How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Framework contract Processing of travel expense reports according to BRKG
Rahmenvertrag Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen nach BRKG — original title
DEGermany · Darmstadt
Your path to submission
- Deadline: 17 November at 09:00 — 16 days left.
- You submit on HAD — Hessische Ausschreibungsdatenbank — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the state platform required; electronic submission, usually plain text form. Sort out account and signature first — not on submission day.
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
As a rule, all missions are settled by the Travel & Additional Personnel Benefits (PNL) group, which is currently located in the Human Resources Management Department and consists of three travel cost officers. An external service provider has already provided support if required. In order to ensure timely settlement of incoming missions, support from an external service provider is still necessary in the future. The service for processing travel expense reports is to be commissioned. The service includes in particular the examination and recording of the supporting documents, the calculation of the reimbursable amounts and the corresponding documentation.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
Contract
TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published19 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
Contract period1 Jan 2027 → 1 Jan 2029
Place of performanceDarmstadt
Reserved for SMEs
Type of service
79 · Business services
CPV 79997000
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 6 months (15 awards, most recently December 2024) — by that rhythm the next award was due around June 2025. The last award went to AIC Immobilien & Bau GmbH & Co. KG.n = 15
- The median procedure drew 2 bids (504 procedures with a bid count); 40% ended with a single bidder. Sector: median 4 bids.n = 504
- 39% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (600 awards since 2017, spread over 362 companies). 61% went to new names.n = 600 awards since 2017
- The award came in at a median 75% of the estimated value (17 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually too high here. Sector: 79%.n = 17
- From notice to award takes a median 24 days here (133 procedures). Sector: 90 days.n = 133
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Clement
In this buyer's last 20 comparable contracts (same sector), usually only 2 offers came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
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Professional liability insurance
Eigenerklärung Betriebs-/Berufshaftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Die Deckungssummen entnehmen Sie dem Formblatt Eignung
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Other economic requirement
Eigenerklärung Bietergemeinschaft (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): BGB-Gesellschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung mit Listung aller Mitglieder und deren bevollmächtigter Vertreter inkl. Nennung eines bevollmächtigten Vertreters, der die Arbeitsge… read in fullcollapse
Eigenerklärung Bietergemeinschaft (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): BGB-Gesellschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung mit Listung aller Mitglieder und deren bevollmächtigter Vertreter inkl. Nennung eines bevollmächtigten Vertreters, der die Arbeitsgemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Mit dem Teilnahmeantrag / Angebot ist eine von allen Gemeinschaftsmitgliedern rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung abzugeben, dass die federführende Firma als bevollmächtigter Vertreter die aufgeführten Gemeinschaftsmitglieder gegenüber dem Auftraggeber vertritt und mit Wirkung für jedes Mitglied für die vertragsgemäße Ausführung der Leistung als Gesamtschuldner haftet.
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slc-sec-proc
Eigenerklärung Datenschutz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.
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Share of subcontractors
Eigenerklärung Unterauftragnehmer (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nur auszufüllen, sofern Teilleistungen an Unterauftragnehmer weitergegeben werden oder sofern sich der Bewerber bzw. Bieter für den Eignungsnachweis auf einen Unterauftragnehmer beruf… read in fullcollapse
Eigenerklärung Unterauftragnehmer (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nur auszufüllen, sofern Teilleistungen an Unterauftragnehmer weitergegeben werden oder sofern sich der Bewerber bzw. Bieter für den Eignungsnachweis auf einen Unterauftragnehmer beruft. In diesem Fall ist eine Abgabe zusammen mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot erforderlich! Weiterhin ist im Falle der Eignungsleihe eine Verfügbarkeitserklärung (siehe Formblatt Verfügbarkeitserklärung) vom Unterauftragnehmer bereits mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot einzureichen. Im Falle der Ausführung von Teilen des Auftrags wird diese vor Zuschlagserteilung nachgefordert.
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Other economic requirement
Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 833/2014 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Am 08.04.2022 hat der Rat der Europäischen Union die Verordnung (EU) 2022/576 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlun… read in fullcollapse
Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 833/2014 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Am 08.04.2022 hat der Rat der Europäischen Union die Verordnung (EU) 2022/576 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, erlassen. Diese ist am 09.04.2022 in Kraft getreten. Sie entfaltet als Verordnung unmittelbare Rechtswirkung in den Mitgliedstaaten und hat direkte Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen.
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References: supplies
Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Beschreibung von drei vergleichbaren Referenzprojekten, mit Angabe der auf dem GSI / FAIR Formblatt abgefragten Projektdaten.
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Share of subcontractors
Verfügbarkeitserklärung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nur parallel zur "Erklärung Unterauftragnehmer" auszufüllen und vom Unterauftragnehmer zu unterzeichnen, sofern Teilleistungen an Unterauftragnehmer weitergegeben werden (Leistungsausführung du… read in fullcollapse
Verfügbarkeitserklärung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nur parallel zur "Erklärung Unterauftragnehmer" auszufüllen und vom Unterauftragnehmer zu unterzeichnen, sofern Teilleistungen an Unterauftragnehmer weitergegeben werden (Leistungsausführung durch Unterauftragnehmer) oder sofern sich der Bewerber bzw. Bieter für den Eignungsnachweis auf einen Unterauftragnehmer beruft (Eignungsleihe - siehe Formblatt Unterauftragnehmer). Sollen mehrere Unterauftragnehmer eingesetzt werden, so ist dieses Formblatt mehrfach zu verwenden. Pro einzusetzendem Unterauftragnehmer ist je eine Verpflichtungserklärung abzugeben.
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Professional liability insurance
Eigenerklärung Betriebs-Berufshaftpflicht
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Other economic requirement
Eigenerklärung Bietergemeinschaft
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Other economic requirement
Eigenerklärung Datenschutz
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Share of subcontractors
Eigenerklärung Unterauftragnehmer
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Other economic requirement
Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 833/2014
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References: services
Referenzen - mind 3 relevante Referenzen, Details siehe Eignungsformblatt
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Other economic requirement
Verfügbarkeitserklärung
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| Siemens AG | 10 | 2012–2026 |
| Enercity AG · Hannover | 10 | 2012–2026 |
| EAB Elektroanlagenbau GmbH Rhein/Main · Dietzenbach | 9 | 2023–2025 |
| ILK Dresden · Dresden | 8 | 2014–2026 |
| Babcock Noell GmbH · Würzburg | 8 | 2012–2023 |
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.
How often this buyer tenders this kind of work
4
2020
2
2021
7
2022
4
2023
20
2024
4
2025
6
2026
47 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.
·
Deadline — Tuesday 17 November at 09:00
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 20 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 29 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). A normal window for this market.
Foreign bidders
In Germany · Business services, 349 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 29,674 recorded awards) — mostly from Belgium, Italy, United Kingdom.
Submission language: German.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
How to bid
Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 4 portals
Bids are submitted on HAD — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
Put together the evidence — in German
The 14 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.
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