District management in Schwedt/Oder 2027-2030 incl. preparation of a final report for the programme area "Social Cohesion"

Zweitens zur **Scope of the contract** (Art, Umfang, Ort, Zeitraum): Der Auftrag umfasst das Stadtteilmanagement im Fördergebiet „Sozialer Zusammenhalt“ Schwedt/Oder sowie die Erstellung eines Abschlussberichts zur Gesamtmaßnahme. Die Aufgabenstellung beschreibt u.a. allgemeines Stadtteilmanagement, Begleitung des Stadtteiltreffs als zentrale Anlaufstelle (Erreichbarkeit per E‑Mail/Telefon, bedarfsabhängige Präsenz vor Ort, Koordinierung der Raumnutzung), Netzwerkarbeit und Kooperation mit lokalen Akteuren, Unterstützung bei noch ausstehenden Maßnahmen des Integrierten Handlungskonzepts, regelmäßige Abstimmung (in der Regel monatlich mit der Abteilung Stadtplanung, vor Ort oder digital) und die Vorbereitung und Erstellung des Abschlussberichts; das Finanzierungsmanagement ist ausdrücklich nicht Vertragsbestandteil. Der Durchführungszeitraum ist Januar 2027 bis Juni 2031, wobei das Stadtteilmanagement selbst von Januar 2027 bis Dezember 2030 zu leisten ist und der Abschlussbericht voraussichtlich im zweiten Quartal 2031 zu erstellen ist. Zur Vergütung werden max. 31.000 € brutto pro Jahr für 2027–2030 für Programmmanagement/Stadtteilmanagement festgelegt, inklusive 1.190 € brutto/Jahr für Sachkosten des Stadtteiltreffs; zusätzlich stehen max. 20.000 € brutto für den Abschlussbericht zur Verfügung.

Drittens zu **Award criteria and weighting**: Für die Auswahl im Teilnahmewettbewerb gelten die Eignungskriterien gemäß „Eignungskriterien.pdf“. Erfahrungen im Stadtteilmanagement im Programm „Sozialer Zusammenhalt/Soziale Stadt“ werden mit 50 % gewichtet; anhand bis zu drei geeigneter, abgeschlossener Referenzen der letzten fünf Jahre werden 0–3 Punkte vergeben. Die Unternehmensdarstellung (Firmenstruktur, Leistungsspektrum, wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit) hat 20 % Gewichtung mit einer 0–3‑Punkte‑Skala. Die Studien-/Ausbildungsnachweise von Führungskräften/Firmeninhabern mit Stadtplaner- oder gleichwertigem Abschluss werden mit 30 % gewichtet; es werden je nach Zahl der nachgewiesenen qualifizierten Personen 1–3 Punkte vergeben, fehlender Stadtplaner-Nachweis führt zwingend zum Ausschluss. Eine Nachforderung zu Eignungsangaben ist ausgeschlossen. Im Ergebnis werden mindestens drei, maximal fünf Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert; bei Punktegleichstand entscheidet das Los. In der Angebotsphase wird der Zuschlag nach der „Zuschlagskriterien.pdf“ erteilt: Baustein A Aufgabenverständnis/Methodik (40 %), Baustein B Projektteam (20 %), Baustein C Zeitplan (20 %) und Baustein D Honorar/Kostenkalkulation (20 %), jeweils mit konkret beschriebenen 0–3‑Punkte‑Stufen; Zuschlagsunterlagen, die schon im Teilnahmewettbewerb eingereicht worden sein sollten, bleiben dort unberücksichtigt und sind erst im Angebot maßgeblich. Die Stadt behält sich vor, das höchst bepunktete Angebot ohne weitere Verhandlungen zu beauftragen.

