Deadline for requests to participate: 3 December at 10:30 — 32 days left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
You submit on BDA / e-Procurement Belgium — not here and not by e-mail. ↗
Offer and evidence in: French, Dutch.
Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
The subject of the contract is to make available, via leasing, sustainable company vehicles for the Belgian railways, including the management of that fleet. This contract consists of the following components: - Flex vehicles: a company vehicle for personal use, forming part of the salary package, via a form of salary sacrifice. - Salary vehicles: a company vehicle for professional and personal use, awarded where the function justifies it. This salary vehicle is payable by the employer (HR Rail, SNCB). The framework agreement will be concluded with the three tenderers who submitted the most economically advantageous tenders (on the basis of the best quality-price ratio). Subsequent orders will be reopened for competition.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
From the notice of the same procedure on TED — Tenders Electronic Daily.
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Minimum annual turnoverLe candidat joint à sa demande de participation : - un exemplaire des comptes annuels relatifs au dernier exercice clôturé, si la législation du pays où l’opérateur économique est établi impose la publication des comptes annuels ; - une déclaration concernant … read in fullcollapse
Le candidat joint à sa demande de participation : - un exemplaire des comptes annuels relatifs au dernier exercice clôturé, si la législation du pays où l’opérateur économique est établi impose la publication des comptes annuels ; - une déclaration concernant le chiffre d’affaires total et le chiffre d’affaires lié à l’activité faisant l’objet du marché, pour les trois derniers exercices disponibles au maximum (2023, 2024, 2025), en fonction de la date de création ou de la date de début d’activité de l’opérateur économique, pour autant que les chiffres de chiffre d’affaires concernés soient disponibles. Niveau(x) minimal(aux): Cette documentation doit démontrer que : - le candidat réalise un chiffre d’affaires annuel dans l’activité faisant l’objet du marché d’au moins 10 000 000 €.
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References: servicesLe candidat joint à sa candidature au minimum 5 références comparables portant sur les 3 dernières années, en mentionnant : - le nom du client (privé ou public) ; - une personne de contact (e-mail ou téléphone) ; - l’ampleur du marché ; - le chiffre d’affaires… read in fullcollapse
Le candidat joint à sa candidature au minimum 5 références comparables portant sur les 3 dernières années, en mentionnant : - le nom du client (privé ou public) ; - une personne de contact (e-mail ou téléphone) ; - l’ampleur du marché ; - le chiffre d’affaires global ; - l’ordre de grandeur du nombre de travailleurs (ETP) ; - toute autre information nécessaire pour démontrer qu’il s’agit d’un marché comparable. Niveau(x) minimal(aux): Sur la base de ces références, le candidat doit démontrer qu’il répond aux exigences suivantes : - les livraisons et l’entretien sont répartis sur plusieurs sites dans les différentes régions belges ; - le candidat est capable de gérer 500 à 1 000 contrats de leasing pour un seul client ; - le candidat est capable de collaborer avec de grandes entreprises comptant plus de 1 000 membres du personnel. Le candidat doit démontrer l’ensemble des exigences au moyen de références. Il n’est toutefois pas obligatoire que chaque référence réponde à toutes les exigences. Il suffit qu’une référence donnée ne démontre qu’une seule exigence, pour autant que toutes les exigences soient démontrées au travers de l’ensemble des références.
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Equipment, plant and technical facilities
Équipement technique Niveau(x) minimal(aux): - le candidat démontre, au moyen d’une déclaration sur l’honneur, disposer d’au moins 10 000 véhicules en leasing opérationnel en Belgique ; - le candidat démontre, au moyen d’une déclaration sur l’honneur, avoir au moins 1 000 véhicules sous gestion.
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Other economic requirementLe DUME, par lequel l'opérateur économique déclare qu’il ne se trouve pas dans une des situations d’exclusion visées aux articles 67 à 69 de la loi du 17 juin 2016. L’article 70 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics s’applique. Pour les motifs… read in fullcollapse
Le DUME, par lequel l'opérateur économique déclare qu’il ne se trouve pas dans une des situations d’exclusion visées aux articles 67 à 69 de la loi du 17 juin 2016. L’article 70 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics s’applique. Pour les motifs d’exclusion visés à l’article 67 de la loi, le candidat ou soumissionnaire signale d’initiative s’il a pris les mesures correctrices visées au paragraphe 1er de l'article 70 au début de la procédure.
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
These addresses come from the notice of the same tender on TED — Tenders Electronic Daily — they lead straight to the documents at the buyer, without registering on BDA / e-Procurement Belgium.
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
Company
Awards
Period
Positive Thinking Company SA
1
2022
Pauwels Consulting
1
2022
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.
How often this buyer tenders this kind of work
1
2024
1
2026
2 procedures in this category since 2019. Public procurement repeats itself — those who know the rhythm prepare instead of reacting.
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Deadline — Thursday 3 December at 10:30
Deadline for requests to participate
Tactics
When contracts were awarded in this country and sector, usually about 3 bids came in. A normal field for this market. (Based on 650 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 44 days between publication and deadline — typical in this country is 34 (median of 3,233 procedures). Much more generous than usual — time for a thorough bid rather than a quick one.
In Belgium · Transport equipment, 178 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 1,085 recorded awards) — mostly from France, Germany, Netherlands.
Submission language: French, Dutch.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.