Conclusion of a non-exclusive framework agreement for the provision of inspection audits and laboratory services (preliminary examinations, inspection audits, analytics) in an open house procedure

✓Für LB 05 und LB 06 sind jeweils Referenzen zu Tragschichten mit hydraulischen Bindemitteln bzw. Schichten ohne Bindemittel nach ZTV Beton-StB bzw. ZTV SoB-StB mit Mindestflächen von 3.000 m2 innerhalb bestimmter Zeiträume nötig.

✓LB 11 (Fahrbahnmarkierung) verlangt mindestens 3 Referenzen über Kontrollprüfungen an Markierungen, LB 12 mindestens 1 Referenz für Fugen in Verkehrsflächen nach ZTV Fug-StB, wobei der Abschluss der Kontrollprüfungen jeweils nicht länger als 3 bzw. 5 Jahre zurückliegen darf.

✓Zum Leistungsumfang erläutert der Text, dass die konkrete Menge („wie viel“) und der Ausführungsort („wo“) erst im Einzelabruf vom Auftraggeber festgelegt werden.

✓Auf Grundlage des Vertrags-Leistungsverzeichnisses (Anlage 2) erstellt der Auftraggeber für jedes Projekt ein Auftrags-LV, das der Auftragnehmer inhaltlich nicht verändern darf.

✓Die Leistungsbeschreibung (Anlage 1) erläutert die Ausführung: etwa für LB 01–06 und LB 12 die Durchführung gemäß RAP Stra, für LB 07 die Ebenheits- und Griffigkeitsmessungen nach TP Eben (berührend/berührungslos) und TP Griff-StB (SKM/SRT), einschließlich detaillierter Vorgaben zu Messzeitpunkten (z.B. vier bis acht Wochen nach Verkehrsfreigabe, 8 Wochen vor Ablauf der Gewährleistungsfrist, Fristen für Unfallhäufungsstellen), Auswertung (Tabellen, Grafiken, Grenzwerte, Wiederholgenauigkeit, Toleranzen) und Datenlieferung (u.a. XML-Rohdaten, ZIP-Dateien, Prüfberichte PDF, postalisch und per E-Mail an den Projektleiter und [email protected]).

✓Der Leistungszeitraum der Einzelaufträge, inklusive Zwischenfristen und Meilensteinen, wird im Einzelabruf definiert; grundsätzlich sind die Auftragnehmer verpflichtet, jeden Einzelauftrag anzunehmen, außer bei Unmöglichkeit oder Unzumutbarkeit aus nicht von ihnen zu vertretenden Gründen.

❓Zu Zuschlagskriterien und Gewichtung macht der Text keine klassische Angabe, da es sich um ein Open-House-Verfahren ohne Auswahlentscheidung handelt.

✓Der Zuschlag bzw. die Zulassung wird jeder Interessenten erteilt, der die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt und die Unterlagen formgerecht einreicht; eine wertende Konkurrenz zwischen Bietern mit gewichtsabhängigen Zuschlagskriterien findet nicht statt.

⚠Preise werden über das Positionsverzeichnis der Leistungen festgelegt; das im Bietercockpit hinterlegte Preisblatt zum Angebotsschreiben dient nur der elektronischen Abbildung und ist laut Informationsschreiben nicht auszufüllen.

✓Die Vergütung erfolgt nach Einheitspreisen je Position (Netto zzgl. Umsatzsteuer) und nach tatsächlichem Aufwand; Personal- und Nebenkosten (z.B. Transport, Verpacken, Dokumentation) sind über LB 00 abzudecken, die Entsorgung von Proben wird nicht gesondert vergütet.

✓Zu Risiken und Besonderheiten hebt der Text mehrere Punkte hervor.

✓Der Rahmenvertrag ist nicht exklusiv, es besteht kein Anspruch auf Abruf einer Mindestmenge und der Auftraggeber kann Leistungen parallel im Wettbewerb ausschreiben – wirtschaftlich besteht also das Risiko ungewisser Auslastung.

✓Der Auftragnehmer ist grundsätzlich verpflichtet, Einzelaufträge anzunehmen, und muss bei Mehraufwand den Auftraggeber rechtzeitig informieren und eine Genehmigung einholen.

