Framework contract for the provision of video-based interpreting services

✓Auch sind Schulungen (bis zu vier) an vom Auftraggeber bestimmte Orten durchzuführen und monatliche Leistungsaufstellungen je Einrichtung zu erstellen, auf deren Basis elektronische Rechnungen im XML-Format an die einzelnen Justizvollzugseinrichtungen erfolgen.

✓Bezüglich Zuschlagskriterien wird festgelegt, dass der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot nach dem Wertungsschema (Anlage 5) erteilt wird; das wirtschaftlichste Angebot ist das mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus Preis und qualitativen Kriterien.

✓Als qualitatives Bewertungskriterium muss jeder Bieter ein Konzept (max. 50 Seiten) einreichen, das die gesamte Leistungserbringung plausibel und umfassend darstellt, einschließlich Prozessabläufen, beteiligten Organisationseinheiten, Datenschutzkonzept (Serverstandorte, Sitz der Dolmetscher, Zugriffsregelungen, Reaktion auf Datenschutzverletzungen), Qualitäts- und Beschwerdemanagement, Sicherheitskonzept für Dolmetscher (Auswahl, Überprüfungen), sowie Schulungskonzept.

✓Dieses Konzept wird ergänzt durch digitales Informationsmaterial unterstützt.

✓Zu Risiken und Besonderheiten zählen u. a. die strengen Ausschluss- und Formanforderungen: alle geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind mit dem Angebot einreichen, sonst wird das Angebot ausgeschlossen; Änderungen an Vergabeunterlagen sind unzulässig, Änderungen in Bieterangaben müssen eindeutig sein.

✓Es gilt feste Preise für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive aller Nebenkosten und Reisezeiten; zusätzliche Kosten können nicht geltend gemacht werden.

✓Die technische Funktionsprüfung der Lösung mit vorhandenen Videokonferenzsystemen muss vor Zuschlagserteilung erfolgreich durchgeführt werden; Terminvereinbarungen für diese Tests sind nur über Bieterfragen auf der Vergabeplattform möglich.

✓Datenschutz und Geheimhaltung werden durch mehrere Anlagen konkretisiert: Videodolmetscher sind vor Leistungsbeginn nach Verpflichtungsgesetz förmlich zu verpflichten und müssen separate Verpflichtungserklärungen zu Geheimhaltung, Datenschutz und Datensicherheit unterschreiben; bei Bedarf kann der Auftraggeber Sicherheitsüberprüfungen der Dolmetscher verlangen.

✓Nachunternehmer muss benannt und ihr Leistungsanteil dargestellt werden; für Nachunternehmer in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss gelten besondere datenschutzrechtliche Voraussetzungen und Genehmigungspflichten.

✓Auch muss der Auftragsverarbeiter sicherstellen, dass Subunternehmer ebenfalls ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder gleichwertig besitzen.

⚠Schließlich enthalten die Unterlagen Fristen und organisatorische Vorgaben sowie Regelungen zu möglichen Widersprüchen: Angebote sind über das elektronische Vergabeportal bis zu den genannten Schlussterminen einzureichen (z. B. 22. Oktober 2026 bzw. 23. November 2026, jeweils 12:00 Uhr), die Fragenfrist läuft einige Tage vorher (16. bzw. 17. Oktober/November 2026, 12:00 Uhr), und die Bindefrist endet am 15. Dezember 2026 bzw. 22. Januar 2027.

✓Bietergemeinschaften müssen eine gemeinschaftliche, rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung zur Bildung der Arbeitsgemeinschaft, Benennung des bevollmächtigten Vertreters und gesamtschuldnerischer Haftung abgeben; für alle Mitglieder ist Eignung gesondert nachzuweisen.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Im Hinblick auf Sicherheiten wird im Text keine klassische Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft genannt.

