risques et les conditions particulières sont très détaillés et supportés en grande partie par le concessionnaire.

✓Ainsi, au point II.6.2, le concessionnaire assume pleinement les risques liés au financement, à la conception, à la construction et à l’exploitation; aucune redevance n'est due à la Commune, mais le concessionnaire doit accorder des tarifs préférentiels aux résidents de Chastre et aux jeunes.

✓La commune conserve le contrôle du service, peut demander toutes les informations nécessaires et peut négocier les aspects liés aux points II.5 à II.6 après appel d’offres, mais d’autres clauses ne sont pas négociables.

✓Le concessionnaire doit maintenir toutes les infrastructures en bon état et à ses frais exclusifs pendant toute la durée (maintenance courante et maintenance lourde/renouvellements intégrés dans leur planification d'exploitation).

✓Ils doivent souscrire et prouver, dans les 30 jours suivant la conclusion de la concession, les polices d'assurance: exploitation RC et RC professionnel, objectif RC, assurance incendie/propriété couvrant les risques locatifs et assurance accidents du travail si du personnel est employé; une défaillance ou une annulation après un préavis de 15 jours peut entraîner une résiliation pure et simple avec application de la clause pénale de 10 000 EUR et la confiscation de la mise en garde de 10 000 EUR.

✓Une garantie de 10 000 EUR (mise en garde) doit être fournie par l’intermédiaire d’une banque ou d’un assureur (succursale 15), valable pour l’ensemble de la concession; la Commune peut s'en prévaloir unilatéralement après mise en demeure en cas de non-respect, et elle reste acquise si le concessionnaire résilie unilatéralement.

✓Les sanctions comprennent: 150 EUR/jour de retard après une mise en demeure de 30 jours, recouvrables sur la garantie; 5 000 EUR/jour si le concessionnaire ne remplace pas un sous-traitant exclu dans un délai de 15 jours; et une clause pénale de 10 000 EUR en cas de résiliation unilatérale pour faute (liée au montant de la garantie).

✓Les sous-traitants sont autorisés mais strictement contrôlés: la commune vérifie les motifs d’exclusion (articles 50 à 52 de la loi) et peut ordonner leur remplacement; l'échec est une violation grave qui peut déclencher la résiliation avec des pénalités. Le concessionnaire est seul responsable de la sécurité (intrusion, prescriptions en matière d'incendie, à l'exception des modifications structurelles), des charges fiscales, du respect de la loi sur le personnel, de l'ordre / des réglementations publiques, des permis et des licences, et des obligations RGPD pour le traitement des données.

✓Contractuellement, la validité de la concession de l'offre est de 180 jours calendaires à compter de la date limite de soumission, et les objections à la procédure ou aux conditions doivent être envoyées par courrier recommandé au moins 10 jours avant la date limite de soumission des offres.

✓Ainsi, le point II.15 renvoie expressément aux articles 64 à 66 de l’arrêté royal: les travaux/services complémentaires et les modifications imprévisibles ne sont autorisés sans nouvel appel d’offres que s’ils ne dépassent pas +50 % de la valeur initiale de la concession par modification, ne modifient pas la nature globale de la concession et ne visent pas à contourner la loi.

✓Toute évolution de l'infrastructure au cours de la concession doit être préautorisée par écrit par la Commune, ne peut pas changer la nature/destination, et doit relever d'hypothèses légales de modification (articles 61+ AR); dans le cas contraire, elle peut être considérée comme une modification de fond nécessitant une nouvelle procédure et peut justifier une résiliation unilatérale.

✓La clause II.15.3 à II.15.4 dispose que tout changement de contrôle, d’actionnaires, de structure juridique ou de cession de droits/obligations nécessite l’approbation écrite préalable de la commune et ne doit pas modifier substantiellement la concession; la Commune peut refuser des modifications ou y mettre fin si les procédures ne sont pas respectées. À la fin de la concession (programmée ou résiliée), tous les travaux, améliorations et embellissements immobilisés deviennent la propriété de la Commune sans indemnité, à l'exception des indemnités spécifiques en cas de résiliation sans faute (sur la base de l'expertise ABEX des travaux exécutés et des mesures de protection) ou de résiliation pour faute (valeur des investissements conformes moins 10 000 EUR de pénalité et coût de mise aux normes des installations).

✓Les investissements mobiliers restent à la charge du concessionnaire, qui doit les enlever et laisser le site propre et pleinement exploitable; une évaluation des conditions de sortie est effectuée pour libérer la garantie.

✓En cas de contradiction entre l’étude de faisabilité et le cahier des charges, les déclarations contraignantes pour les soumissionnaires découlent clairement du cahier des charges numéroté «Réf.: 2025/28»; le rapport de faisabilité est une information de base et ne remplace pas des clauses contractuelles spécifiques, en particulier en ce qui concerne la valeur, la durée, la répartition des risques, les pénalités, les garanties et les documents obligatoires.

Réponses sur les critères exigés

Must securities be provided (bid bond, performance or warranty guarantee)? If so: which, in what amount and by when?