Viertens zu **Risiken und besonderen Bedingungen**: Die Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen und für die eVergabe regeln strenge Formvorgaben (deutsche Sprache, Verwendung der VHB‑Bbg‑Vordrucke, fristgerechte elektronische Einreichung über das Bietertool des Vergabemarktplatzes, kein Versand per E‑Mail oder Kommunikationsbereich, sonst Ausschluss). Für Bietergemeinschaften ist eine Erklärung nach Formular 4.2 mit gesamtschuldnerischer Haftung und Benennung eines bevollmächtigten Vertreters erforderlich; auf Verlangen kann eine qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur eingefordert werden. Die Mindestlohn‑ und BbgVergG‑Vereinbarungen (Formulare 5.3 und 5.4) enthalten arbeitsrechtliche Verpflichtungen (u.a. Zahlung mindestens des jeweils einschlägigen Mindestentgelts, Duldung von Stichprobenkontrollen, Vorlage anonymisierter Entgeltnachweise) und sehen Vertragsstrafen von 1 % der Auftragssumme pro schuldhaftem Verstoß (max. 25.000 € pro Fall, gesamt max. 5 % bzw. 250.000 €) sowie ein Kündigungsrecht des Auftraggebers bei Pflichtverletzungen vor; dieselben Verpflichtungen müssen an Nachunternehmer/Verleiher weitergegeben werden. Die Eigenerklärung Ausschlussgründe (4.1) adressiert strafrechtliche und wirtschaftliche Ausschlussgründe, inklusive Pflicht zur „Selbstreinigung“ und zur Weitergabe der Verpflichtungen an Unterauftragnehmer. Die EU‑Sanktions‑Eigenerklärung (4.5) schließt Unternehmen mit Bezug zu Russland (Art. 5k VO (EU) 833/2014, VO (EU) 2022/576) sowie entsprechende Unterauftragnehmer aus; Verstöße können zum Ausschluss vom Wettbewerb und Eintragung auf einer Sperrliste führen. Zur Subunternehmervergabe und Eignungsleihe regelt Formular 4.3 die vorherige Anzeige der beabsichtigten Unteraufträge und der in Anspruch genommenen Kapazitäten, während Formular 4.4 die Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens inklusive Mit-Haftung bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe vorsieht. Weitere Vertragsbedingungen (VOL/B plus Zusätzliche Vertragsbedingungen) regeln Abnahme, Mängelansprüche, Rechnungsstellung, mögliches Stundenlohn‑Abrechnungsverfahren und Leistungspflichten bei Leistungsänderungen.

Schließlich zu **Fristen, Kommunikation und mögliche Widersprüche/Klarstellungen**: Die Aufforderung zum Teilnahmeantrag (Formular 2.1) legt u.a. fest: Ende der Frist für Bewerberanfragen 09.11.2026, 9 Uhr; Ende der Teilnahmefrist zur Aufforderung zur Angebotsabgabe 20.11.2026; auch die gesamte Verfahrenskommunikation inklusive Nachforderungen läuft ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg. Etwaige Unklarheiten oder Fehler in den Vergabeunterlagen sind „unverzüglich vor Angebotsabgabe in Textform“ an die Vergabestelle zu melden. Rückfragen zur Aufgabenstellung sollen per E‑Mail an FB 3 Stadtplanung bzw. die Vergabestelle gestellt werden, allerdings bleibt der Vergabemarktplatz laut eVergabe‑Bedingungen das formale Kommunikationsinstrument – wo dies unklar erscheint, ist nach der eVergabe-Regel eindeutig der Weg über den Vergabemarktplatz maßgeblich. Hinsichtlich möglicher inhaltlicher Doppelungen (z.B. Anforderungen zur Einreichung von Arbeitsproben sowohl in der Aufgabenstellung unter Angebotsinhalt als auch im Formular 2.4 als Teilnahmeunterlage) lässt sich erkennen: Die Aufgabenstellung beschreibt die Inhalte des späteren Angebots, während Formular 2.4 verbindlich festlegt, was bereits im Teilnahmewettbewerb einzureichen ist. Wo es zu scheinbarer Überschneidung kommt (Arbeitsproben, Stadtplaner‑Nachweise), ist davon auszugehen, dass die explizite Ankreuzung in 2.4 für die Teilnahmephase gilt und die Aufgabenstellung für die Angebotsphase; bei Zweifeln gilt die ausdrückliche Anordnung im jeweiligen Formular, und Unklarheiten sind vor Fristablauf über den Vergabemarktplatz zu klären.