SAP-HCM Report Development 2027/28

✓Der Leistungszeitraum ist fest vom 01.01.2027 bis 31.12.2028; die Zahlungsbedingungen sehen ein Zahlungsziel von 30 Tagen netto nach Rechnungseingang vor, im Übrigen gelten AEB/VOL/B (Zahlung erst bei ordnungsgemäßer Abnahme und prüffähiger Rechnung).

✓Zu den Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung erläutern die Unterlagen, dass der Zuschlag an das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus allen gewichteten Kriterien geht.

✓Es gibt ein metrisches Zuschlagskriterium „Preis“ (40 % Gewicht), das über eine lineare Interpolation bewertet wird: der niedrigste Gesamtpreis erhält 100 Punkte, ein hypothetisches doppelt so teures Angebot 0 Punkte, dazwischen liegende Preise werden linear skaliert.

✓Das nicht-metrische Zuschlagskriterium „Umsetzungskonzept zur Reportentwicklung“ ist mit 60 % gewichtet und wird auf einer 0–100-Punkte-Skala beurteilt: 100 Punkte für die relativ beste Lösung, 70–90 Punkte für „gut“, 40–60 für „befriedigend“, 10–30 für „ausreichend“; erfüllt das Konzept die Anforderungen nicht, erhält es 0 Punkte und das Angebot wird ausgeschlossen.

✓Damit ist das fachliche Konzept zur Bewältigung der komplexen SAP-HCM-Reports unter gesetzlichen und förderrechtlichen Berichtspflichten deutlich entscheidend.

✓Im Bereich Risiken und Besonderheiten sehen die Allgemeinen Einkaufsbedingungen und die Musterverträge mehrere einschneidende Regelungen vor.

✓So besteht eine Terminsicherungsregel mit Vertragsstrafe: im Verzugsfall kann Fraunhofer täglich 0,1 % des Wertes des nicht nutzbaren Leistungsteils verlangen, maximum 5 % des Nettorechnungswerts, wobei weitergehende Schadensersatzansprüche vorbehalten bleiben und mit der Vertragsstrafe verrechnet werden.

✓Zusätzlich kann bei drohendem Verfall öffentliche Fördermittel eine nachträgliche Sicherheitsleistung (Bürgschaft) in Höhe der gesamten noch ausstehenden Vergütungssumme verlangt werden; ist die Verzögerung vom Auftragnehmer zu vertreten, trägt er die Kosten und muss innerhalb mindestens 14 Tage eine unbefristete Bürgschaft ohne bestimmte Einreden (§§ 770, 771 BGB) stellen.

✓Unter bestimmten Compliance- oder Nachhaltigkeitsverstößen, Geheimnisbrüchen oder bei schwerwiegenden Ausschlussgründen nach GWB kann Fraunhofer aus wichtigem Grund den Vertrag kündigen, bereits erhaltene Leistungen zurückgeben und darüber hinaus eine Vertragsstrafe von 5 % des Nettorechnungswertes sowie Schadensersatz verlangen.

✓Subunternehmer dürfen nur mit vorheriger Zustimmung in Textform eingesetzt werden; unzulässige Weitergabe von Aufträgen kann zum Rücktritt führen.

✓Es gelten strenge Compliance-, Nachhaltigkeits- und Datenschutzanforderungen (inkl. AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Geheimhaltung, Export- und Sanktionsrecht), und die Daten des Vergabeverfahrens können auf zuwendungsrechtlicher Vorgaben bis zu 30 Jahre gespeichert werden.

✓Die Angebotsfrist endet am 09.11.2026, 12:00 Uhr, die Bindefrist am 30.11.2026; Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform einzureichen, Nebenangebote sind ausgeschlossen.

✓Hinsichtlich möglicher Widersprüche oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen wird mehrfach klargestellt, welche Angaben Vorrang haben.

✓Zum Beispiel legt der Fragebogen zur Eignungsprüfung ausdrücklich fest, dass bei Unterschieden zwischen deutscher und englischer Formulierung immer der deutschen Inhalt gilt; gleiches regeln die Allgemeinen Einkaufsbedingungen, die bei Abweichungen oder Unklarheiten zwischen Sprachfassungen die deutsche Version als allein maßgeblich bestimmen.

