How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Purchase of coffee machines in 2026
Kahviautomaattien hankinta 2026 — original title
Your path to submission
- Deadline: 18 November at 12:00 — 17 days left.
- You submit on Hilma — not here and not by e-mail. ↗
- Offer and evidence in: Finnish.
- Collect your evidence — the eligibility requirements are listed on this page; for many of them the analysis explains how to obtain them.
What the buyer is looking for
Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia vuokrattavista kahviautomaateista sekä niihin liittyvästä kokonaispalvelusta. Kokonaispalvelu sisältää automaatit sekä niiden asennukset, säännölliset huollot ja ylläpidon, määräaikaishuollot, kulutukseen perustuvat täytöt ja raaka-ainetoimitukset sekä hygieniahuollot ja varaosat. Lisäksi kokonaispalveluun tulee kuulua koko laitteen sopimuskauden kattava takuu sis. vikahuollot, varaosat sekä matkakulut. Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus". Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa on 900 000 euroa. Espoon kaupunki valitsee kilpailutuksen perusteella yhden (1) toimittajan ja yhden (1) varatoimittajan. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankinnan valmistelu Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja…
Show full description
… kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja. Markkinakartoituksessa on kuultu alan toimijoita kirjallisesti ja markkinavuoropuhelun kautta, arvioitu hankinnan jakamista osiin sekä eri toteutusmalleja. Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti. Markkinakartoitukseen ilmoittautui mukaan viisi toimijaa, joiden kaikkien kanssa järjestettiin Teams-tapaamiset sekä lähetettiin myöhemmin materiaalit kirjallisesti kommentoitaviksi. Kartoituksen keskeiset havainnot ovat, että markkinoilla toimii rajallinen määrä toimijoita, joiden tarjonta on pääpiirteittäin melko samanlaista. Etenkin kahviautomaatit sekä niihin saatavilla olevat tuotteet ovat hyvin samankaltaisia eri toimijoiden välillä. Palvelutasot ja niiden hinnoittelu vaihtelevat kuitenkin jonkin verran eri toimijoiden välillä. Lisäksi mahdollisuus tarjota kokonaispalvelua vaihtelee jonkin verran eri toimijoiden välillä ja pienimmillä toimijoilla ei ole välttämättä kapasiteettia tarjota kyseistä palvelua Espoon kokoiselle kaupungille. Tästä huolimatta Espoo tarvitsee palvelun kokonaispalveluna, koska kaupungin oman henkilöstön ei ole mahdollista huoltaa/ ylläpitää kahviautomaatteja sopimuskaudella. Hankinnassa päädyttiin siihen, että Espoo solmii yhden sopimuksen valitun toimittajan kanssa, joka voi halutessaan hyödyntää alihankkijoita sopimuksen toteuttamisessa. Kartoituksessa saatuja havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, hankinnan rakenteessa sekä tarjousten vertailuperusteiden määrittelyssä. Markkinoilta saatiin tietoa ja lukuisia mielipiteitä liittyen hankinnan kohteen määrittelyyn sekä hankinnan rakenteeseen. Lisäksi vertailuperusteiden määrittelyssä saatiin kaikilta markkinavuoropuheluihin osallistuneilta toimijoilta mielipiteitä, joita hyödynnettiin vertailuperusteiden määrittelyssä. Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista. Hankinnan jakaminen osiin Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska markkinakartoituksen perusteella kyse on kokonaisuudesta, jonka eri osat ovat vahvasti sidoksissa toisiinsa ja hankinnan jakaminen osiin kasvattaisi merkittävästi hallinnollista työtä sekä kustannuksia. Hankintayksikkö katsoo, että jakamatta jättäminen on hankinnan luonne, toteutustapa ja tarkoituksenmukainen toteutus huomioon ottaen perusteltua.
Contract
Type of service
Clement What the numbers say about this buyer
- In this sector the buyer awards roughly every 14 months (16 awards, most recently June 2026) — the next award is due around August 2027 by that rhythm. The last award went to Brodeeraus JO-HA Oy (1097645-3)//Kaartin neule-ja ompelukone Oy (0213492-6)//Lekolar-Printel Oy (1546343-8)//Espoon Kone Oy.n = 16
- 23% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (1,198 awards since 2014, spread over 811 companies). That is well below the sector norm (42%) — this buyer switches suppliers more often than others.n = 1,198 awards since 2014
- The median procedure drew 6 bids (911 procedures with a bid count); 7% ended with a single bidder. Sector: median 3 bids.n = 911
- The award came in at a median 105% of the estimated value (25 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually too low here.n = 25
- 4% of awards went to companies from abroad (1,198 awards with a known winner country). Sector average: 2%.n = 1,198
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Selection criteria — via the ESPD
The buyer states in the notice that eligibility is proven through the European Single Procurement Document (ESPD); the concrete requirements are in the tender documents. The document analysis below extracts them from there — bid and evidence in Finnish.
Tender documents — direct download
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| Wihuri Oy | 9 | 2023–2026 |
| Trimble Solutions Oy | 7 | 2021–2023 |
| Prorink International AB | 6 | 2018–2026 |
| Suomen Energia-Urakointi Oy | 6 | 2023–2024 |
| Lekolar-Printel Oy | 5 | 2018–2026 |
How often this buyer tenders this kind of work
Tactics
When this buyer has awarded in this sector, usually 5 or more bids came in. Many compete here — price and references decide. (Based on 16 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 35 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 1,471 procedures). Much more generous than usual — time for a thorough bid rather than a quick one.
Foreign bidders
In Finland · Industrial machinery, 13 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 620 recorded awards).
Submission language: Finnish.
How to bid
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.
Register now