Friedrich & ClementBETA

How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →

Framework agreement on environmental communication

Raamovereenkomst omgevingscommunicatie — original title

BEBelgium · Hasselt

Your path to submission

  1. Deadline for requests to participate: 6 November at 11:00 — 5 days left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
  2. You submit on BDA / e-Procurement Belgium — not here and not by e-mail. ↗
  3. Offer and evidence in: Dutch.
  4. Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

The City of Hasselt works on a variety of themes that influence the physical and social environment. Files on urban development, mobility, infrastructure, road works, public space, climate, energy and sustainability require clear communication, an appropriate participatory approach and good coordination with residents, users and other stakeholders. With this framework agreement, the City of Hasselt wants to have specialised and flexibly deployable expertise to support such files both strategically and creatively and operationally. The framework agreement is therefore divided into two complementary lots. Both lots relate to environmental communication around urban files. The distinction lies in the level of service · The City of Hasselt is looking for an experienced communication partner for the strategic guidance of urban files that have an impact on the physical and social environment.…

Show full description

… These include issues relating to urban development, mobility, infrastructure, road works, public space, climate, energy and sustainability and other related policy areas. Environmental communication in this plot includes strategic communication about developments and changes in the living environment. The focus is on informing, creating understanding, involvement and support among residents, users, stakeholders and other relevant target groups. The contractor analyses the social, policy, spatial and communicative context and advises the City of Hasselt on the most appropriate communication, participation, awareness-raising and stakeholder approach. The contractor has demonstrable experience with environmental communication and with the specific communication issues associated with developments and changes in the urban and social environment. The services can relate to a specific sub-assignment or to the strategic guidance and direction of a complete process. In cases with increased sensitivity or social impact, the contractor identifies target groups, stakeholders, interests, sensitivities and possible resistance and develops an appropriate strategy. In doing so, he monitors the connection between communication, participation and stakeholder management and supports the City of Hasselt in support creation, positioning and, where relevant, behavioural change. The contractor acts as a strategic advisor and process director and ensures a coherent approach throughout all phases of the process. Definition: this lot focuses exclusively on strategy, advice, strategic concept development and process management. The concrete creative elaboration, production and operational implementation of communication tools, campaigns and participatory activities are covered by Lot 2. The City of Hasselt is looking for a creative and execution-oriented communication partner with demonstrable experience in environmental communication for the concrete elaboration and implementation of environmental communication around urban files. It concerns communication about developments and changes in the physical and social environment, including urban development, mobility, infrastructure, road works, public space, climate, energy, sustainability and other related policy areas. The contractor understands the specific context of environmental communication and can translate information about urban files and developments in the living environment into understandable, accessible and activating communication for residents, users, stakeholders and other relevant target groups. The contractor translates strategies, concepts and briefings into concrete communication and communication activities that match the specific context, target groups and dynamics of urban environment files. This can concern both the elaboration of a separate means of communication and the development and implementation of a complete

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published8 Oct 2026
ProcedureNegotiated procedure with prior publication
Contract period1 Mar 2027 → 27 Feb 2032
Place of performanceHasselt
Framework agreement2 lots

Type of service

79 · Business services
CPV 79416200

Clement What the numbers say about this buyer

  • In this sector the buyer awards roughly every 4 months (19 awards, most recently April 2026) — by that rhythm the next award was due around September 2026. The last award went to G4S SECURE SOLUTIONS.n = 19
  • 4% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (140 awards since 2015, spread over 71 companies). 96% went to new names.n = 140 awards since 2015
  • 15% of awards went to companies from abroad (140 awards with a known winner country). Sector average: 29%.n = 140
  • The median procedure drew 4 bids (118 procedures with a bid count); 14% ended with a single bidder. Sector: median 5 bids.n = 118
  • Across 4 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: References: services (2 of 4), References: supplies (2 of 4), Technical staff for execution (2 of 4).n = 4

From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 25/10/2026.

Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

›
References: services
Relevante referenties. De kandidaat toont door middel van referenties aan over ruime en recente ervaring te beschikken met strategisch advies, conceptontwikkeling en procesregie inzake omgevingscommunicatie, participatie, stakeholdermanagement, sensibilisering… read in fullcollapse
Relevante referenties. De kandidaat toont door middel van referenties aan over ruime en recente ervaring te beschikken met strategisch advies, conceptontwikkeling en procesregie inzake omgevingscommunicatie, participatie, stakeholdermanagement, sensibilisering en gedragsverandering binnen de publieke sector. Minimumeisen: De kandidaat dient exact drie (3) referenties in van opdrachten waarvan de uitvoering geheel of gedeeltelijk heeft plaatsgevonden gedurende de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indieningsdatum. De kandidaat levert exact één (1) referentie per onderstaande discipline: •Strategische begeleiding van omgevingscommunicatie rond stadsontwikkeling, mobiliteit, infrastructuur, wegenwerken, publieke ruimte, klimaat, energie en duurzaamheid; •Strategische participatie en stakeholdermanagement binnen een publieke of maatschappelijke context; •Strategische sensibilisering en gedragsverandering. Voor elke discipline dient een afzonderlijke referentie te worden ingediend. Eenzelfde referentie kan niet voor meerdere disciplines worden ingediend Het indienen van meerdere referenties binnen dezelfde discipline is niet toegestaan. Elke referentie bevat minstens de volgende informatie: •Naam en contactgegevens, inclusief contactpersoon, van de opdrachtgever; •Datum van opdrachtverlening en uitvoeringsperiode; •Een beknopte omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de kandidaat; •Financiële omvang van de opdracht en/of bereik van de opdracht (aantal betrokken stakeholders, inwoners, deelnemers, enz.) •Een korte toelichting bij de relevantie van de referentie voor de betreffende discipline en voor de opdracht van Stad Hasselt.
›
Technical staff for execution
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over een team met volgende profielen: •Strategisch adviseur omgevingscommunicatie; •Participatie- en stakeholdermanager; •Creatief strateeg; •Projectmanager. Minimumeisen: Dit wordt aangetoond door het indienen van: 1. E… read in fullcollapse
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over een team met volgende profielen: •Strategisch adviseur omgevingscommunicatie; •Participatie- en stakeholdermanager; •Creatief strateeg; •Projectmanager. Minimumeisen: Dit wordt aangetoond door het indienen van: 1. Een overzicht van het voorgestelde team, met vermelding van de betrokken personen en hun potentiële rol(len) binnen de opdracht. 2. Een korte toelichting per profiel (max. 1 pagina), waarin de relevantie van de ervaring voor voorliggende opdracht (voor/met publieke organisaties) wordt gemotiveerd. Indien één persoon meerdere rollen opneemt, dient dit expliciet vermeld en gemotiveerd te worden.
›
Other economic requirement
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassin… read in fullcollapse
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
›
Other economic requirement
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassin… read in fullcollapse
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
›
References: services
Relevante referenties. De kandidaat toont door middel van referenties aan over ruime en recente operationele ervaring te beschikken met de uitvoering van omgevingscommunicatie, communicatiecampagnes, participatie- en sensibiliseringsopdrachten binnen de publie… read in fullcollapse
Relevante referenties. De kandidaat toont door middel van referenties aan over ruime en recente operationele ervaring te beschikken met de uitvoering van omgevingscommunicatie, communicatiecampagnes, participatie- en sensibiliseringsopdrachten binnen de publieke sector. Minimumeisen: De kandidaat dient exact drie (3) concrete referenties in waarvan de uitvoering geheel of gedeeltelijk heeft plaatsgevonden gedurende de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indieningsdatum. De kandidaat levert exact één (1) referentie per onderstaande discipline: •Campagnes en activatie; •Contentcreatie en productie; •Participatie en logistiek. Voor elke discipline dient een afzonderlijke referentie te worden ingediend. Eenzelfde referentie kan niet voor meerdere disciplines worden ingediend Het indienen van meerdere referenties binnen dezelfde discipline is niet toegestaan. Elke referentie heeft een aantoonbare maatschappelijke, beleidsmatige en/of ruimtelijke impact. Elke referentie bevat minstens de volgende informatie: •Naam en contactgegevens, inclusief contactpersoon, van de opdrachtgever; •Datum van opdrachtverlening en uitvoeringsperiode; •Een beknopte beschrijving van de opdracht en de context; •Een beknopte omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de kandidaat; •Financiële omvang van de opdracht en/of bereik van de opdracht (aantal betrokken stakeholders, inwoners, deelnemers, enz.); •Een korte toelichting bij de relevantie van de referentie voor de betreffende discipline en voor de opdracht van Stad Hasselt. Voor de referentie binnen contentcreatie en productie voegt de kandidaat maximaal drie (3) concrete voorbeelden van gerealiseerde communicatiemiddelen toe als visueel bewijsmateriaal.
›
Technical staff for execution
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over een complementair multidisciplinair team met voldoende ervaring en expertise om de opdracht integraal en kwalitatief uit te voeren. De vereiste expertise kan aanwezig zijn binnen de eigen organisatie of via structur… read in fullcollapse
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over een complementair multidisciplinair team met voldoende ervaring en expertise om de opdracht integraal en kwalitatief uit te voeren. De vereiste expertise kan aanwezig zijn binnen de eigen organisatie of via structureel verbonden partners. De kandidaat beschikt daarbij minstens over expertise inzake: •creatieve communicatie en campagneontwikkeling; •copywriting en contentcreatie; •grafische vormgeving; •multimedia- en audiovisuele productie; •participatieprocessen; •eventmanagement; •projectmanagement. Minimumeisen: Dit wordt aangetoond door het indienen van: 1. Een overzicht van het voorgestelde team, met vermelding van de betrokken personen en hun beoogde rol(len) binnen de uitvoering van de opdracht. 2. Een korte profielbeschrijving per voorgestelde medewerker (max. 1 pagina), waarin de relevante ervaring en expertise voor opdrachten uitgevoerd voor of in samenwerking met publieke organisaties wordt toegelicht. Indien één persoon meerdere rollen binnen het team opneemt, dient de kandidaat dit uitdrukkelijk te vermelden en te motiveren.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording

Who has won at this buyer so far

Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.

CompanyAwardsPeriod
BEWEL32025–2026
Blachere Illumination Belgique22025–2026
Groenbeheer Berx22026
ALGEMENE WATERBOUW- EN MAAIWERKEN22025–2026
Wolters-MABEG bvba12022
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.

How often this buyer tenders this kind of work

1
2022
3
2024
9
2025
3
2026
16 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.

Contracting authority contact

·
Deadline — Friday 6 November at 11:00
Deadline for requests to participate

Tactics

When this buyer has awarded in this sector, usually 14 or more bids came in. Many compete here — price and references decide. (Based on 18 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 29 days between publication and deadline — typical in this country is 34 (median of 3,181 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.

Foreign bidders

In Belgium · Business services, 729 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 3,120 recorded awards) — mostly from France, Germany, Italy.

Submission language: Dutch.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 2 portals
Bids are submitted on BDA / e-Procurement Belgium — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
TEDNoticeBDA / e-Procurement BelgiumSubmission portal
Put together the evidence — in Dutch
The 6 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
To the procurement portal →Official notice on TED →
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

Don't miss the next one

Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.

Register now