✓Zur Rangfolge der Vertragsgrundlagen wird im AEB klargestellt, dass zuerst das Zuschlags-/Auftragsschreiben (inkl. dortiger Vertragsbedingungen), dann die Vergabeunterlagen (einschließlich Antworten auf Bieterfragen), anschließend die AEB, die Fraunhofer-Nachhaltigkeitsstandards, VOL/B, das bezuschlagte Angebot des Auftragnehmers und schließlich die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften gelten.

✓Etwaige spätere Antworten auf Bieterfragen oder Nachträge zu den Vergabeunterlagen rücken so vor das Angebot und vor die allgemeinen Bedingungen.

⚠Dies ist insbesondere relevant, wenn unterschiedliche Angaben etwa zur Bindefrist auftauchen: Die Aufforderung zur Angebotsabgabe nennt eine Bindefrist bis 30.11.2026, während das Leistungsverzeichnis ausführt, dass die Bindefrist mit dem Zuschlag end – beide Aussagen sind vereinbar, da die formale Bindefrist (30.11.2026) die maximale Dauer bis zur Zuschlagserteilung festlegt, während die „Bindefrist end mit dem Zuschlag“ die allgemeine vergaberechtliche Systematik wiederholt.

✓Insgesamt vergoldet: Bei inhaltlichen Differenzen sind deutsche Texte maßgeblich, und innerhalb der deutschen Dokumente bestimmt die definierte Reihenfolge der Vertragsgrundlagen, welche Angabe im Zweifel vorgeht.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

✓Im Hinblick auf Sicherheiten wird im Einladungsschreiben zur Angebotsabgabe unter Buchstabe j) „Höhe etwa geforderter Sicherheiten“ keine konkrete Forderung nach Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft genannt; es bleiben lediglich „Siehe Verdingungsunterlagen“ als Verweis.

✓In den AEB ist jedoch, wie etwa unter Ziffer 8 („Nachträgliche Sicherheitsleistung bei drohendem Mittelverfall“), geregelt, dass Fraunhofer bei Verzögerungen und drohendem Verfall von öffentlichen Fördermitteln nachträglich eine Bürgschaft vom Auftragnehmer verlangen kann.

✓Dabei entspricht die Bürgschaftshöhe dem gesamten noch ausstehenden Bruttobetrag, und die Bürgschaft muss von einem in der EU zugelassenen Kreditinstitut oder Kreditversicherer stammen; sie ist nach vollständiger, vertragsgemäßer Leistung wieder zurückzugeben.

❓Eine explizite Bieterbürgschaft oder generelle Vertragserfüllungs- bzw. Mängelgewährleistungsbürgschaft wird in den vorliegenden Texten nicht als obligatorisch ausgewiesen.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern ist mehrfach geregelt, dass eine Weitergabe von Aufträgen nur mit Zustimmung von Fraunhofer zulässig ist.

✓So heißt es in den AEB unter Ziffer 5 („Weitergabe von Aufträgen an Dritte“), dass die Vergabe von Teilleistungen an Unterauftragnehmer ohne Zustimmung in Textform unzulässig ist und ein Verstoß Fraunhofer zum (Teil-)Rücktritt vom Vertrag berechtigt.

✓Der Fragebogen zur Eignungsprüfung (F 1.1.1 Subunternehmen/Subcontractors), dass etwaige Subunternehmen im Angebot konkret benannt, der prozentuale Umfang ihrer Leistung nach § 34 UVgO bzw. § 47 VgV angegeben und bestimmte Eigenerklärungen (Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie Selbsterklärung zu EU-Verordnung Nr. 833/2014) beigefügt werden.

✓Ebenso ist zu bestätigen, dass die Subunternehmer im Auftragsfall zur Verfügung stehen und ihr Leistungsanteil dargestellt wird; setzen Bieter keine Subunternehmer ein, haben sie ausdrücklich „NEIN“ in das entsprechende Feld zu schreiben.

✓In den Nachhaltigkeits- und MiLoG-Regelungen ist außerdem vorgesehen, dass der Auftragnehmer seine Nachunternehmer vertraglich zur Einhaltung insbesondere des Mindestlohngesetzes verpflichtet und dies gegenüber Fraunhofer nachweisen kann.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Eine Ortsbesichtigung wird in den vorliegenden Vergabeunterlagen nicht angeboten oder angeordnet.