✓Besonders sind ferner die Pflichten zur Geheimhaltung und zur Einschränkung der Öffentlichkeitsarbeit: Informationen zur Baumaßnahme dürfen nur mit Zustimmung des Auftraggebers weitergegeben, Veröffentlichungen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung vorgenommen werden.

✓Es besteht zusätzliche Verpflichtungen, etwa die Abgabe einer Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz für Beteiligte Personen, strikte Rechnungsanforderungen (XRechnung, SAP-Bestellnummer, iTWO-Vertragsnummer, 1:1-Beziehung PDF/E-Mail) sowie Verantwortlichkeiten für Verkehrssicherung bei Messfahrten.

✓Außerdem wird auf zwingende und fakultative Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB) sowie auf die Sanktionsvorschriften mit Bezug zu Russland (Art. 5k VO (EU) 833/2014) hingewiesen, was zu einem faktischen Risiko des Vertragsnichtigkeitstatbestands bei Verstößen führt.

✓Mit Blick auf Widersprüche oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen wird erläutert, dass es ein Informationsschreiben V3 gibt, das u.a. die Bezeichnungen und Mindestversicherungssummen in Kapitel „Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung“ des Zulassungsformulars anpasst und ergänzende Optionen (bestehende Versicherung miter Erhöhung, gesonderte Nachweise) einführt.

✓Wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Änderungen in den Unterlagen über die Vergabeplattform (TED/Autobahn-Vergabeportal) bekannt gemacht werden und der Zulassungsantrag sich immer auf den Stand der Unterlagen zum Zeitpunkt der Antragstellung beziehen.

✓Für die Rangfolge widersprüchlicher Regelungen gilt die im Rahmenvertrag festgelegte Geltungsreihenfolge: Zuerst der Rahmenvertrag, dann die Leistungsbeschreibung mit Anlagen, dann die VOL/B sowie die genannten technischen Regelwerke und abschließend zusätzliche Vertragsbestimmungen; allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen.

✓Bei Zweifeln oder offene Widersprüchen ist laut Informationsschreiben die Vergabestelle über das Bietercockpit anzufragen, wobei der veröffentlichte Stand der Unterlagen (inkl. Änderungsmitteilungen) maßgeblich ist.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Zunächst zu Sicherheiten: Im vorliegenden Text werden keine Bietersicherheiten, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaften gefordert oder beschrieben.

✓Stattdessen wird als finanzielle Absicherung ausdrücklich eine Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung verlangt, die mindestens 3.000.000 EUR je Schadensfall für Personenschäden sowie 1.500.000 EUR je Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden abdecken muss.

✓Es wird erläutert, dass diese Versicherung während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten ist; alternativ kann eine zunächst niedrigere Versicherung bestehen, die im Fall eines Einzelauftrags auf die genannten Mindestdeckungssummen erhöht wird.

❓Klassische Kautions- oder Bürgschaftsregelungen (etwa Bietergarantie, Vertragserfüllungs- oder Gewährleistungsbürgschaft mit bestimmten Prozentsätzen der Auftragssumme) werden im Text nicht erwähnt.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zum Einsatz von Nachunternehmern wird ausgeführt, dass die Leistungen grundsätzlich in Eigenleistung durch das angefragte Unternehmen zu erbringen sind.

✓In Ausnahmefällen, etwa für einzelne Leistungspositionen, sind Nachunternehmer zulässig.

✓Solche Nachunternehmer müssen vor Leistungsbeginn durch den Auftragnehmer beim Auftraggeber angezeigt werden, und notwendige Nachweise für den Nachunternehmer sind vorzulegen (z.B. Sachkunde, Anerkennungen, ggf. Eigenerklärung zur Eignung und Verzeichnis Nachunternehmerleistungen nach HVA F-StB).

✓Der Auftraggeber kann anhand der eingereichten Unterlagen dem Einsatz des Nachunternehmers zustimmen oder diesen ablehnen.

