How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Speech-to-text application for employees OCMW Kortrijk
Spraak-naar-teksttoepassing voor medewerkers OCMW Kortrijk — original title
BEBelgium
Your path to submission
- Deadline for requests to participate: 1 December at 09:30 — 30 days left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
- You submit on BDA / e-Procurement Belgium — not here and not by e-mail. ↗
- Offer and evidence in: Dutch.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
The CPAS Kortrijk launches these specifications for the acquisition, implementation and commissioning of a speech-to-text application. This solution must support employees of the CPAS in conversations, meetings and fieldwork by automatically and reliably converting audio into text. The solution must contribute to: • Efficiency increase in reporting. • Correct and uniform recording of conversations. • Increase administrative relief.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
Contract
BuyerKortrijk →
TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published30 Oct 2026
Procedureneg_w_call_24
Type of service
72 · IT services
CPV 72000000
Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
From the notice of the same procedure on TED — Tenders Electronic Daily.
›
Financial ratio required
Financiële draagkracht bewezen door indienen offerte Minimumeisen: Louter door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver de nodige financiële draagkracht te bezitten voor het kunnen uitvoeren van deze overheidsopdracht.
›
References: services
Referenties Minimumeisen: Minimaal 3 referenties die de kandidaat heeft uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar in de welzijnssector of een gelijkaardige sector. Per referentie wordt een contactpersoon met de contactgegevens opgegeven van het bedrijf waarvoor dit werd opgezet.
›
slc-sec-proc
Privacy, gegevensbescherming en informatiebeveiliging De inschrijver toont aan dat de voorgestelde oplossing conform is aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de v… read in fullcollapse
Privacy, gegevensbescherming en informatiebeveiliging De inschrijver toont aan dat de voorgestelde oplossing conform is aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (AVG/GDPR). Aangezien binnen de opdracht persoonsgegevens en mogelijk ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt, moet de oplossing aantoonbaar voldoen aan de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming. Minimumeisen: De inschrijver voegt bij zijn offerte: • een volledig ingevulde verwerkersovereenkomst (bijlage A);
›
Information security required
Transparantie inzake gegevensverwerking, cloud- en AI-componenten De inschrijver toont aan dat de voorgestelde oplossing in overeenstemming is met de aanbevelingen en aandachtspunten van de Vlaamse Toezichtscommissie met betrekking tot cloudtoepassingen en AI-… read in fullcollapse
Transparantie inzake gegevensverwerking, cloud- en AI-componenten De inschrijver toont aan dat de voorgestelde oplossing in overeenstemming is met de aanbevelingen en aandachtspunten van de Vlaamse Toezichtscommissie met betrekking tot cloudtoepassingen en AI-toepassingen die persoonsgegevens verwerken. De inschrijver moet voldoende transparantie bieden over de volledige verwerkingsketen van opname tot transcriptie en aflevering van het eindresultaat. Minimumeisen: De inschrijver voegt een gedetailleerd verwerkingsschema toe waarin minstens volgende elementen worden beschreven: • de volledige gegevensstroom vanaf de opname tot en met de aflevering van het transcript; • welke partijen betrokken zijn in elke verwerkingsstap; • in welke omgeving(en) de verwerking plaatsvindt (lokaal, cloud, datacenterlocaties, AI-modellen, enz.); • welke persoonsgegevens per stap worden verwerkt; • welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden toegepast per verwerkingsstap; • welke gegevens eventueel het grondgebied van de Europese Economische Ruimte verlaten en op welke rechtsgrond dit gebeurt; • vermeld voor alle verwerkings-, opslag- en back-uplocaties minstens het land en, indien beschikbaar, de regio of het datacenter. Vermeld dit zowel voor de verwerker als voor iedere subverwerker. Geef ook duidelijk aan of persoonsgegevens van buiten de EER toegankelijk zijn, bijvoorbeeld voor ondersteuning, beheer of incidentafhandeling. Hoe gedetailleerder en transparanter de beschrijving van de verwerkingsketen, hoe beter de aanbestedende overheid de conformiteit met de privacy- en veiligheidsvereisten kan beoordelen.
›
Other economic requirement
* Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepass… read in fullcollapse
* Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. * Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat/inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
These addresses come from the notice of the same tender on TED — Tenders Electronic Daily — they lead straight to the documents at the buyer, without registering on BDA / e-Procurement Belgium.
⤓
Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
⤓
Administrative conditions
The full notice, official wording
How often this buyer tenders this kind of work
5
2024
1
2025
6
2026
12 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.
·
Deadline — Tuesday 1 December at 09:30
Deadline for requests to participate
Tactics
When contracts were awarded in this country and sector, usually 5 or more bids came in. Many compete here — price and references decide. (Based on 1,480 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 32 days between publication and deadline — typical in this country is 34 (median of 3,233 procedures). A normal window for this market.
Foreign bidders
In Belgium · IT services, 537 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 2,133 recorded awards) — mostly from France, Germany, Luxembourg.
Submission language: Dutch.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
How to bid
Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on BDA / e-Procurement Belgium. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 2 portals
Bids are submitted on BDA / e-Procurement Belgium — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
BDA / e-Procurement BelgiumSubmission portalTEDNotice
Put together the evidence — in Dutch
The 5 criteria on the left, plus your price.
Submit via BDA / e-Procurement Belgium before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.
Register now