Friedrich & ClementBETA

How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →

Framework contract for the delivery including assembly of student cabinets, steel cabinets and heavy-duty shelves for the schools sponsored by the City of Essen

Rahmenvertrag über die Lieferung inklusive Montage von Schülerfächerschränken, Stahlschränken und Schwerlastregalen für die Schulen in Trägerschaft der Stadt Essen — original title

DEGermany · Essen

Your path to submission

  1. Deadline: 13 November at 12:00 — 12 days left.
  2. You submit on evergabe.NRW — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the cosinex platform required (created instantly); offers go through the bidding tool, usually plain text form suffices — no qualified signature. Sort out account and signature first — not on submission day.
  3. Offer and evidence in: German.
  4. Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

Für den laufenden Betrieb der Essener Schulen werden unterjährig regelmäßig verschiedene Schränke benötigt, dessen Lieferung Gegenstand dieser Ausschreibung ist. Die Leistung soll in Form eines Rahmenvertrags vergeben werden. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, das beauftragte Mobiliar innerhalb einer Frist von maximal 48 Werktagen nach Abruf frei Verwendungsstelle an die verschiedenen Schulen im Essener Stadtgebiet zu liefern. Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung, voraussichtlich am 04.01.2027. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre, mit der Option auf einmalige Verlängerung um zwei weitere Jahre, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre beträgt. Der Auftragnehmer hält sich während der vereinbarten Grundvertragslaufzeit an die von ihm angebotenen Festpreise gebunden (Festpreisbindung). Nach Ablauf dieser Bindefrist ist der Auftragnehmer berechtigt, für die verbleibende…

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… Restvertragslaufzeit ein schriftliches Preisanpassungsverlangen zu stellen. Das Entstehen sowie die Höhe des Preisanpassungsanspruchs bemessen sich nach der Entwicklung des Erzeugerpreisindexes gewerblicher Produkte (Deutschland, Monate, Güterverzeichnis [GP20192-/3-/4-/5-/6-/9-Steller/ Sonderpositionen] ), veröffentlicht vom Statistischen Bundesamt in der Datenbank GENESIS-Online (Tabelle: "Erzeugerpreisindex gewerblicher Produkte"). Für Los 1 (Schülerfächerschränke): GP19-31 Möbel Für Los 2 und 3 (Stahlschränke und Schwerlastregale): GP19-25 Metallerzeugnisse Eine Preisanpassung ist möglich, sofern in den ersten 18 Monaten der Vertragslaufzeit eine durchschnittliche Preissteigerung/Preissenkung von über 5% entstanden ist. Der Antrag auf eine Preissteigerung ist der Auftraggeberin zwei Monate vor Ablauf der Bindefrist seitens des Auftragnehmers vorzulegen. Umgekehrt ist die Preissenkung zwei Monate vor Ablauf der Bindefrist von der Auftraggeberin gegenüber dem Auftragnehmer geltend zu machen. Nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit und erfolgter Antragstellung werden die Preise dann für die Restvertragslaufzeit auf Grundlage der oben genannten Preisindizes neu ermittelt. Anerkannt wird dabei lediglich die den Fünf-Prozent-Satz übersteigende Preissteigerung/-senkung. Eine Kündigung des Vertrags durch die Auftraggeberin nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit ist möglich. Sofern bis zu einem Zeitpunkt von drei Monaten vor der jeweiligen Beendigung der Vertragslaufzeit keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um zwei weitere Jahre. Sollte der Gesamtauftragswert für die Maximallaufzeit von vier Jahren früher ausgeschöpft sein, endet der Vertrag zum Zeitpunkt der vollständigen Ausschöpfung. Der Auftragnehmer hat eine Garantie von 5 Jahren auf das gesamte Mobiliar zu gewähren. · Der geschätzte Bedarf, der dem Preisblatt zu entnehmen ist, basiert auf den Abnahmemengen der letzten Jahre und dient lediglich der Orientierung. Innerhalb der vergebenen Auftragssumme sind die Stückzahlen der einzelnen Artikelpositionen variabel. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, einzelne Positionen zurückzustellen oder nicht auszuführen sowie größere als die angegebenen Mengen einer Position, abzurufen. Die Auftraggeberin behält sich darüber hinaus vor, eine Nachbeauftragung in Höhe von maximal 10 % der Gesamtauftragssumme zu identischen Einzelpreisen vorzunehmen. Eine Abnahmeverpflichtung des Mobiliars in Höhe des Auftragswertes besteht nicht. Besondere Anforderungen an die Schülerfächerschränke (Los 1): Für all

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

TypeSupplies
Estimated valuevalue not published
Published14 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
Place of performanceEssen
3 lotsReserved for SMEs