✓Stattdessen wird als solche eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung gefordert: wie ausgeführt etwa in Anlage 18 („Eigenerklärung Berufshaftpflicht“), ist eine Deckungssumme je Schadensfall von mindestens 1,5 Mio. € für Personenschäden und 100.000 € für Sachschäden nachweisen oder es ist zu erklären, dass eine solche Versicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen wird und eine Bescheinigung vorgelegt wird.

❓Weitere finanzielle Sicherheiten in Form von Bürgschaften werden im vorliegenden Text nicht beschrieben.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern ist festgehalten, dass diese grundsätzlich zulässig sind.

✓So heißt es etwa in den Eigenerklärungen E5 zur Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer, dass der Bieter angeben muss, ob 100 % des Auftrags im eigenen Betrieb erbracht werden oder welche Leistungsanteile an Unterauftragnehmer übertragen werden sollen, einschließlich Art der Leistungsanteile, prozentualem Umfang und Name/Anschrift der Unternehmen.

✓Dabei sind für benannte Unterauftragnehmer alle geforderten Eignungsnachweise und Eigenerklärungen beizufügen.

✓Der Auftragsverarbeiter hat die Auswahl-, Prüf- und Dokumentationspflichten zu erfüllen und haftet dafür, dass Subunternehmer die datenschutzrechtlichen Pflichten einhalten.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Zu einer Ortsbesichtigung wird im Text nichts Konkretes ausgeführt.

❓Es wird zwar mehrfach auf technische Prüfungen hingewiesen (wie etwa eine verpflichtende technische Überprüfung der Funktionsfähigkeit mit vorhandenen Videokonferenzsystemen vor Zuschlagserteilung, wobei Terminvereinbarungen als Bieterfragen über die Vergabeplattform zu stellen sind), aber eine klassische Ortsbesichtigung der Justizvollzugseinrichtungen mit Pflichtteilnahme wird im vorliegenden Auszug nicht beschrieben.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebotsunterlagen ist ausdrücklich festgelegt, das Angebot in deutscher Sprache abzufassen ist.

✓So steht in den Angebotsaufforderungen (z.B. JVA_CHEMNITZ-2026-0026 und -0040), dass das Angebot „in deutscher Sprache abgefasst sein“ muss und die Preise gefordert,en Angaben und Erklärungen enthalten und unterschrieben sein müssen, andernfalls Ausschluss droht.

✓Die Eigenerklärungen E1–E7 sowie die verschiedenen Anlagen sind ebenfalls deutschsprachig abgefasst und für EU-weite Vergabeverfahren vorgesehen.

❓Der Text äußert sich nicht ausdrücklich dazu, ob fremdsprachige Nachweise zulässig sind; aus der Systematik (deutschsprachige Unterlagen, deutsche Formularvorgaben) ergibt sich jedoch, dass die geforderten Erklärungen in deutscher Sprache und auf den bereitgestellten Formularen sind, während etwa technische Dokumentationen und Zertifikate (ISO 9001, ISO/IEC 27001) als „gleichwertige Nachweise“ typischerweise auch in Originalsprache vorgelegt werden werden können, sofern sie verständlich und auswertbar sind – eine explizite Regelung zur Beifügung von Übersetzungen findet sich im vorliegenden Text aber nicht.

Weitere Angaben

✓Der Text behandelt Ausschreibungsunterlagen für EU-weite Vergabeverfahren über videogestützte Dolmetscherleistungen für Justizvollzugseinrichtungen des Freistaates Sachsen (Deutschland), durchgeführt durch die Zentrale Beschaffungsstelle der JVA Chemnitz.

✓Es geht um Angebotsaufforderungen, Leistungsbeschreibungen, Eigenerklärungen, Auftragsdatenverarbeitungsverträge sowie Anforderungen an Informationssicherheit und Qualitätsmanagement aus Sicht eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland.

✓Wie erwähnt, können Angebote bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen werden, Änderungen am eigenen Angebot müssen eindeutig sein, während Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind.