Supply and transfer of hardware and software for upgrading existing Openscape 4000 V10 telecommunications systems

✓Ergänzend ist eine Eigenerklärung zur Eignung bzw. die Einheitliche Europäische Eigenerklärung vorgesehen sowie eine gesonderte Eigenerklärung nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576, die sicherstellt, dass keine russischen Staatsangehörigen, in Russland niedergelassene Unternehmen oder von diesen kontrollierte bzw.. für diese handelnde Personen an der Vergabe oder Auftragserfüllung mit mehr als 10 % Auftragswert beteiligt sind.

✓Unterlagen zu Nachunternehmern (Verzeichnis der Unternehmerleistungen, Verpflichtungserklärungen) sind beizufügen, wenn Teilleistungen durch andere Unternehmen erbracht werden.

✓Zum Leistungsumfang und den Ausführungsbedingungen enthält die Leistungsbeschreibung genaue Vorgaben.

✓Der Auftragsgegenstand umfasst die Lieferung und Überlassung von Hard- und Software zur Hochrüstung vorhandener Openscape 4000 V10-Systeme auf eine neue Version (>= V11 Flex-Lizenzen) sowie zugehörige technische Dienstleistungen.

✓Die Lieferung hat frei Lager an die Adresse Hamburger Allee 25a, 30161 Hannover zu erfolgen und muss innerhalb von acht Wochen nach Auftragserteilung vollständig erfolgen.

✓Für die Dienstleistungsteile (System-Hochrüstung) werden ergänzende Bestimmungen für verschiedene Organisationseinheiten beschrieben, etwa die Abfallwirtschaft und die Feuerwehr: So sind die Hochrüstungsmaßnahmen außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu planen und zwingend vor Ort durch qualifiziertes Fachpersonal durchzuführen; eine Remote-Durchführung ist ausdrücklich ausgeschlossen.

✓In der Abfallwirtschaft sind Konfigurations-, Test-, Migrations- und Inbetriebnahme-Maßnahmen vor Ort zu begleiten; bei der Feuerwehr sind Upgrades im HDD-Austauschverfahren bei vorangehender Generierung und Test in einer Labor-/Staging-Umgebung durchzuführen.

✓Ebenfalls sind vor Upgrades VMware-Snapshots bzw.. passende Rückfalloptionen sicherzustellen, sodass eine Wiederherstellung innerhalb des Wartungsfensters jederzeit möglich bleibt.

✓Funktionstests müssen dem beigefügten „Anhang 1 Testprotokoll“ (detaillierte System-, Komponenten-, Endgeräte-, interne/externe Telefonie- und Redundanztests) vollständig durchgeführt und dokumentiert werden; gfs. ist eine Vor-Ort-Nachbetreuung am unmittelbaren folgenden Kalendertag sicherzustellen, um den Tagesanlauf, die Betriebsbereitschaft der Systeme und etwaige Fehlerbehebungen vor Ort zu begleiten.

✓Zu den Angebotsunterlagen sind bestimmte Formblätter und Dokumente zwingend elektronisch in Textform über die Vergabeplattform einzureichen.

✓Dazu gehören das Angebotsschreiben für Liefer-/Dienstleistungen (Formblatt 633), das Preisblatt/Preisdatei, das Leistungsverzeichnis/Leistungsprogramm mit Preisen und geforderten Angaben/Erklärungen, die „Anlage zur Angebotsabgabe“, die Erklärung zur Eigentümerstruktur sowie ggf. Verzeichnisse der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen und Verpflichtungserklärungen bei Nachunternehmern.

✓Dem Angebot muss zwingend eine detaillierte Aufstellung der Komponenten je Position beigefügt werden, um eine technische Prüfung zu ermöglichen.

✓Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen, Preise ausschließlich netto in Euro (Bruchteile in vollen Cent) ohne Umsatzsteuer anzugeben; die Umsatzsteuer wird am Schluss gesondert hinzugerechnet.

