VEEAM trade partner award

✓Die Autobahn GmbH betreibt eine bundesweite, komplexe IT-Infrastruktur mit Zentrale in Berlin und mehrere Niederlassungen; es wird eine standortübergreifende, skalierbare Backup-Lösung benötigt, die die gesetzlichen Anforderungen an IT-Sicherheit, Integrität und Wiederherstellbarkeit (BSI, NIS-2) erfüllt.

✓Die AG beabsichtigt, ab dem 30.11.2026 Veeam-Produkte über eine Laufzeit von vier Jahren bis 29.11.2030 zu beschaffen, innerhalb eines definierten Lizenzrahmens mit Obergrenze und flexiblen Abrufen; die angegebenen Lizenzmengen sind als Schätzwerte zu verstehen.

✓Der Pflegevertrag S (EVB‐IT Pflege S, Kurzfassung) legt fest, dass Pflegeleistungen am Tag nach Lieferung der Standardsoftware beginnen und für die in Anlage 1 (Leistungsbeschreibung, Version 1, 14 Seiten) festgelegten Zeiträume zu erbringen sind; der Erfüllungsort ist Die Autobahn GmbH des Bundes, Heidestraße 15, 10557 Berlin.

✓Inhaltlich muss der Auftragnehmer unter anderem Produktbereitstellung inkl. zukünftiger Veeam-Produkte, aktuelle unterstützte Softwareversionen bei Abnahme, Informationspflichten über neue Versionen, deutschsprachigen Support mit telefonischer Hotline Montag–Freitag 09:00–16:00 Uhr, Benennung von zwei Ansprechpartnern, Unterstützung hybrider Rechenzentren (On‐Premises, Cloud, Offline-Umgebungen), Erweiterbarkeit des Lizenzumfangs, revisionssichere Dokumentation aller Lizenzen und Laufzeiten sowie die Einhaltung spezifischer IT-Sicherheitsanforderungen (Anlage Nr. 21) leisten.

✓Der Preis (netto) wird aus der nachgerechneten Wertungssumme der Angebote ermittelt, wobei preislich günstigere Grund- oder Wahlpositionen und bedingungslose Nachlässe berücksichtigt werden.

❓Es wird zusätzlich auf einen Vordruck „HVA L-StB Gewichtung der Zuschlagskriterien“ Bezug genommen, in dem etwaige weitere Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung festgelegt sind; im bereitgestellten Text sind aber keine zusätzlichen qualitativen Kriterien konkretisiert, sodass ersichtlich ist, dass grundsätzlich der Preis maßgeblich ist und Nebenangebote ausgeschlossen sind.

✓Preisangaben müssen in Euro ohne Umsatzsteuer mit höchstens drei Nachkommastellen erfolgen; Preisnachlässe werden nur gewertet, wenn sie bedingungslos als prozentualer Nachlass auf die Abrechnungssumme im Angebotsschreiben angegeben werden.

✓Zu Risiken und Besonderheiten des Vertragsverhältnisses werden mehrere Punkte angesprochen.

✓So weist der Pflegevertrag auf Regelungen zur Haftpflichtversicherung nach Ziffer 17 EVB‐IT Pflege S‐AGB hin und sieht die Möglichkeit vor, Haftungsobergrenzen für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen und eine Haftung für entgangenen Gewinn abweichend zu regeln (konkrete Werte sind hier nicht ausgefüllt, sondern als Optionen im Muster erkennbar).

✓Vertragsstrafen können nach Ziffer 1.4/1.5 EVB-IT Pflege S‐AGB vereinbart werden; die Höhe ist im Muster offen gelassen.

✓Besondere Anforderungen an Mitarbeiter des Auftragnehmers (inklusive Sicherheitsüberprüfungsstufen nach Sicherheitsüberprüfungsgesetz) können in Anlagen definiert werden; Auch gelten spezifische IT-Sicherheits-, Datenschutz- und Geheimhaltungsanforderungen (u.a. AVV, TOM, Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB, Anlage Nr. 54 zu Geheimhaltung/Sicherheit).

✓Für Unterauftragnehmer und Eignungsleihe bestehen strenge Pflichten: Der Bieter muss alle als Unteraufträge vergebenen Teile des Auftrags im Formular „Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderen Unternehmen“ benennen, und die Vergabestelle kann Verpflichtungserklärungen nachfordern; bei Eignungsleihe haften die anderen Unternehmen entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe gemeinsam mit dem Bieter.

