Maintenance and troubleshooting contract for CPAS HVAC installations

✓La durée initiale est d’un an à compter du 1er février 2027 (ou d’une autre date convenue), avec un maximum de trois renouvellements annuels (maximum quatre ans au total). À ce titre, des sections techniques détaillées énumèrent les équipements couverts (par exemple, les terminaux de refroidissement, les refroidisseurs, les pompes, les vannes, les groupes de ventilation, les conduits, les réseaux de gaz, les systèmes de détection) et précisent les obligations telles que le maintien des locaux techniques propres et verrouillés, la mise à jour des inventaires et des dessins, l’accompagnement de toutes les inspections légales (SECT) et la fourniture annuelle de documents réglementaires (par exemple, les attestations d’entretien des chaudières).

✓Les textes définissent également les temps de réponse et de résolution par niveau de priorité (élevé/moyen/faible), pendant et en dehors des heures de service technique; par exemple, les appels hautement prioritaires nécessitent une intervention sur site dans un délai de 2 à 4 heures et une résolution «dans la journée», tandis que les priorités moins élevées autorisent jusqu’à plusieurs jours ouvrables.

✓En ce qui concerne les critères d’attribution et la pondération, le marché utilise une approche de l’«offre économiquement la plus avantageuse» fondée sur trois critères qui s’appliquent à tous les lots. À ce titre, les critères et pondérations sont les suivants: (1) prix – 70 points; (2) amélioration du temps de réponse par rapport aux appels – 20 points; et 3) l’amélioration du temps d’intervention en heures – 10 points.

✓Chaque critère est noté au moyen d’une formule «règle des trois» dans laquelle la meilleure offre (prix le plus bas ou délai le plus court) fixe la valeur de référence, et les autres offres reçoivent une note proportionnelle [par exemple, score = (prix le plus bas/prix de l’offre) × poids].

⚠Le contrat est un contrat à prix mixte (gemengde prijsvaststelling / marché à prix mixte) avec des prix unitaires et des montants totaux exprimés en euros, TVA comprise.

✓Toutes les taxes à l'exception de la TVA, plus tous les frais inhérents à l'exécution (administration, voyage, assurance, documentation, formation, obligations en matière de sécurité et de santé, etc.), doivent être inclus dans les prix.

✓Le pouvoir adjudicateur peut vérifier les prix et les conditions et, au cours des négociations, ajuster les prix unitaires jugés trop bas ou trop élevés pour garantir la bonne exécution.

❓En ce qui concerne les risques et les conditions particulières, les documents précisent de multiples mécanismes juridiques et contractuels.

✓Aucune garantie de bonne fin/mise en garde (borgtocht) n’est requise.

✓L'assurance est obligatoire: le contractant doit fournir, dans un délai de 30 jours à compter de la conclusion du contrat, des attestations de polices couvrant les accidents du travail et la responsabilité civile au sens large.

✓La responsabilité est essentiellement contractuelle; les règles en matière de responsabilité civile non contractuelle sont généralement exclues pour les dommages résultant d’une rupture de contrat, à l’exception des dommages corporels/psychologiques, des fautes intentionnelles ou des infractions pénales.

✓Des sanctions sont prévues: des amendes de retard de 0,1% par jour, plafonnées à 7,5% de la valeur des services retardés, jusqu'à livraison conforme même si un tiers intervient.

✓Les problèmes répétés ou persistants entraînent une prolongation automatique de la période de garantie de durées équivalentes.

⚠L’offre du soumissionnaire est contraignante pendant 180 jours calendrier à compter de la date limite de réception des offres.

✓Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas attribuer ou de relancer la procédure.

✓La sous-traitance est autorisée mais étroitement contrôlée: le contractant principal reste entièrement responsable, ne doit faire appel qu’à des sous-traitants qui satisfont aux exigences en matière de capacité technique et de non-exclusion, ne peut pas les laisser sous-traiter la totalité de la partie et ne peut pas changer de sous-traitant nommé dans l’offre sans demande motivée préalable et approbation écrite.