Type of service

39 · Furniture & furnishings
CPV 39141100 · 39160000 · 39173000
Clement
In comparable contracts in this sector nationwide (10,395 with a known bid count), usually only 2 offers came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

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References: supplies
Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen zur Eignung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular in den Vergabeunterlagen
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Professional liability insurance
Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular in den Vergabeunterlagen (Auf Anforderung muss der Versicherungsnachweis vorgelegt werden.)
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Staff qualifications
Eigenerklärung zum BT-30 Bohrverfahren (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): auszufüllendes Formular in den Vergabeunterlagen zzgl. eines Schulungsnachweises für die in der Eigenerklärung benannten Mitarbeiter*innen
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References: supplies
eine vergleichbare Referenz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis von drei Referenzen in der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen, wovon eine Referenz vergleichbar mit der zu erbringenden Leistung sein muss. Als vergl… read in fullcollapse
eine vergleichbare Referenz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis von drei Referenzen in der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen, wovon eine Referenz vergleichbar mit der zu erbringenden Leistung sein muss. Als vergleichbar für die einzelnen Lose werden Referenzen angesehen, die die folgenden Bedingungen erfüllen: - Los 1: Referenzen, die die Lieferung von Mobiliar in Form eines Rahmenvertrags mit einem jährlichen Auftragswert von mindestens 500.000 EUR umfassen. - Los 2: Lieferung von Stahlschränken in Form eines Rahmenvertrags mit einem jährlichen Auftragswert von 10.000 EUR. - Los 3: Lieferung von Schwerlastregalen in Form eines Rahmenvertrags mit einem jährlichen Auftragswert von 10.000 EUR
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Quality control by institutes
Zertifiziertes Qualitätsmanagement des Bieters nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
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Quality control by institutes
Zertifiziertes Qualitätsmanagement des Herstellers nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
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Professional liability insurance
Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung
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References: supplies
Vorlage von 3 Referenzen, wovon eine Referenz mit der zu erbringenden Leistung vergleichbar sein muss - Nachweis von drei Referenzen, wovon eine Referenz vergleichbar mit der zu erbringenden Leistung sein muss. Als vergleichbar für die einzelnen Lose werden Re… read in fullcollapse
Vorlage von 3 Referenzen, wovon eine Referenz mit der zu erbringenden Leistung vergleichbar sein muss - Nachweis von drei Referenzen, wovon eine Referenz vergleichbar mit der zu erbringenden Leistung sein muss. Als vergleichbar für die einzelnen Lose werden Referenzen angesehen, die die folgenden Bedingungen erfüllen: - Los 1: Referenzen, die die Lieferung von Mobiliar in Form eines Rahmenvertrags mit einem jährlichen Auftragswert von mindestens 500.000 EUR umfassen. - Los 2: Lieferung von Stahlschränken in Form eines Rahmenvertrags mit einem jährlichen Auftragswert von 10.000 EUR. - Los 3: Lieferung von Schwerlastregalen in Form eines Rahmenvertrags mit einem jährlichen Auftragswert von 10.000 EUR
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Staff qualifications
Mit der Auftragsausführung betraute Mitarbeiter müssen BT-30 zertifiziert sein
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Quality control by institutes
DIN EN ISO 9001 Zertifizierung (oder gleichwertig) des Bieters liegt vor
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Quality control by institutes
DIN EN ISO 9001 Zertifizierung des Herstellers liegt vor
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References: supplies
Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen zur Eignung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular in den Vergabeunterlagen
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Professional liability insurance
Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Formular in den Vergabeunterlagen (Auf Anforderung muss der Versicherungsnachweis vorgelegt werden.)
›
Staff qualifications
Eigenerklärung zum BT-30 Bohrverfahren (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): auszufüllendes Formular in den Vergabeunterlagen zzgl. eines Schulungsnachweises für die in der Eigenerklärung benannten Mitarbeiter*innen
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording

Who has won at this buyer so far

Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.

CompanyAwardsPeriod
Schade & Naatz GmbH12026
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.

How often this buyer tenders this kind of work

18
2025
6
2026
24 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.

Contracting authority contact

·
Deadline — Friday 13 November at 12:00

Tactics

When contracts were awarded in this country and sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 10,395 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 31 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). A normal window for this market.

Foreign bidders

In Germany · Furniture & furnishings, 83 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 10,761 recorded awards) — mostly from Austria, Denmark, Poland.

Submission language: German.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 3 portals
Bids are submitted on evergabe.NRW — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
Put together the evidence — in German
The 14 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
To the procurement portal →Official notice on TED →
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

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