✓En ce qui concerne les titres, le texte ne mentionne pas de cautionnement de soumission, mais exige clairement une garantie de bonne fin sous la forme d’une mise en garde forfaitaire de 10 000,00 EUR.

✓Cette mise en garde doit être constituée par un établissement de crédit ou une compagnie d’assurance agréé(e) en Belgique (succursale 15 – mise en garde) dans un délai de 30 jours calendrier suivant la conclusion de la concession, et la preuve doit être transmise au pouvoir adjudicateur dans ce délai.

✓La garantie doit couvrir toute la durée de la concession et peut être utilisée unilatéralement par la Commune en cas d'infractions contractuelles, de pénalités ou de travaux urgents; le défaut de constitution ou de maintien de cette garantie après une mise en demeure de 15 jours ouvrables peut entraîner la résiliation unilatérale et l'application d'une pénalité contractuelle égale au montant de la caution (10 000 €).

Is subcontracting allowed? If so: with which limits and which disclosure duties?

✓En ce qui concerne la sous-traitance, elle est explicitement autorisée mais strictement réglementée.

✓Le candidat doit indiquer dans l’offre la partie de la concession qu’il entend confier à des tiers et doit fournir, pour les sous-traitants connus, une liste déjà au stade de l’offre et, pour les sous-traitants ultérieurs, au plus tard un mois avant leur intervention (ou, en cas d’urgence, dans les 24 heures suivant l’intervention).

✓La sous-traitance est interdite aux entités exclues en vertu de la loi belge sur l’agrément des contractants (20 mars 1991) ou relevant des motifs d’exclusion prévus aux articles 50 à 52 de la loi du 17 juin 2016 sur les concessions.

✓La Commune vérifie les motifs d'exclusion des sous-traitants directs et peut exiger des mesures correctives ou ordonner le remplacement des sous-traitants avec des motifs d'exclusion obligatoires, avec une pénalité journalière de 5 000 € et une éventuelle résiliation unilatérale si le concessionnaire ne se conforme pas dans les 15 jours.

✓Malgré la sous-traitance, le concessionnaire reste seul responsable envers la Commune de la pleine exécution de la concession.

Is there a site visit, and is attendance mandatory? If so: when?

✓En ce qui concerne la visite du site, le texte introduit une visite obligatoire préalable à l’appel d’offres sur le futur site de la concession.

✓Sous la rubrique « Site des lieux », le soumissionnaire est tenu, sous peine de nullité de son offre, d’effectuer une visite avant de soumettre son offre, sur rendez-vous avec M. Frédéric Cardoen (téléphone 0476 49 28 07).

✓Une attestation de visite officielle (annexe B) doit être remplie et jointe à l’offre.

✓La participation est donc obligatoire: dans le cas contraire, l'offre sera considérée comme irrégulière et rejetée.

✓La date de la visite doit être fixée individuellement par le candidat; le texte ne fixe pas une seule date calendaire, mais seulement qu’elle doit avoir lieu avant la soumission de l’offre.

In which language must the tender and the supporting documents be submitted, and are documents in other languages accepted?

✓En ce qui concerne la langue et la validité des offres et les questions des soumissionnaires, l’offre doit être rédigée en français («Le soumissionnaire établit son offre en français») et le formulaire d’offre annexé doit être rempli dans son intégralité.

❓Le texte ne précise pas que les documents rédigés dans d'autres langues sont acceptés; elle exige systématiquement le français pour l’offre et implique que la langue de travail de la procédure est le français.

How long is the bidder bound by the tender (validity period), and is there a deadline for bidder questions? If so: until when?

✓En cas de validité, les soumissionnaires sont liés par leur offre pendant 180 jours civils à compter de la date limite de réception des offres («délai de validité»).

✓En ce qui concerne les questions et les objections, tout soumissionnaire soulevant des objections au contenu des documents d’appel d’offres doit envoyer un courrier recommandé écrit «au plus tard 10 jours avant la date et l’heure limites d’introduction des offres», qui fixe effectivement un dernier délai pour les questions/objections de fond liées aux conditions du cahier des charges.

Autres indications

✓Le texte d’entrée concerne un contrat de concession belge pour la construction, la gestion et l’exploitation de quatre terrains de padel et/ou de pickelball intérieurs dans la commune de Chastre (province du Brabant wallon).

✓Il décrit les règles administratives et contractuelles d’une « concession de travaux » en droit belge des concessions (loi du 17 juin 2016 et AR 25 juin 2017), y compris les critères de sélection, les obligations du concessionnaire et les aspects procéduraux de la soumission des offres.

✓Le point de vue est clairement belge: Les lois belges, l'arrondissement judiciaire belge (Brabant wallon), la plateforme belge des marchés publics (e-Procurement) et les références réglementaires belges sont citées.

✓Les prix doivent être exprimés en euros et les offres doivent être soumises par voie électronique via la plateforme belge e-Procurement avec une signature électronique qualifiée.