✓Les clauses couvrent également le respect du RGPD/de la protection des données, le respect du droit environnemental, social et du travail, la responsabilité en chaîne et la suspension de l’exécution en cas de violations graves (par exemple, salaires impayés, emploi illégal), ainsi que l’obligation de ne pas ralentir ou interrompre l’exécution lorsque des clauses de révision des prix sont examinées.

✓La visite des lieux est une condition stricte, et une inspection superficielle ne peut être invoquée ultérieurement pour réclamer des suppléments de prix.

✓En cas de contradictions ou de corrections dans les documents, l’offre fixe expressément des règles d’interprétation.

✓En tant que tel, en cas de conflit entre les documents d’appel d’offres et l’offre du soumissionnaire, les documents d’appel d’offres prévalent, sauf si l’offre contient des dispositions plus favorables au pouvoir adjudicateur, auquel cas ces dispositions favorables prévalent.

✓En cas de doute sur l’interprétation, la signification qui correspond le mieux aux objectifs et aux exigences des documents d’appel à la concurrence est choisie.

✓Si les soumissionnaires découvrent des erreurs ou des lacunes qui rendent impossible la fixation des prix ou la comparaison des offres, ils doivent en informer le pouvoir adjudicateur par écrit au plus tard 10 jours civils avant la date limite de soumission des offres; à défaut, ils ne peuvent pas contester ultérieurement la légalité, la clarté ou l’exactitude des documents ou de la procédure.

✓Tout avis rectifié publié au Bulletin belge des adjudications fait partie intégrante de l'offre et doit être pris en compte.

Réponses sur les critères exigés

Must securities be provided (bid bond, performance or warranty guarantee)? If so: which, in what amount and by when?

✓Le texte stipule, comme dans les clauses « Mise en garde / Borgtocht », qu'aucune garantie d'exécution (mise en garde /borgtocht) n'est requise pour ce contrat, conformément à l'article 25 §6 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013.

✓Il n’est fait aucune mention d’une garantie de soumission ou d’une garantie de garantie distincte à fournir au stade de l’appel d’offres; au lieu de cela, le contrat réglemente une «garantie totale/totale garantie» en tant qu’obligation contractuelle de fournir et de remplacer des pièces d’une valeur inférieure à un seuil et d’effectuer des travaux d’adaptation aux frais du contractant.

Is subcontracting allowed? If so: with which limits and which disclosure duties?

✓La sous-traitance est expressément autorisée, comme dans les clauses « Sous-traitants / Onderaannemers », mais dans des conditions strictes.

✓Le contractant reste entièrement responsable vis-à-vis du pouvoir adjudicateur; l’autorité n’a aucun lien contractuel avec les sous-traitants.

✓Lorsque le soumissionnaire s’appuie sur la capacité d’autres entités pour la sélection qualitative, il doit joindre son engagement formel à l’offre.

✓Le contractant ne peut confier les services concernés à des sous-traitants autres que ceux énumérés dans son offre qu’à la suite d’une demande motivée et de l’approbation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.

✓Tout sous-traitant doit satisfaire à des exigences minimales en matière de capacité technique et professionnelle proportionnelles à sa part dans le marché et ne doit pas se trouver dans une situation d’exclusion au titre des articles 67 à 69 de la loi du 17 juin 2016.

✓Il est interdit à un sous-traitant de re-sous-traiter la totalité de la partie du contrat qui lui est confiée ou de ne conserver qu'une coordination sans contribuer efficacement à l'exécution.

✓En outre, les clauses de responsabilité en chaîne en matière de droit social et de droit du travail exigent la suspension de l’exécution en cas d’infractions graves (par exemple, le non-paiement des salaires, l’emploi illégal de ressortissants de pays tiers), et ces obligations doivent être répercutées dans chaque contrat de sous-traitance.

Is there a site visit, and is attendance mandatory? If so: when?

✓Une visite des lieux est explicitement prévue et obligatoire.

✓Comme indiqué dans la section «Visite des lieux/Plaatsbezoek», la visite des lieux est obligatoire et l’absence de visite entraîne la nullité de l’offre.

