A contract with a single company for maintenance and repair work on oil, gas and domestic hot water central heating installations in housing units of the Central Office for Social and Cultural Action of the Ministry of Defence in Bastogne and Vielsalm

✓La maintenance des installations pétrolières doit être effectuée une fois par an avant le 30 novembre; les installations de gaz doivent faire l'objet d'un entretien complet au cours de la première année et d'un entretien complet au cours de la troisième année.

✓La période de constitution est strictement comprise entre le 1er août et le 30 novembre de chaque année, faute de quoi des pénalités de retard s'appliquent.

✓La nature des services comprend l'inspection, le nettoyage, le ramonage des cheminées, le réglage, les essais de combustion et les mises à niveau nécessaires jusqu'à 500 € sans autorisation préalable, au-delà desquelles un devis détaillé et un numéro d'engagement sont requis.

✓Par exemple, en ce qui concerne les critères d’attribution et la pondération, les offres ne sont évaluées que parmi les offres régulières et complètes; toute information manquante ou insuffisante qui rend impossible une évaluation approfondie peut entraîner l’exclusion.

✓La pondération totale est de 100 points avec deux critères: prix (80 points) et "début maximum ininterrompu des commandes" (20 points).

✓Le critère prix repose sur deux coefficients correcteurs proposés dans le Formulaire d’offre, appliqués aux listes de référence de Def+ « 30255 - Tarif chauffage équipements » et « 30255 - Tarif chauffage pièces et accessoires ». la liste «équipements» est pondérée à 60 % (36 points) et la liste «pièces et accessoires» à 40 % (24 points); 0% de correction correspond à 34 et 22 points respectivement, chaque 1% en dessous de 0% ajoute 0,5 point, chaque 1% au-dessus de 0% soustrait 1 point.

✓Le deuxième critère est l’heure de début maximale pour les commandes (à l’exclusion des «réparations très urgentes»), comme indiqué dans l’offre: ≤ 5 jours ouvrables (20/20), 6 à 10 (15/20), 11 à 15 (10/20), 16 à 21 (5/20), après 21 jours (0/20) et ≥ 22 jours entraîne l’exclusion.

✓La procédure est «procédure négociée directe avec publication préalable», mais l’autorité peut décider de ne pas négocier si les offres sont conformes aux estimations.

✓En ce qui concerne les risques et les conditions particulières, les documents décrivent de nombreuses obligations et sanctions.

✓L’offre du soumissionnaire est valable 120 jours calendrier à compter de son ouverture.

❓Les offres doivent être soumises exclusivement via la plateforme belge des marchés publics (www.publicprocurement.be) au plus tard le 12/11/2026 à 10h00; les offres sur papier ou par courrier électronique ne sont pas acceptées et seraient irrégulières.

✓Un forum sur la passation électronique des marchés publics est disponible pour les questions du 23/10/2026 au 05/11/2026.

✓Une garantie de bonne fin de 600 € (mise en garde) doit être déposée via SPF Finances (e-depo) dans les 30 jours suivant l'attribution; la moitié est libérée après deux ans de bonne exécution et le solde à la fin du contrat bien exécuté.

✓La couverture d’assurance (accidents du travail, responsabilité civile, etc.) est obligatoire et la preuve peut être demandée dans un délai de 15 jours.

✓Les sous-traitants doivent être déclarés dans l’offre (noms, numéros BCE), font l’objet des mêmes contrôles d’exclusion et ne peuvent être modifiés sans l’approbation du pouvoir adjudicateur; les actions directes des sous-traitants sont reconnues par l’article 1798 du code civil, mais le contractant principal reste seul responsable vis-à-vis de Def+.

✓Les obligations en matière de sécurité consistent notamment à tenir à jour une liste du personnel sur place qui reconnaît avoir été informé des risques et à veiller à ce qu’une personne sur place parle toujours français, faute de quoi il s’agit d’une «faute professionnelle grave».

