Procurement Digital funding plan application for BR DT, D, K

✓Hierbei sind alle Preise als Nettopreise in Euro anzugeben, einschließlich aller Leistungen gemäß Leistungsbeschreibung.

✓Skonto und bedingte Preisnachlässe (z.B. Kopplungsnachlässe) werden bei der Wertung nicht berücksichtigt, bleiben aber Vertragsinhalt, falls ein Zuschlag erteilt wird.

✓Umsatzsteuerbefreiungen oder -ermäßigungen sind durch plausiblen Nachweis oder Eigenerklärung zu belegen; für die Angebotswertung wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bzw. Steuerschuldverlagerung der zur Angebotsöffnung gültige deutsche Umsatzsteuersatz hinzugerechnet, bei Drittlandsangeboten sind Einfuhrabgaben in den Angebotsvergleichspreis einzurechnen.

✓Zu Risiken und Besonderheiten regeln die Vertragsbedingungen des Landes NRW (Formular 512 EU), die EVB-IT-Cloud-AGB und die besonderen Vertragsbedingungen zum Tariftreuegesetz NRW vielfältige Punkte.

✓So sind beispielsweise Vertragsstrafen möglich (VOL/B § 11, BVB TVgG NRW Ziffer 3), etwa bei Verstößen gegen Tariftreue- und Mindestarbeitsbedingungen, mit einer Höhe bis zu fünf Prozent des Auftragswertes.

✓Unterauftragnehmer und Eignungsleiher sind detailliert geregelt: der Bieter muss beabsichtigte Unteraufträge im Angebot benennen (Formular 533a EU), die Vergabestelle kann später den Nachweis der Mittel (Formular 533b EU) verlangen; bei Eignungsleihe ist eine Haftungserklärung des Eignungsleihers (Formular 534b EU) erforderlich, der mit dem Bieter gemeinsam für die Auftragsausführung haftet.

✓Eine Nachrückerregelung sieht vor, dass bei vorzeitigem Vertragsende der Auftraggeber den nächstplatzierten Bieter aus der ursprünglichen Rangfolge zur Ersatzbeauftragung heranziehen kann, ohne erneute Wertung, sofern diese weiterhin geeignet ist und keine Ausschlussgründe vorliegen; ein Anspruch auf Nachrücken besteht nicht.

✓Die Bindefrist, Fragenfristen und etwaige Ortsbesichtigungen werden zwar nicht mit konkreten Daten genannt, aber müssen Unklarheiten in den Vergabeunterlagen „unverzüglich vor Angebotsabgabe“ über den Vergabemarktplatz NRW angezeigt werden; die gesamte Kommunikation läuft elektronisch über den Vergabemarktplatz, und die Angebote sind grundsätzlich elektronisch in Textform (§ 126b BGB) einreichen.

✓Nebenangebote sind nur zulässig, wenn ausdrücklich zugelassen, Änderungen an Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen sowie eigene AGB sind unzulässig.

✓Bezüglich Widersprüchen oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen wird auf die allgemeine Rangfolge der Vertragsbestandteile nach Formular 512 EU hingewiesen: Maßgeblich sind bei Widersprüchen nacheinander die Leistungsbeschreibung, besondere Vertragsbedingungen, ergänzende Vertragsbedingungen, zusätzliche Vertragsbedingungen, technische Vertragsbedingungen und zuletzt die Allgemeinen Vertragsbedingungen VOL/B.

✓Außerdem wird darauf hingewiesen, dass nur die auf dem Vergabemarktplatz NRW bereitgestellten, ggf. aktualisierten Vergabeunterlagen und Informationen verbindlich sind; der Bieter erklärt im Angebot ausdrücklich, dass sein Angebot diese aktualisierten Unterlagen berücksichtigt.

✓Sollten die Vergabeunterlagen Fehler oder Unklarheiten enthalten, ist der Bieter verpflichtet, diese der Vergabestelle rechtzeitig mitzuteilen, damit klärende Informationen bereitgestellt werden können – solche Korrekturen auf dem Vergabemarktplatz gehen den ursprünglich heruntergeladenen Dokumenten vor.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

❓Konkrete separate Bietersicherheiten, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaften über diese allgemeinen Regelungen hinaus werden in den vorliegenden Auszügen nicht gesondert festgelegt.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zu Nachunternehmern ergibt sich aus den Bewerbungs- und Vergabebedingungen (Formular 511 EU) und den EVB‐IT‐Cloud‐AGB, dass Unteraufträge grundsätzlich zulässig sind, aber an klare Benennungs- und Nachweispflichten geknüpft sind.

✓So muss der Bieter bei Angebotsabgabe alle vorgesehenen Unteraufträge mit Leistungsbereich und Unterauftragnehmern über Formular 533a EU angeben; die Vergabestelle kann vor Zuschlag über Formular 533b EU den Nachweis verlangen, dass die Mittel der Unterauftragnehmer tatsächlich zur Verfügung stehen und keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen.