❓Die Aufforderung zur Angebotsabgabe nennt zwar die Anschrift der Stelle, bei der Vergabeunterlagen eingesehen werden können (Fraunhofer-Gesellschaft, Hansastraße 27c, 80686 München), aber es findet sich keine Angaben zu einem Besichtigungstermin, keiner Hinweis auf eine verpflichtende Teilnahme und keine Terminierung einer Ortsbegehung.

❓Daher ist nach dem Inhalt dieser Unterlagen nicht von einer vorgesehenen oder verpflichtenden Ortsbesichtigung auszugehen.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Hinsichtlich der Sprache sind die zentralen Vergabeunterlagen zweisprachig (Deutsch/Englisch) aufgebaut; wie etwa im Fragebogen zur Eignungsprüfung ausdrücklich vermerkt, vergoldet: „Wenn es Unterschiede zwischen dem deutschen und dem englischen Wortlaut gibt, dann gilt immer der Inhalt des deutschen Wortlauts.“ Das deutet darauf hin, dass die maßgebliche Verfahrenssprache Deutsch ist, während englische Fassungen unterstützenden Charakter haben.

❓Konkrete Anforderungen, in welcher Sprache Angebote und alle Nachweise zwingend sind, werden im Text nicht ausdrücklich normiert; es wird vielmehr vorausgesetzt, dass die vorgegebenen deutschen Formulare (mit englischer Erläuterung) genutzt und vollständig ausgefüllt/hochgeladen werden.

❓Aussagen zur expliziten Zulässigkeit rein fremdsprachiger Nachweise ohne deutsche Fassung finden sich im bereitgestellten Text nicht; etwaige fremdsprachige Nachweise dürften sich daher im Rahmen der deutschsprachigen Formulare bewegen, wobei die deutsche Version im Zweifel maßgeblich bleiben.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zur Bindefrist und zu Bieterfragen enthalten die Unterlagen mehrere Angaben.

✓So bestimmt die Aufforderung zur Angebotsabgabe (Seite 3), dass die Bindefrist am 30.11.2026 end; die Angebotsfrist läuft bis 09.11.2026, 12:00 Uhr.

⚠Im Leistungsverzeichnis wird unter Ziffer 3.1.4 ergänzt erläutert, dass „Die Bindefrist der Angebote end mit dem Zuschlag“, was in der Praxis bedeutet, dass der Bieter bis spätestens zum dort genannten Bindefristdatum (30.11.2026) an sein Angebot gebunden ist, sofern der Zuschlag nicht früher wird.

❓Eine spezifische Frist für Bieterfragen wird in den zitierten Textstellen nicht kalendermäßig festgelegt; in Ziffer 3.1.3 des Leistungsverzeichnisses klargestellt, dass für Teilnahmeanträge, Angebotsabgaben und Bieterfragen eine Registrierung im Vergabeportal erforderlich ist und eine frühzeitige Registrierung wird, um Bieterinformationen zu erhalten und Angebotsausschluss zu vermeiden.

❓Konkrete Stichtage oder Uhrzeiten, bis wann Fragen gestellt werden dürfen, werden in den vorliegenden Auszügen nicht genannt.

Weitere Angaben

✓Öffentliche Ausschreibung Fraunhofer – SAP-HCM Reportentwicklung 2027/28

✓Der Text beschreibt eine nationale öffentliche Ausschreibung der Fraunhofer-Gesellschaft (Deutschland) für Dienstleistungen zur SAP-HCM-Reportentwicklung 2027/28.

✓Die Vergabeunterlagen, einschließlich Aufforderung zur Angebotsabgabe, Leistungsverzeichnis, Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) und diverse Anlagen, definieren die Bedingungen für Angebot, Ausführung, Compliance und Nachhaltigkeitsanforderungen.

✓Der geografische Fokus liegt auf Deutschland und der Europäischen Union; vereinzelt wird auch auf Rechtsvorschriften der USA (z.B. Exportkontrolle) verwiesen, aber aus deutscher Auftraggeberperspektive.