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How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →

Supply and installation of digital locking systems - Framework agreement

Lieferung und Einbau von digitalen Schließanlagen - Rahmenvereinbarung — original title

DEGermany · Hamburg

Your path to submission

  1. Deadline for requests to participate: 2 November at 10:00 — 1 day left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
  2. You submit on hamburg.de — Ausschreibungen der Stadt Hamburg — not here and not by e-mail. ↗
  3. Offer and evidence in: German.
  4. Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

SBH awards services for the delivery and installation of digital locking systems to the economic units (WE, real estate locations of the two AG) in Hamburg. The digital locking systems must come from the manufacturer SimonsVoss (product specification). · The AG intends to conclude a multi-partner framework agreement in accordance with § 21 VgV. For further information please refer to the procurement documents

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

TypeSupplies
Estimated value€2,325,550
Published5 Oct 2026
ProcedureNegotiated procedure with prior publication
Place of performanceHamburg
Framework agreementReserved for SMEs

Type of service

44 · Construction materials
CPV 44521110 · 44521120 · 44000000

Clement What the numbers say about this buyer

  • In this sector the buyer awards roughly every 4 months (43 awards, most recently August 2026) — the next award is due around December 2026 by that rhythm. The last award went to Zwillings Baudienstleistungen UG (haftungsbeschränkt).n = 43
  • The median procedure drew 6 bids (2,788 procedures with a bid count); 6% ended with a single bidder. Sector: median 2 bids.n = 2,788
  • 60% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (2,821 awards since 2018, spread over 1,126 companies). That is well above the sector norm (39%) — newcomers have a harder time here than elsewhere.n = 2,821 awards since 2018
  • The award came in at a median 79% of the estimated value (648 awards with both estimate and value) — pricing at the estimate is usually too high here. Sector: 88%.n = 648
  • Across 106 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: Trade register enrolment (105 of 106), Financial ratio required (102 of 106), Professional register enrolment (102 of 106), Minimum annual headcount (101 of 106).n = 106

From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.

Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

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Professional liability insurance
Betriebshaftpflichtversicherung: Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut. Versicherungsnachweise bei Bietergemeinschaften müssen von jedem Mitglied einzeln und die Deckungssummen in voller Höh… read in fullcollapse
Betriebshaftpflichtversicherung: Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut. Versicherungsnachweise bei Bietergemeinschaften müssen von jedem Mitglied einzeln und die Deckungssummen in voller Höhe nachgewiesen werden. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss eine Deckungssummen für Personenschäden von mindestens 1.500.000 EURO (pro Schadensfall) und für sonstige Schäden von mindestens 200.000 EURO (pro Schadensfall) umfassen. (Die schriftliche Bestätigung der Versicherung des Bieters/der Bieterin, die Berufshaftpflicht im Auftragsfall auf die geforderten Höhen anzuheben oder zum Abschluss einer auftragsbezogenen Versicherung bereit zu sein, ist als Nachweis ausreichend.)
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Minimum turnover in the contract field
Die Umsätze aus den letzten drei Geschäftsjahren. Als Mindestvoraussetzung für den Erhalt der Rahmenvereinbarung ist neben den weiteren Eignungsnachweisen ein durchschnittlicher Jahresumsatz von mindestens 100.000,- EUR netto nachzuweisen.
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References: supplies
1) Referenzen, nicht älter als fünf Jahre (Stichtag 01.01.2021), über vergleichbare Leistungen. Referenzen werden als vergleichbar bewertet, wenn sie Erfahrung mit Lieferung und Einbau digitalen Schließanlagen für öffentliche Gebäude betreffen. Die Referenzen … read in fullcollapse
1) Referenzen, nicht älter als fünf Jahre (Stichtag 01.01.2021), über vergleichbare Leistungen. Referenzen werden als vergleichbar bewertet, wenn sie Erfahrung mit Lieferung und Einbau digitalen Schließanlagen für öffentliche Gebäude betreffen. Die Referenzen müssen Erfahrungen mit zwei zeitgleichen Standortbetreuungen nachweisen. Das Teilnahmeformular sieht entsprechende Ausfülloptionen vor, die sämtliche für den Auftraggeber erforderliche Informationen enthalten. Anzugeben sind jeweils: - Auftragsgegenstand samt durchgeführter Leistung (stichpunktartig), - Referenzgeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer, - Auftragsjahre, - Auftragsvolumen. 2) Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohnes, 3) Integritätserklärung einschließlich der Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß den §§ 123, 124 GWB, 4) Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen, 5) Eigenerklärung nach § 46 Abs. 2 VgV. Objektive Kriterien für die Auswahl der Bewerber, die zum Angebot aufgefordert werden: Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt 5.1.9) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet. Sollten mehr als zehn Teilnahmeanträge geeigneter Bewerbender form- und fristgemäß eingehen, nimmt der Auftraggeber eine Bewertung anhand der eingereichten Referenzen vor. "Geeignet" - 4 Punkte erhalten grundsätzlich noch geeignete Bewerber. "Gut" - 5 bis 6 Punkte erhalten Bewerber, deren Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen lässt, dass der Bewerber erfolgreich Projekte für öffentliche Auftraggeber realisiert hat. "Sehr gut" - 7 bis 8 Punkte erhalten Bewerber, deren Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen lässt, dass der Bewerber erfolgreich Projekte für öffentliche Auftraggeber und im laufenden Betrieb realisiert hat. "Hervorragend" - 9 bis 10 Punkte erhalten Bewerber, deren Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen lässt, dass der Bewerber erfolgreich Projekte für öffentliche Auftraggeber und im laufenden Betrieb realisiert hat und mehr als zwei Standorte zeitgleich betreut hat. Innerhalb einer Notenkategorie ("Gut", "Sehr gut" oder "Hervorragend") entscheidet der direkte Vergleich der Bewerber. Besteht Gleichstand, entscheidet das Zufallslos. Die zehn geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb. Der Auftraggeber wird maximal zehn Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern. Bei dem Rückzug eines Bieters aus dem laufenden Angebotsverfahren behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den nächstgeeigneten Bewerber aus dem Teilnahmewettbewerb vor Ablauf der Angebotsfrist zur Angebotsabgabe nach zu nominieren. Dies steht im Ermessen des Auftraggebers. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen.
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Minimum annual headcount
Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter. Aufstellung sowie Qualifikationsnachweise der qualifizierten Mitarbeiter für die Jahre 2023, 2024 und 2025: Angaben zur Anzahl der im Unternehmen des AN in den ververgangenen 3 Jahren angestellten … read in fullcollapse
Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter. Aufstellung sowie Qualifikationsnachweise der qualifizierten Mitarbeiter für die Jahre 2023, 2024 und 2025: Angaben zur Anzahl der im Unternehmen des AN in den ververgangenen 3 Jahren angestellten qualifizierten Fachkräfte. Mindestens 2 fachlich ausgebildete Monteure/innen mit Praxiserfahrung von mindestens 2 Jahren im Objektbereich Schließanlagen
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording

Who has won at this buyer so far

Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.

CompanyAwardsPeriod
Germann Malermeister GmbH · Hamburg372018–2026
Horst Poburski Wasser- und Abwasser-Technik GmbH302020–2026
Otto Wulff Bauunternehmung GmbH262021–2026
Santec Service GmbH · Schenefeld/Krs. Pinneberg262019–2023
KONE GmbH222021–2025
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.

How often this buyer tenders this kind of work

16
2019
6
2020
22
2021
31
2022
25
2023
32
2024
39
2025
23
2026
194 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.

Contracting authority contact

·
Deadline — Monday 2 November at 10:00
Deadline for requests to participate

Tactics

When this buyer has awarded in this sector, usually 5 or more bids came in. Many compete here — price and references decide. (Based on 42 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 28 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). Much tighter than usual: the first week counts.

The deadline falls on a Monday — your last full working day is the Friday before. Have evidence and guarantees together by Thursday.

Foreign bidders

In Germany · Construction materials, 69 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 6,079 recorded awards) — mostly from Italy, Spain, France.

Submission language: German.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.

Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 3 portals
Bids are submitted on hamburg.de — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
Put together the evidence — in German
The 4 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
To the procurement portal →Official notice on TED →
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

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