✓Die Nichterfüllung jedes einzelnen Eignungskriteriums (Zuverlässigkeit, finanzielle/technische Eignung, Referenzen, Autorisierung, Partnerstatus, Versicherungen, Mindestumsatz etc.) führt explizit zum Angebotsausschluss.

❓Fragenfrist ist nicht explizit als Datum genannt, aber mittelbar durch die Vorgabe „vor Angebotsabgabe“ begrenzt.

❓Eine Ortsbesichtigung im klassischen Sinn wird nicht beschrieben; der Erfüllungsort ist aber klar definiert.

✓Hinsichtlich möglicher Widersprüche oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen wird mehrfach auf Rangfolgen und Verbindlichkeit hingewiesen, wodurch erkennbar ist, welche Angaben im Konfliktfall gelten.

✓So wird etwa festgelegt, dass das von der Vergabestelle vorgegebene Leistungsverzeichnis „allein verbindlich“ ist, während selbstgefertigte Kopien oder Kurzfassungen nur Hilfsfunktion haben.

✓Im Pflegevertrag S wird eine Rangfolge der Anlagen 1-6 (bzw. 1–65, je nach Zählweise) definiert und klargestellt, dass die EVB‐IT Pflege S‐AGB vorrangig gelten, nachrangig VOL/B; widersprechende AGB des Auftragnehmers sind ausgeschlossen, sofern nicht ausdrücklich zugelassen.

✓Außerdem enthalten die Hinweise zur AI-Vergabeplattform den Hinweis, dass ausschließlich die „aktuellste Fassung“ der Vergabeunterlagen zu verwenden ist und Angebote auf Basis veralteter Unterlagen ausgeschlossen werden können; bei Änderungen sind registrierte Unternehmen über die Plattform zu informieren, müssen sich aber gleichwohl selbst über den Stand auf dem Laufenden halten.

✓Bei Zweifeln oder Unklarheiten sieht § 1 der EU-Bewerbungsbedingungen ausdrücklich vor, dass Unternehmen die Vergabestelle vor Angebotsabgabe informieren müssen.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Im Hinblick auf Sicherheiten wird in den bereitgestellten Textauszügen keine ausdrückliche Verpflichtung zur Stellung von Bietersicherheiten, Vertragserfüllungs‐ oder Mängelbürgschaften genannt.

❓Solche Sicherheiten würden typischerweise in den „Besonderen Vertragsbedingungen“ oder ausdrücklich im EVB‐IT‐Vertragstext geregelt; Die vorliegenden Ausschnitte verweisen zwar mehrfach auf die EVB‐IT Pflege S‐AGB sowie EVB‐IT Überlassung Typ B und auf eine erforderliche Haftpflichtversicherung (mit konkret genannten Mindestversicherungssummen für Personen‐ und Sach‐/Vermögensschäden), enthalten aber keine Passage, die eine gesonderte Bürgschaft oder Kaution fordert.

❓Ebenso fehlen Angaben zur Höhe und Fälligkeit etwaiger Sicherheiten.

✓Daher ist auf Basis des übermittelten Wortlauts nur feststellbar, dass eine Berufs‐/Betriebshaftpflichtversicherung nachweisen bzw. zu unterhalten ist; ob darüber hinaus Sicherheiten verlangt werden, wäre in nicht übermittelten Teilen der Auftragsbekanntmachung oder Vertragsbedingungen zu prüfen.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern und Eignungsleihe führen die Unterlagen mehrere Regelungen aus.

✓So heißt es es etwa in den EU-Bewerbungsbedingungen, dass der Bieter, sofern er Teile der Leistung durch andere Unternehmen ausführen lassen oder deren Kapazitäten zur wirtschaftlichen, finanziellen, technischen oder beruflichen Leistungsfähigkeit nutzen möchte, diese Teilleistungen/Kapazitäten in seinem Angebot benennen muss.

✓Außerdem sind die Vordrucke „HVA L-StB Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderen Unternehmen“ mit dem Angebot einzureichen und „Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer“ sowie „Verpflichtungserklärung wirtschaftliche Eignungsleihe“ auf gesondertes Verlangen vorzulegen.

✓Dabei muss der Bieter Namen, gesetzlichen Vertreter und Kontaktdaten der anderen Unternehmen angeben; bei Eignungsleihe müssen diese Unternehmen entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe gemeinsam mit dem Bieter haften.