✓Außerdem sieht der EVB‐IT‐Cloudvertrag ausdrücklich vor, dass anstelle von Ziffer 15.1 EVB‐IT‐Cloud‐AGB die strengere Ziffer 15.3 gilt: der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer nur einsetzen/wechseln, wenn er sie namentlich benennt, sie mindestens im gleichen Umfang zur Einhaltung der vertraglichen Regelungen verpflichtet und der Auftraggeber ausdrücklich zustimmt (wobei die mit dem Angebot bereits benannten Unterauftragnehmer als genehmigt gelten).

✓Unterauftragnehmerketten werden als Unterauftragnehmer im weiteren Sinne behandelt; vertrauliche Informationen dürfen nur nach dem Need-to-know-Prinzip weitergegeben werden.

✓Eignungsleihe ist ebenfalls zulässig, setzt aber Benennung der Eignungsleiher und eine gesonderte Haftungserklärung (Formular 534b EU) voraus, mit gemeinsamer Haftung für die Auftragsausführung.

Gibt es eine Ortsbesichtigung, und ist die Teilnahme Pflicht? Wenn ja: wann?

❓Eine spezielle Ortsbesichtigung wird in den vorliegenden Passagen nicht konkret für dieses Verfahren erwähnt.

❓Zwar enthält die allgemeinen Vertragsbedingungen des Landes NRW zu § 4 VOL/B allgemeine Regelungen zur Unterrichtung über die vertragsgemäße Ausführung und Zutrittsrechte des Auftraggebers zu Arbeitsstätten, Werkstätten und Lagerräumen, doch wird keine explizite Baustellen- oder Objektbesichtigung mit Termin oder einer Pflicht zur Teilnahme für die Bieter im Kontext der digitalen Förderplananwendung genannt.

❓Es findet sich auch keine datierten Hinweise auf einen Besichtigungstermin in den Auszügen, sodass sich aus dem vorliegenden Text keine Pflicht zur Ortsbesichtigung ableiten lässt.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Zur Sprache der Angebote und Nachweise wird in den Bewerbungs- und Vergabebedingungen (Formular 511 EU, Ziffer 7.2) ausdrücklich festgelegt, dass Interessenbestätigung, Teilnahmeantrag und Angebot in deutscher Sprache abfassen sind.

✓Die gesamte Kommunikation mit dem Auftraggeber hat in deutscher Sprache zu erfolgen.

✓Fremdsprachige Nachweise oder Antragsunterlagen sind zwar grundsätzlich zulässig, aber sind auf Verlangen des Auftraggebers beglaubigte Übersetzungen in die deutsche Sprache vorzulegen, deren Kosten allein der Bieter trägt; Übersetzungsfehler gehen zu Lasten des Bieters.

✓Außerdem wird darauf hingewiesen, dass Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, mit einer deutschen Übersetzung einreichen sind, wenn die Einheitliche Europäische Eigenerklärung in konkrete Nachweise überführt wird.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

❓Zur Bindefrist des Angebots ist im Angebotsschreiben (Formular 324 EU) ausdrücklich vorgesehen, dass sich der Bieter „bis zum Ablauf der Bindefrist lt. o. g. Angebotsanfrage“ an sein Angebot gebunden hält; die konkrete Dauer der Bindefrist selbst ist in den zitierten Ausschnitten nicht zahlenmäßig benannt und ergibt sich aus der eigentlichen Angebotsanfrage/Auftragsbekanntmachung.

❓Eine gesonderte Frist für Bieterfragen ist nicht konkret datiert, aber wird festgelegt, dass die gesamte Kommunikation ausschließlich über den Vergabemarktplatz NRW erfolgt und dass Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler in den Vergabeunterlagen „unverzüglich vor Angebotsabgabe“ elektronisch über den Kommunikationsraum mitzuteilen sind.

Weitere Angaben

✓Der Text betrifft Vergabeunterlagen des Landes Nordrhein-Westfalen für die EU-weite Beschaffung einer digitalen Förderplananwendung für Schulen („BR DT, D, K“).

✓Es handelt sich um Unterlagen nach GWB/VgV und den VHB‐NRW‐Formularen (u.a. 511 EU, 512 EU, 513 EU, 312/322 EU, 325 EU) sowie EVB‐IT Cloud‐AGB und einen EVB‐IT‐Cloudvertrag.

✓Außerdem wird eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen (3 Mio. Euro, davon 1 Mio. Euro für Datenschutzschäden, zweifach maximiert p.a.) ausdrücklich verlangt; der passende „Vordruck Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung“ ist mit dem Angebot einzureichen, der Nachweis der tatsächlichen Versicherung vor Zuschlag.