✓Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig; bei Widersprüchen oder Unklarheiten ist die Vergabestelle innerhalb von zehn Tagen ab Kenntnis, jedenfalls vor Angebotsabgabe, ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform zu informieren — es gilt die frühere Frist.

✓Die Zuschlagskriterien werden im Formular „Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (VgV)“ angesprochen: Es sind Preis, Qualität und Kosten als Kriterien genannt.

✓Die konkrete Gewichtung kann entweder als Prozentangaben oder – falls nicht bezifferbar – durch Reihenfolge der Bedeutung angegeben werden; die Details sollen in der Datei „00_Angebotsaufforderung VgV_08-2024“ enthalten sein.

✓Es wird darauf hingewiesen, dass Nebenangebote entweder nicht zugelassen oder nur unter bestimmten Bedingungen zulässig sind; im konkreten Text findet sich der Hinweis, dass Nebenangebote zugelassen oder ausgeschlossen sein können, mit Verweis auf die jeweiligen Bewerbungsbedingungen.

✓Wenn Nebenangebote zugelassen sind, müssen sie die festgelegten Mindestanforderungen erfüllen, eindeutig und erschöpfend beschrieben, in einer eigenen Anlage gekennzeichnet und – soweit Teilleistungen betroffen sind – nach Mengenansätzen und Einzelpreisen aufgegliedert werden; Nebenangebote, die diesen Anforderungen nicht entsprechen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

✓Im Angebotsschreiben erklärt der Bieter, sich bis zum Ablauf der Bindefrist an sein Angebot zu halten; die konkrete Bindefrist wird im Kopf des VgV-Aufforderungsformulars eingetragen.

✓Zu Risiken, Besonderheiten und vertraglichen Regelungen enthält der Text vor allem die „Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Landeshauptstadt Hannover für IT-Lieferungen und Leistungen“ (ZVB).

✓So sind die angebotenen Preise als feste Preise vereinbart; Sie umfasst regelmäßig auch Verpackung, Aufladen, Beförderung bis zur Anlieferungsstelle und Abladen, sofern nicht anders bestimmt.

✓Der Auftragnehmer hat seine Leistung sach- und rechtsmangelfrei zu erbringen; Teilleistungen sind nur zulässig, wenn sie vorgesehen oder ausdrücklich von der LHH genehmigt sind.

✓Die Mehr-/Minderleistungsklausel sieht vor, dass das angegebene Auftragsvolumen ein prognostischer Wert ist; der Auftragnehmer muss Leistungen bis 110 % des Auftragsvolumens zu den vereinbarten Preisen bzw. Preisbildungsregeln erbringen.

✓Es werden Vertragsstrafen geregelt: Bei Verzug mit der Leistung oder mit der Mängelbeseitigung beträgt die Vertragsstrafe für jede volle Woche 0,25 % des Wertes des noch ausstehenden, nicht nutzbaren Leistungsteils, begrenzt auf 5 % der Gesamtvergütung; weitergehende Schadenersatzansprüche bleiben vorbehalten, und gezahlte Vertragsstrafen werden bei Schadensersatz statt Leistung angerechnet.

✓Die Haftung des Auftragnehmers wird der Höhe nach begrenzt (z.B. Sachschäden bis 500.000 € je Ereignis, max. 1 Mio. € pro Vertrag; Vermögensschäden auf 10 % des Gesamtpreises, max. 500.000 €).

✓Datenschutz- und Vertraulichkeitsverpflichtungen werden konkretisiert, mit der Möglichkeit der LHH, bei Verstößen den Vertrag zu kündigen oder zurückzutreten und den Auftragnehmer von Ansprüchen Dritter freistellen zu lassen.

✓So muss der Bieter, wenn er die Fähigkeiten anderer Unternehmen (Nachunternehmer, Lieferanten, Kapazitätssteller) in Anspruch nehmen will, die Eignung dieses Unternehmens nachweisen und entsprechende Verpflichtungserklärungen vorlegen.

✓Außerdem gilt die Sanktions-Eigenerklärung nach Artikel 5k EU-VO 2022/576 ausdrücklich auch für alle Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten beansprucht werden und auf die mehr als 10 % des Auftragswertes entfallen.

✓Forderungen aus dem Vertrag dürfen grundsätzlich nur mit schriftlicher Zustimmung der LHH abgetreten werden; AGB des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil.

✓Die LHH behält sich weitreichende Kündigungs- und Rücktrittsrechte vor, etwa bei Bestechung, wettbewerbswidrigen Absprachen, Straftaten im Geschäftsverkehr, Verstößen gegen Sozialstandards oder schwerwiegenden Datenschutzverletzungen vor.

✓Die Fragenfrist für Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ist klar geregelt (10 Tage ab Kenntnis, vor Angebotsabgabe), ebenso die Pflicht, die ausschreibende Stelle über Unvollständigkeiten oder Widersprüche in den Unterlagen vor Angebotsabgabe zu informieren.

✓Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Vertrags- und Auftragsunterlagen gilt eine definierte Reihenfolge: Vorrang hat die Leistungsbeschreibung, gefolgt von besonderen Vertragsbedingungen, ergänzenden Vertragsbedingungen, den ZVB, technische Vertragsbedingungen und schließlich den allgemeinen Vertragsbedingungen VOL/B.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Zum Thema Sicherheiten lässt sich dem vorliegenden Text entnehmen, dass detaillierte Regelungen zu Vertragsstrafen (§ 11 ZVB IT) und Haftungsbegrenzungen (§ 12 ZVB IT) bestehen, aber keine ausdrückliche Forderung nach Bietersicherheit (Bid Bond), Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaften genannt ist.

✓Es werden vielmehr Versicherungs- und Haftpflichtanforderungen gestellt, wie etwa die Eigenerklärung über die Verpflichtung, vor Auftragsbeginn eine Berufshaftpflichtversicherung mit bestimmten Mindestdeckungssummen je Schadensfall (Sach‐ und Personenschäden, inkl. Abwasserschäden, Obhuts‐ und Bearbeitungsschäden, Schlüsselversicherung) abzuschließen und innerhalb von 4 Wochen nach Vertragsunterzeichnung nachzuweisen.

❓Solche Bestimmungen sind als wirtschaftliche Sicherungsinstrumente zu verstehen, ersetzen aber rechtlich eine klassische Bürgschaft nicht; da die Textauszüge keine konkrete Bürgschaftsverpflichtung (z.B. bestimmte Prozentsätze der Auftragssumme, Laufzeit bis Ende der Gewährleistung) enthalten, ist davon auszugehen, dass Sicherheiten in Form von Bürgschaften hier nicht gesondert werden gefordert, sondern über Versicherung und Vertragsstrafen abgesichert wird.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Nachunternehmer sind ausdrücklich vorgesehen.

✓So heißt es in den Bewerbungsbedingungen (Eignungsnachweis für andere Unternehmen), dass der Bieter sich der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen darf, sofern er nachweist, dass ihm die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen, und auf Verlangen Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorlegt.

✓Dazu gehört ein „Verzeichnis der Unternehmen in der beigefügten Anlage ‚Verzeichnis der Unternehmerleistungen‘“ sowie eine „Verpflichtungserklärung Teilleistungen durch andere Unternehmen“ zu den mit dem Angebot ggf. zurückzugebenden und vertragsrelevanten Unterlagen.

✓Solche Bestimmungen zeigen, dass Nachunternehmer grundsätzlich zulässig sind, aber mit Grenzen und Nachweispflichten: wie etwa Offenlegung der beteiligten Unternehmen und ihrer Kapazitäten, Eigenerklärung nach Artikel 5k VO (EU) 2022/576, wonach insbesondere russische Staatsangehörige bzw. in Russland niedergelassene Personen/Organisationen oder ihnen zuzuordnende Unternehmen nicht beteiligt sein dürfen, wenn sie mit mindestens 10 % am Auftragswert beteiligt sind.