❓Eine generelle prozentuale Grenze (wie z.B. maximum 30 % Nachunternehmerleistungen) wird im Text nicht genannt; die Grenze ergibt sich vielmehr aus dem Grundsatz „Eigenleistung, Ausnahmen zulässig mit Anzeige und Nachweis“.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

✓Zur Ortsbesichtigung beschreiben die Leistungsbeschreibung, dass vor Beginn der Leistungen in der Regel ein Abstimmungsgespräch zwischen den Projektbeteiligten auf der Baustelle oder der Voruntersuchungsstrecke stattfindet, an dem ein Vertreter des Auftragnehmers teilnimmt.

✓Dieses Gespräch wird über LB 00 (Personal- und Nebenkosten) vergütet, und der Auftragnehmer hat eine Niederschrift zu erstellen.

✓Zugleich wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Projektleiter des Auftraggebers nach eigenem Ermessen auf dieses Gespräch verzichten kann, wenn Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar sind.

❓Eine verpflichtende Ortsbesichtigung als Teilnahmevoraussetzung für das Zulassungsverfahren oder für die Wertung des Angebots wird im Text nicht normiert; es handelt sich um einen projektbezogenen Abstimmungstermin, der „in der Regel“ stattfindet, aber nicht zwingend ist.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise wird in der Leistungsbeschreibung festgelegt, dass alle Unterlagen und Ausfertigungen in deutscher Sprache zu erstellen sind.

✓Der Zulassungsantrag ist mittels der bereitgestellten deutschsprachigen Formblätter (Beitrittsschreiben, Vordruck Zulassungserklärungen, Rahmenvertrag) über das Bietercockpit einreichen.

❓Es wird zwar darauf hingewiesen, dass Nachweise wie Handelsregisterauszüge nach Maßgabe des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, beizubringen sind, aber ohne ausdrückliche Regelung einer anderen Sprache oder Übersetzungspflicht.

✓Fremdsprachige Nachweise werden damit nicht ausdrücklich als zulässig bezeichnet; aus dem klaren Gebot „alle Unterlagen ... in deutscher Sprache zu erstellen“ ergibt sich, dass die maßgeblichen Angebots- und Vertragsunterlagen sowie Berichte und Prüfprotokolle auf Deutsch vorzulegen sind, etwaige ausländische Registerauszüge dürften bei Bedarf zu übersetzen sein, eine explizite Ausnahme formuliert der Text aber nicht.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

❓Schließlich zur Bindefrist und zu Fristen für Bieterfragen: Das Verfahren ist als Open-House-Verfahren ausgestaltet, bei dem Zulassungsanträge während der gesamten Laufzeit (ab Veröffentlichung bis 30.04.2027, mit einmaliger Verlängerungsoption bis 30.04.2028) zulässig sind.

✓Es wird beschrieben, dass die Annahme des Zulassungsantrags gleichzeitig die Annahme des Angebots auf Abschluss des Rahmenvertrags darstellen und sich auf die zu diesem Zeitpunkt veröffentlichten Unterlagen beziehen.

❓Eine klassische „Bindefrist“ im Sinne einer festen Zeitspanne, während der Bieter an sein Angebot gebunden ist, wird im Text nicht konkret beziffert; vielmehr ist der Antrag wirksam, bis ihn der Auftraggeber prüft und entweder zulässt oder um Ergänzung/Korrektur bittet.

✓Zu Bieterfragen wird ausgeführt, dass Fragen zum Verfahren jederzeit per Nachricht aus dem Bietercockpit über die Vergabeplattform gestellt werden sollen; eine spezielle Frist oder ein Endtermin für das Stellen von Bieterfragen ist nicht genannt.

Weitere Angaben

✓Open-House-Verfahren für Kontrollprüfungen und Labordienstleistungen der Autobahn GmbH (NL Südbayern)

✓Der Text beschreibt ein Open-House-Zulassungsverfahren der Autobahn GmbH des Bundes, Niederlassung Südbayern (Deutschland), zum Abschluss nicht-exklusiver Rahmenverträge über Kontrollprüfungen und Labordienstleistungen im Straßenbau.

✓Er bezieht sich auf EU-rechtliche Vorgaben (z.B. Sanktionsverordnung gegen Russland) und deutsches Vergaberecht (GWB, VOL/B, HVA F-StB).

✓Länderbezug besteht damit vor allem aus der Perspektive Deutschlands und der Europäischen Union; Russland wird nur im Kontext der EU-Sanktionsregeln erwähnt.