Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II

Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher ausschließlich die folgenden Aspekte näher erläutert werden: ● Fachpersonal: Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar. Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind. ● Scanner: Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scanner-Modell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Bitte legen Sie dar, wie im Falle eines Ausfalls der Ausgleich erfolgt und wie das erforderliche Mengengerüst nachgeholt werden soll. Als geeignet werden die folgenden oder mit diesen vergleichbare Scanner-Systeme eingestuft: ○ Aufsichtscanner: Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook ● Lagerung: Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sowie der Schutz vor Schädlingsbefall (IPM). (Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4.7, zu entnehmen). ● Transport: Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden. Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen. (!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.

Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind in einer separaten Eigenerklärung zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Digitalisierung und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Bitte berücksichtigen Sie in Ihrer Darlegung besonders folgende Aspekte: (1) Beschreiben Sie den Hin- und Rücktransport des Archivguts. Berücksichtigen Sie hierbei unerwartete Vorkommnisse wie Ausfall des Fahrers / der Fahrerin oder Autopannen. (2) Wie wird im Gesamtprozess die innere Ordnung des Archivguts beibehalten (technische und organisatorische Maßnahmen)? (3) Wie wird bei der Auf- und Nachbereitung sowie bei der Digitalisierung sichergestellt, dass Schäden am Archivgut oder Verunordnungen weitestgehend verhindert werden? Was tun Sie, wenn doch ein Schaden entsteht? (4) Wie verhalten Sie sich, wenn Sie merken, dass das Archivgut eine andere Bearbeitungstechnik oder -tiefe erfordert, als zuvor angenommen und wie ist Ihr Vorgehen bei unerwarteten Funden im Archivgut? (5) Wie wird sichergestellt, dass nur solche Digitalisate, die den Qualitätsvorgaben der Leistungsbeschreibung entsprechen, an das Bundesarchiv übergeben werden? (6) Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn Sie eine 2. vollständige Reklamation durch das Bundesarchiv erhalten? (7) Wie wird sichergestellt, dass die maximale Verweilfrist von 12 Wochen nicht überschritten wird? Die Einreichung des Zertifikats nach DIN ISO EN 9001 entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen. Mit Einreichung der Konzepte zur Leistung erklärt der Bieter, dass er die Leistung wie beschrieben zu dem angebotenen Preisen ausführen wird.

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "09_Vordruck_Referenzen" mindestens zwei geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: ● Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ● Wert des Auftrages, ● Zeitraum der Leistungserbringung, ● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen: ● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Veröffentlichung). ● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen: Die Digitalisierung umfasst Schriftgut aus dem Zeitraum 19. bis 21. Jahrhundert aus Archiven oder vergleichbaren behördlichen oder unternehmerischen Einrichtungen, z. B. Firmenarchiv. ● Die Digitalisierung muss an losem Aktenschriftgut durchgeführt worden sein (nicht an Büchern oder ähnlichen homogenen Vorlagen) ● Menge mindestens: 2.000.000 Images/pro Jahr ● Eine Aufteilung der genannten Mindestmenge auf mehr als 6 Referenzprojekte ist nicht zulässig. ● Die Digitalisierung muss zu mind. 25 % mit Aufsicht-Scansystemen durchgeführt worden sein, welche den in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.2.2 und 3.2.3, dargestellten Anforderungen entsprechen. Für die Referenzen ist die Vorlage "09_Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen. Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen. Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher ausschließlich die folgenden Aspekte näher erläutert werden: ● Fachpersonal: Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar. Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind. ● Scanner: Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scanner-Modell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Bitte legen Sie dar, wie im Falle eines Ausfalls der Ausgleich erfolgt und wie das erforderliche Mengengerüst nachgeholt werden soll. Als geeignet werden die folgenden oder mit diesen vergleichbare Scanner-Systeme eingestuft: ○ Aufsichtscanner: Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook ● Lagerung: Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sowie der Schutz vor Schädlingsbefall (IPM). (Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4.7, zu entnehmen). ● Transport: Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden. Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen. (!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.

Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind in einer separaten Eigenerklärung zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Digitalisierung und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Bitte berücksichtigen Sie in Ihrer Darlegung besonders folgende Aspekte: (1) Beschreiben Sie den Hin- und Rücktransport des Archivguts. Berücksichtigen Sie hierbei unerwartete Vorkommnisse wie Ausfall des Fahrers / der Fahrerin oder Autopannen. (2) Wie wird im Gesamtprozess die innere Ordnung des Archivguts beibehalten (technische und organisatorische Maßnahmen)? (3) Wie wird bei der Auf- und Nachbereitung sowie bei der Digitalisierung sichergestellt, dass Schäden am Archivgut oder Verunordnungen weitestgehend verhindert werden? Was tun Sie, wenn doch ein Schaden entsteht? (4) Wie verhalten Sie sich, wenn Sie merken, dass das Archivgut eine andere Bearbeitungstechnik oder -tiefe erfordert, als zuvor angenommen und wie ist Ihr Vorgehen bei unerwarteten Funden im Archivgut? (5) Wie wird sichergestellt, dass nur solche Digitalisate, die den Qualitätsvorgaben der Leistungsbeschreibung entsprechen, an das Bundesarchiv übergeben werden? (6) Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn Sie eine 2. vollständige Reklamation durch das Bundesarchiv erhalten? (7) Wie wird sichergestellt, dass die maximale Verweilfrist von 12 Wochen nicht überschritten wird? Die Einreichung des Zertifikats nach DIN ISO EN 9001 entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen. Mit Einreichung der Konzepte zur Leistung erklärt der Bieter, dass er die Leistung wie beschrieben zu dem angebotenen Preisen ausführen wird.

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "09_Vordruck_Referenzen" mindestens zwei geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: ● Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ● Wert des Auftrages, ● Zeitraum der Leistungserbringung, ● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen: ● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Veröffentlichung). ● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen: Die Digitalisierung umfasst Schriftgut aus dem Zeitraum 19. bis 21. Jahrhundert aus Archiven oder vergleichbaren behördlichen oder unternehmerischen Einrichtungen, z. B. Firmenarchiv. ● Die Digitalisierung muss an losem Aktenschriftgut durchgeführt worden sein (nicht an Büchern oder ähnlichen homogenen Vorlagen) ● Menge mindestens: 2.000.000 Images/pro Jahr ● Eine Aufteilung der genannten Mindestmenge auf mehr als 6 Referenzprojekte ist nicht zulässig. ● Die Digitalisierung muss zu mind. 25 % mit Aufsicht-Scansystemen durchgeführt worden sein, welche den in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.2.2 und 3.2.3, dargestellten Anforderungen entsprechen. Für die Referenzen ist die Vorlage "09_Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen. Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen. Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).