✓Hierdurch wird klargestellt, dass Unterauftragnehmer zugelassen sind, solange sie vergaberechtlich und sanktionsrechtlich zulässig sind und ihre Eignung nachgewiesen wird.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Zur Frage der Ortsbesichtigung enthält der bereitgestellte Text keine ausdrücklichen Angaben über eine Baustellen‐ oder System‐Ortsbesichtigung im Sinne eines verpflichtenden Ortstermins vor Angebotsabgabe.

❓Zwar werden Ansprechpartner der LHH (Frau Reitmann, Herr Koch) genannt und Hinweise auf die Hochrüstung verschiedener Systeme gegeben, aber wird eine „Ortsbesichtigung“ noch als Teilnahmevoraussetzung definiert.

✓Die Vergabeunterlagen sprechen nur allgemein von Lieferung frei Lager Hannover und von Funktionstests/Abnahme nach Ausführung.

❓Somit lässt sich aus dem vorliegenden Text nicht entnehmen, dass eine Ortsbesichtigung vorgesehen ist oder verpflichtend wäre; eine solche Pflicht wäre normalerweise explizit benannt (etwa mit Datum und Teilnahmevermerk), was hier fehlt.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Bezüglich der Sprache der Angebote und Nachweise ist eindeutig geregelt, dass „das Angebot in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abfassen“ ist (Bewerbungsbedingungen, Ziffer 3.1).

✓Bescheinigungen „gleich welcher Art“ sind in deutscher Sprache beizufügen, gegebenenfalls „von einem zertifizierten Gutachter übersetzt“.

✓Auch ist der „Schriftverkehr mit der LHH in deutscher Sprache zu führen“ (§ 18 ZVB IT) und ausdrücklich wird festgehalten, dass der Schriftverkehr in deutscher Sprache erfolgt.

✓Daraus folgt, dass fremdsprachige Nachweise nur dann zulässig sind, wenn sie durch eine qualifizierte Übersetzung in die deutsche Sprache ergänzt werden; Originaldokumente in anderen Sprachen ohne deutsche Übersetzung erfüllen die Anforderungen nach diesem Wortlaut nicht.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zur Frist für Bieterfragen enthalten die Bewerbungsbedingungen die Regel, dass Unklarheiten in den Vergabeunterlagen „innerhalb von 10 Tagen ab Kenntnis von den Unklarheiten, jedoch immer vor Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform“ es gilt die früher endende Frist.

✓Das bedeutet praktisch, dass Bieterfragen zu Unklarheiten spätestens 10 Tage nach Kenntnis und auf jeden Fall vor Ablauf der Angebotsfrist über die Plattform zu stellen sind, wobei keine gesonderte absolute Kalenderfrist für Fragen genannt ist, sondern die Kombination dieser beiden Bedingungen (10 Tage / vor Angebotsabgabe) maßgeblich ist.

Weitere Angaben

✓Vergabeunterlagen der Landeshauptstadt Hannover für IT‐Lieferungen und Leistungen (OpenScape 4000)

✓Der Text behandelt die Vergabe eines öffentlichen Auftrags durch die Landeshauptstadt Hannover (Deutschland) zur „Lieferung und Überlassung von Hard‐ und Software zur Hochrüstung von vorhandenen OpenScape 4000 V10 Telekommunikationssystemen“.

✓Grundlage sind die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) und die kommunalen Zusatzbedingungen der LHH.

✓Der nationale Bezug ist eindeutig deutsch (Bundesrepublik Deutschland, Niedersächsische Vergabekammer; EU-Recht wird ergänzt erwähnt, etwa Artikel 5k der VO (EU) 2022/576).

❓Die Angebotsfrist ist hingegen konkret benannt: „Ablauf der Angebotsfrist: 08.01.2027, 09:00 Uhr“.