✓Pour organiser la visite, le soumissionnaire doit contacter M. Redouane Bouziane par courrier électronique (coordonnées fournies) et joindre à son offre le certificat de visite du site fourni en annexe, confirmant que le site a été visité et que le soumissionnaire a pris connaissance de la situation exacte et des conditions d’exécution.

✓Le texte souligne que l’examen superficiel des locaux ne peut être invoqué ultérieurement pour justifier une lacune, une erreur ou une omission dans l’offre entraînant des suppléments de prix au cours de l’exécution; par conséquent, la visite des lieux est une condition préalable de fond plutôt qu’une simple formalité, bien qu’aucune date spécifique ne soit imposée au-delà du calendrier général de l’appel d’offres.

In which language must the tender and the supporting documents be submitted, and are documents in other languages accepted?

✓En ce qui concerne les exigences linguistiques, le contrat prévoit, par exemple sous «Utilisation des langues / Taalgebruik» et «Offres – Contenu de l’offre», que tous les documents et communications relatifs à la procédure et au contrat – y compris les offres elles-mêmes – doivent être rédigés en français ou en néerlandais.

✓L’exécution du contrat et toutes les communications (documents et courriers électroniques) entre le contractant et le pouvoir adjudicateur se feront également en français ou en néerlandais uniquement.

✓Les documents rédigés dans les autres langues mentionnées ne sont pas acceptés; Les soumissionnaires doivent donc soumettre l’offre et les pièces justificatives demandées dans l’une de ces deux langues, conformément à la réglementation linguistique belge applicable aux autorités locales bruxelloises.

How long is the bidder bound by the tender (validity period), and is there a deadline for bidder questions? If so: until when?

❓En ce qui concerne la période pendant laquelle le soumissionnaire est lié par son offre et le traitement des questions, le texte précise, comme dans «Verbintenistermijn van de inschrijvers / Délai d’engagement des soumissionnaires», que la période de validité des offres est de 180 jours civils à compter de la date limite de réception des offres.

✓Pendant cette période, les soumissionnaires sont liés par leurs offres.

✓En ce qui concerne les questions, les documents prévoient que toute erreur ou lacune dans les documents d’appel à la concurrence rendant impossible l’établissement d’un prix ou la comparaison des offres doit être notifiée immédiatement et au plus tard 10 jours calendrier avant la date limite de soumission des offres, par écrit au pouvoir adjudicateur; à défaut d’une telle notification en temps utile, aucun recours ultérieur n’est autorisé sur cette base.

✓En outre, toutes les questions des candidats ou soumissionnaires potentiels doivent être soumises via le forum e‐Procurement associé au dossier; le pouvoir adjudicateur ne répondra qu’aux questions qui y sont posées.

❓Aucun «délai de questions» explicite distinct n’est donné au-delà de cette limite de 10 jours pour les notifications d’erreurs/lacunes, mais l’implication pratique est que les questions et les clarifications doivent être soulevées par l’intermédiaire du forum avant la date limite de soumission, dans le respect de la règle des 10 jours pour les questions qui affectent la tarification ou la comparaison des offres.

Autres indications

✓Contrat de service public pour la maintenance et le dépannage des installations CVC (CPAS/OCMW Molenbeek-Saint-Jean, Belgique)

✓Le texte d’entrée concerne un contrat de service public belge pour «l’entretien et le dépannage d’installations CVC» pour le CPAS/OCMW de Molenbeek-Saint-Jean (Bruxelles, Belgique).

✓Il est présenté en parallèle dans les versions française et néerlandaise du cahier des charges et renvoie tout au long au droit belge des marchés publics (Loi du 17 juin 2016 / wet van 17 juni 2016, AR du 18 avril 2017 / KB van 18 april 2017, AR du 14 janvier 2013 / KB van 14 januari 2013).

✓Le point de vue est celui d’un pouvoir adjudicateur belge fixant les règles applicables aux soumissionnaires (opérateurs économiques) en vertu du droit belge et du droit de l’Union.