✓Le paiement se fait uniquement par facturation électronique (Mercurius); chaque facture doit être liée à une seule commande, indiquer le numéro CSC et le numéro de mission, et inclure les bons de travail et, le cas échéant, les détails de la révision des prix.

✓Comme pour les contradictions et les corrections dans les documents, le SCC établit explicitement une hiérarchie d'interprétation: 1° les plans fournis, 2° les clauses administratives et contractuelles (parties 1 et 2) et techniques (partie 3) du SCC, et 3° tout métré.

✓Ainsi, en cas de déclarations contradictoires, les clauses de la CSC l'emportent sur le métré, et les plans l'emportent sur les deux.

✓Les corrections de quantités présumées ne sont pas autorisées si le changement est inférieur à 10 %.

✓Si un soumissionnaire décèle des erreurs ou omissions qui empêchent le calcul d’un prix ou une comparaison équitable des offres, il doit en informer l’administration par écrit (courriel ou lettre aux contacts visés au point 1.2) au moins dix jours avant la date d’ouverture de l’offre, à moins que des délais raccourcis ne rendent cela impossible.

✓Le CSC précise également que toute clause dérogeant au RA 14/01/2013 est énumérée au début (par exemple, sur l’assurance, les garanties, la révision des prix, les pénalités, les délais, les produits rejetés, le journal des travaux, la réception et les paiements), ce qui signifie que ces points spécifiques du CSC prévalent sur les règles d’exécution standard lorsqu’ils diffèrent.

Réponses sur les critères exigés

Must securities be provided (bid bond, performance or warranty guarantee)? If so: which, in what amount and by when?

✓En ce qui concerne les titres, le document prévoit explicitement une «mise en garde» (performance/dépôt de garantie) au point 2.4: le soumissionnaire retenu doit constituer une garantie de 600 EUR conformément aux articles 25 à 33 et 93 de l’AR du 14 janvier 2013.

✓Le montant est confirmé dans la notification d’attribution, doit être déposé (par exemple auprès de la Caisse des dépôts et consignations du SPF Finances, via le système e-depo) et la preuve du dépôt (document conforme à l’article 27, §2, 2e alinéa AR 14/01/2013) doit être envoyée au pouvoir adjudicateur dans les 30 jours suivant la notification de l’attribution.

✓En cas de défaut de constitution de cette garantie, l’article 29 du RA 14/01/2013 s’applique (sanctions), et la libération de la garantie est échelonnée: 50 % après deux ans de bonne exécution et 50 % à la fin du contrat, si celui-ci est correctement exécuté.

❓Il n’est fait aucune mention d’une garantie de soumission; la seule garantie financière explicite pour l'exécution du contrat est la mise en garde ci-dessus.

Is subcontracting allowed? If so: with which limits and which disclosure duties?

✓En ce qui concerne la sous-traitance, le texte (points 1.9, 1.9.2, 1.9.3, 1.9.4 et 2.2, ainsi que le formulaire «Déclarations exigées») autorise clairement le recours à la capacité de tiers et de sous-traitants, mais fixe des conditions strictes.

✓Le soumissionnaire peut fonder sa sélection sur les compétences d’un tiers et recourir à des sous-traitants, à condition: i) ces sous-traitants ou entités sont explicitement mentionnés et énumérés dans l’offre (y compris le nom et le numéro dans la Banque Carrefour des Entreprises / contrepartie européenne) et dans la déclaration séparée; ii) le soumissionnaire joint des documents démontrant son engagement à fournir des ressources (article 78 de la loi du 17 juin 2016); et iii) tous les sous-traitants remplissent les mêmes critères d’exclusion que le soumissionnaire principal (articles 61 à 63 du RA 18/04/2017 et articles 67 à 70 de la loi 17/06/2016).

✓Tout sous-traitant non conforme doit être remplacé.