❓Ausdrückliche Grenzen, etwa prozentuale Höchstanteile für Unteraufträge, werden in den Ausschnitten nicht genannt, aber wird klargestellt, dass Unternehmen mit Ausschlussgründen oder ohne Erfüllung des relevanten Eignungskriteriums durch andere Unternehmen innerhalb einer gesetzten Frist zu ersetzen sind.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Bezüglich einer Ortsbesichtigung enthalten die bereitgestellten Texte keine Erwähnung einer Besichtigung des Leistungsortes oder einer verpflichtenden Teilnahme daran.

✓Die Leistungsbeschreibung stellt vielmehr klar, dass die Bereitstellung der Veeam‐Produkte elektronisch erfolgt (Download, Lizenzschlüssel, Online‐Portal), und der Erfüllungsort für Pflegeleistungen ist die Zentrale der Autobahn GmbH in Berlin; dennoch fehlt jeglicher Hinweis auf einen Besichtigungstermin oder eine „Objektbegehung“ als Teil des Vergabeverfahrens.

❓Daher kann aus den vorliegenden Auszügen nicht geschlossen werden, dass eine Ortsbesichtigung vorgesehen oder verpflichtend ist; wenn eine Besichtigung vorgesehen wäre, müsste sie gesondert in der Auftragsbekanntmachung oder den Bewerbungsbedingungen angekündigt werden, was hier nicht der Fall ist.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise wird in den EU-Bewerbungsbedingungen explizit festgelegt, das Angebot „in deutscher Sprache“ abzufassen ist.

✓Für die Angebotsunterlagen sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden, welche sämtlich deutschsprachig sind.

✓Hinsichtlich fremdsprachiger Nachweise wird ausdrücklich geregelt, dass Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, nur zugelassen werden, wenn sie eine Übersetzung in die deutsche Sprache beigefügt ist.

✓Damit sind fremdsprachige Dokumente grundsätzlich zulässig, sofern sie von einer deutschen Übersetzung begleitet werden; Eine bestimmte Form der Übersetzung (z.B. beglaubigt) ist in den Ausschnitten nicht näher spezifiziert, aber ist eine Übersetzung zwingend erforderlich.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zur Bindefrist und zu Bieterfragen finden sich konkrete Angaben in der EU-Aufforderung zur Angebotsabgabe und in den Hinweisen zur Nutzung der AI-Vergabeplattform.

✓So wird etwa festgelegt, dass die Angebotsfrist am 10.11.2026 um 12:00 Uhr endet und die Bindefrist am 31.12.2026 end, womit die Bieter bis zu diesem Datum an ihre Angebote gebunden sind.

✓Fragen der Bieter sind ausschließlich elektronisch über die AI‐Vergabeplattform zu übermitteln, wobei die Hinweise betonen, dass registrierte Unternehmen automatisch über Änderungen und Antworten informiert werden.

❓Allerdings nennen die gegebenen Textstellen keine explizite kalendermäßige „Frist für Bieterfragen“ (z.B. bis Datum X vor Ablauf der Angebotsfrist); es wird nur allgemein gefordert, Unklarheiten „unverzüglich vor Angebotsabgabe“ mitgeteilt.

❓Eine konkrete Deadline für die Einreichung von Fragen bleibt in den zur Verfügung gestellten Ausschnitten offen und könnte nur der vollständigen Auftragsbekanntmachung zu entnehmen sein.

Weitere Angaben

✓Das Dokumentenbündel beschreibt ein offenes Vergabeverfahren der Die Autobahn GmbH des Bundes (Deutschland) zur Beschaffung von Veeam-Lizenzen und zugehörigen Pflegeleistungen im Rahmen eines Enterprise License Program (ELP).

✓Es basiert auf deutschen und EU-vergaberechtlichen Regelungen (VgV, GWB) sowie auf Standardbedingungen des Bundes (EVB-IT, VOL/B).

✓Der Fokus liegt auf den Anforderungen an die Eignung der Bieter, die Ausgestaltung der Vertragsbedingungen (Überlassungs‐ und Pflegeverträge) sowie den formalen Vorgaben zur Angebotsabgabe über die AI‐Vergabeplattform.

✓Das Land, aus dessen Perspektive die Unterlagen verfasst sind, ist eindeutig Deutschland; es werden auch EU-Vorgaben (z.B. VO (EU) 833/2014, VO (EU) 2022/576) erwähnt, aber kein anderes nationales Recht als das deutsche.