Friedrich & ClementBETA

How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →

Technical assistance and maintenance of OTAGO integrated city management system

Asysta techniczna i konserwacja zintegrowanego systemu zarządzania miastem OTAGO — original title

PLPoland · Ruda Śląska

Your path to submission

  1. Deadline: 9 November at 10:00 — 8 days left.
  2. The submission point is stated in the notice (link on this page).
  3. Offer and evidence in: Polish.
  4. Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

The subject of the contract is the provision of technical assistance and maintenance services for the application software of the Integrated City Management System ‘OTAGO’ supporting the work of the departments of the Ruda Śląska City Hall, hereinafter referred to as the Programme. The software and database work under the control of the Windows operating system, Oracle database and JBoss Application Server (Wild Fly). A detailed description of the subject of the contract is contained in the Terms and Conditions Specification (TSC).

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

TypeServices
Estimated valuePLN 1,272,324
Published8 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
Contract period1 Jan 2027 → 31 Dec 2027
Place of performanceRuda Śląska

Type of service

72 · IT services
CPV 72260000 · 72267000 · 72514300

Clement What the numbers say about this buyer

  • In this sector the buyer awards roughly every 9 months (8 awards, most recently February 2026) — the next award is due around November 2026 by that rhythm. The last award went to ECONE CONSULTING Sp. z o.o.n = 8
  • The award came in at a median 71% of the estimated value (22 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually too high here. Sector: 99%.n = 22
  • The median procedure drew 3 bids (128 procedures with a bid count); 25% ended with a single bidder. Sector: median 1 bid.n = 128
  • 37% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (670 awards since 2015, spread over 371 companies). 63% went to new names.n = 670 awards since 2015
  • 97% of the bids received came from small and medium-sized enterprises (23 procedures with a bid mix). Sector: 70%.n = 23

From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.

Clement
In comparable contracts in this sector nationwide (3,100 with a known bid count), usually only a single offer came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

›
References: services
Wykonawca musi wykazać, iż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej 2 usługi polegające na prowadzeniu asysty technicznej i konserwacji systemu opartego na Oracl… read in fullcollapse
Wykonawca musi wykazać, iż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej 2 usługi polegające na prowadzeniu asysty technicznej i konserwacji systemu opartego na Oracle, obejmującego co najmniej 10 modułów odpowiadających zakresem tematycznym modułom wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 2 do SWZ), na kwotę minimum 500 000,00 zł brutto każda. Uwaga: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, należy wykazać usługę (zakres), w której Wykonawca bezpośrednio uczestniczył. Uwaga: W przypadku wykonywania i niezakończenia jeszcze realizacji usługi, Wykonawca zobowiązany jest podać na jaką kwotę wartość do momentu upływu terminu składania ofert, umowa została wykonana. Wartość ta będzie brana pod uwagę do oceny spełniania warunku. Uwaga: Zamawiający nie określa szczególnego sposobu spełniania określonego wyżej warunku, przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (brak skorzystania z dyspozycji zawartej w art. 117 ust. 1 ustawy). Uwaga: W przypadku wskazania przez Wykonawcę, w celu wykazania spełniania warunku udziału, waluty innej niż polska (PLN), w celu jej przeliczenia stosowany będzie średni kurs NBP na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty), w celu wykazania spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie wezwany do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień ich złożenia): wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Uwaga: Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykonawca lub podmiot udostępniający Wykonawcy swoje zasoby w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1235, z późn.zm.).
›
Staff qualifications
Wykonawca musi wykazać dysponowanie minimum 2 osobami niezbędnymi do wykonania niniejszego zamówienia, tj.: a) minimum 1 osobą posiadającą certyfikat OCP (Oracle Advanced PL/SQL Developer Certified Professional) wraz z certyfikatem OCA (Oracle PL/SQL Developer… read in fullcollapse
Wykonawca musi wykazać dysponowanie minimum 2 osobami niezbędnymi do wykonania niniejszego zamówienia, tj.: a) minimum 1 osobą posiadającą certyfikat OCP (Oracle Advanced PL/SQL Developer Certified Professional) wraz z certyfikatem OCA (Oracle PL/SQL Developer Certified Associate) i minimum 3-letnim doświadczeniem w pracy na systemach Oracle’owych, b) minimum 1 osobą posiadającą minimum 2-letnie doświadczenie z zarządzania, konfiguracji i administracji produktu JBoss Application Server (Wild Fly) minimum ver. 6 w konfiguracji klastrowej w zakresie aplikacji tzw. „web’owych” (trójwarstwowych). Wymagania powyższe związane są z aktualnym stanem serwisowanego systemu i nie ograniczają możliwości jego rozwoju. Uwaga: Zamawiający nie określa szczególnego sposobu spełniania określonego wyżej warunku, przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (brak skorzystania z dyspozycji zawartej w art. 117 ust. 1 ustawy). Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty), w celu wykazania spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu zostanie wezwany do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień ich złożenia): wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wykonawca lub podmiot udostępniający Wykonawcy swoje zasoby w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1235, z późn.zm.).
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording

Who has won at this buyer so far

Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.

CompanyAwardsPeriod
Piotr Bryła Biuro Wycen Nieruchomości OPERAT212021–2026
ABM Wyceny Nieruchomości i Projektowanie Architektoniczne Bartosz Michalscy s.c.162021–2026
Zespół Geodetów Uprawnionych DE KA ER S.C. Stanisław Dornik142021–2024
BRUK S.J. Joachim Siwczyk142021–2026
Beata Sroka Usługi Geodezyjne i Wycena Nieruchomości CAD-INWEST82021–2025
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.

How often this buyer tenders this kind of work

2
2022
1
2023
2
2024
3
2025
4
2026
12 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.

Contracting authority contact

·
Deadline — Monday 9 November at 10:00

Tactics

When contracts were awarded in this country and sector, there was usually a single bid in the end. A solid bid has a real chance here. (Based on 3,100 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 32 days between publication and deadline — typical in this country is 18 (median of 9,435 procedures). Much more generous than usual — time for a thorough bid rather than a quick one.

The deadline falls on a Monday — your last full working day is the Friday before. Have evidence and guarantees together by Thursday.

Foreign bidders

In Poland · IT services, 237 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 12,878 recorded awards) — mostly from Bulgaria, Germany, Belgium.

Submission language: Polish.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Guide: how to apply on e-Zamówienia (Polen) → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.

Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
Put together the evidence — in Polish
The 2 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
To the procurement portal →Official notice on TED →
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

Don't miss the next one

Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.

Register now