✓Lorsque le soumissionnaire a fait appel à des sous-traitants prédéfinis pour la sélection qualitative (par exemple, qualifications, expérience), il est tenu de recourir à ces sous-traitants pour l’exécution; tout changement de sous-traitant nécessite l’approbation préalable du pouvoir adjudicateur.

Is there a site visit, and is attendance mandatory? If so: when?

✓Comme les visites de sites et les questions, le texte d’entrée (point 1.13.2.1) indique explicitement qu’une visite de sites n’est «pas obligatoire», mais qu’elle est fortement recommandée.

✓Les soumissionnaires intéressés doivent prendre contact avec le pouvoir adjudicateur (gestionnaires locaux ou techniciens mentionnés au point 1.2.2) après la publication du cahier des charges pour organiser une visite sur l’un des sites; la demande doit être faite par courrier électronique à [email protected] au moins sept jours avant la date de visite souhaitée, et le cabinet doit indiquer les noms et fonctions des participants.

In which language must the tender and the supporting documents be submitted, and are documents in other languages accepted?

✓Tels que la langue et la soumission, bien que le texte ne nomme pas explicitement la langue de l’offre dans une clause spécifique, l’ensemble du CSC et tous les formulaires obligatoires (formulaire d’offre, fiches techniques, «déclarations exigées») sont rédigés en français, et le document exige à plusieurs reprises que les formulaires français spécifiques annexés au CSC soient «obligatoirement» utilisés et joints en PDF, dûment complétés et signés. Il exige également que quelqu'un sur place doit toujours parler français pendant l'exécution du contrat.

How long is the bidder bound by the tender (validity period), and is there a deadline for bidder questions? If so: until when?

✓Pour les questions des soumissionnaires, un forum spécifique est prévu dans l’application de passation électronique des marchés publics (point 1.15), ouvert du 23/10/2026 au 05/11/2026, au cours duquel des questions peuvent être posées et des réponses peuvent y être apportées.

✓Par ailleurs, le point 1.12 exige que toute erreur ou omission détectée rendant la tarification impossible soit notifiée au moins dix jours avant la date fixée pour l’ouverture des offres, qui complète la période de forum formelle.

✓Tels que la période de validité des offres et le délai de réponse aux questions, le point 1.8 fixe la validité de l’offre: le soumissionnaire est lié par son offre pendant 120 jours calendrier à compter de l’ouverture des offres.

❓Le calendrier des questions est ancré dans la fenêtre du forum de passation électronique des marchés publics (23/10/2026–05/11/2026), et les erreurs/omissions doivent être signalées au moins dix jours avant la date d’ouverture des offres (qui, dans ce cas, est le 12/11/2026 à 10 heures conformément au point 1.13.1.2 et au document «IMPORTANT»).

Autres indications

✓Marché public de travaux d'entretien et de réparation de chauffage dans les logements de la Défense (Belgique)

✓Le texte d’entrée est un cahier spécial des charges belge pour un marché négocié de travaux publics (procédure négociée directe avec publication préalable) lancé par Def+ (Office Central d’Action Sociale et Culturelle du Ministère de la Défense) pour l’entretien et la réparation d’installations de chauffage central et d’eau chaude dans les logements de Bastogne et Vielsalm.

✓Elle contient des clauses réglementaires, contractuelles et techniques, renvoyant explicitement au droit belge des marchés publics (loi du 17 juin 2016), aux arrêtés royaux belges du 18 avril 2017 et du 14 janvier 2013, ainsi qu’aux normes techniques belges/européennes.

✓Le point de vue est celui d’un pouvoir adjudicateur belge, appliquant le droit belge et les tribunaux belges à Bruxelles en tant que juridictions compétentes.

✓Les offres doivent être soumises par voie électronique via www.publicprocurement.be dans ce délai; les soumissions sur papier ou par courrier électronique sont expressément interdites et seraient traitées comme irrégulières.